Bürofachkraft (m/w/d) für das Studiensekretariat

Öffentliche Stellenausschreibung Für Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein und externe Bewerberinnen und Bewerber Die Musikhochschule Lübeck (MHL) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Bürofachkraft (m/w/d) für das Studiensekretariat (unbefristet, Vollzeit/Teilzeit, bis E 6 TV-L) Über uns Die MHL ist die einzige Musikhochschule des Landes Schleswig-Holstein. Hier studieren junge Menschen aus mehr als 40 Nationen. Das Studiensekretariat – ein Team mit derzeit sechs Mitarbeitenden – ist zentrale Anlaufstelle für Bewerber:innen, Studierende und Dozierende in nahezu allen Fragen im Zusammenhang mit der organisatorischen Abwicklung des Hochschullebens. Darüber hinaus ist das Studiensekretariat wichtige Anlaufstelle für diverse Belange der Hochschulleitung. Ihre Aufgaben - selbständige, termin- und sachgerechte Erledigung vielfältiger Verwaltungsaufgaben im Rahmen der Akten- und Datensatzpflege mittels diverser Programme, darunter spezielle Hochschulsoftware aus der CAS-Familie und Office-Produkte - Pflege der studentischen Datensätze und Studienverläufe (inkl. Überwachung der absolvierten Studienleistungen) - administrative Unterstützung und Nacharbeit von Beratungsgesprächen - Fertigung und Ausstellung von Studienbescheinigungen und Abschlussunterlagen - administrative Betreuung des Instituts für Schulbegleitende Musikausbildung (ISMA) - administrative Betreuung von Gasthörer*innen und Weiterbildungsteilnehmer*innen - Unterstützung der Prüfungsplanung und der Planung und administrativen Betreuung von Eignungsprüfungsverfahren - persönliche Betreuung von Studierenden während der Öffnungszeiten des Studiensekretariates Anforderungen - Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder - eine abgeschlossene Berufsausbildung mit mehrjähriger Verwaltungs- oder einschlägiger Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position - Bereitschaft und Fähigkeit, sich erfolgreich mit den veränderlichen Prozessen einer Hochschulverwaltung auseinanderzusetzen - EDV-Affinität sowie die Bereitschaft, sich mit Veränderungen in den Benutzeroberflächen auseinanderzusetzen - fundierte Anwenderkenntnisse des Microsoft-Office-Pakets - sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift - hohe Serviceorientierung und Teamfähigkeit - gute Englischkenntnisse und interkulturelle Kompetenz Wir bieten Ihnen Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Vorschriften des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung richtet sich nach den tariflichen und persönlichen Voraussetzungen und kann bis zur Entgeltgruppe 6 TV-L gewährt werden. Eine Stellenbewertung mit einer möglichen Aufwertung der Stelle ist geplant. Darüber hinaus bieten wir: - eine interessante, vielfältige und gemeinwohlorientierte Tätigkeit an einer international renommierten Hochschule - gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit, nach erfolgreicher Einarbeitung an bis zu drei Tagen pro Woche im Homeoffice zu arbeiten. - ein kulturell inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld; Kontakt zu Menschen aller Altersgruppen mit künstlerischen Interessen - ein freundliches Arbeitsklima mit flacher Hierarchie und kurzen Entscheidungswegen - ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL) - 30 Tage Urlaub im Jahr - das Deutschlandticket für 25,10 EUR pro Monat sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV - vielfältiges Betriebssportangebot über den Hochschulsport (www.hochschulsport-luebeck.de) - moderne Büroarbeitsplätze in architektonisch reizvollen, denkmalgeschützten Räumen Wir freuen uns auf Sie! Die Musikhochschule Lübeck setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir möchten die Vielfalt der Biografien und Kompetenzen in der Musikhochschule fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität. Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache. Die Musikhochschule Lübeck ist bestrebt, ein Gleichgewicht zwischen weiblichen und männlichen Beschäftigten zu erreichen. Sie bittet deshalb geeignete Frauen, sich zu bewerben und weist darauf hin, dass Frauen bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt werden. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Musikhochschule Lübeck. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen. Für tarifrechtliche Fragen sowie Fragen zum Verfahren steht Ihnen Frau Sonja Reiß apply.job.25456451@hokifyjob.com Tel. 0451/1505-163) gern zur Verfügung. Bei fachlichen Fragen zum Anforderungsprofil und den damit verbundenen Aufgaben wenden Sie sich bitte an den Leiter des Studiensekretariats Herrn Christian v. Streit apply.job.25456451@hokifyjob.com oder Tel. 0451/1505-118). Jetzt bewerben! Bewerbungsschluss: 28.02.2025 Zum Online-Bewerbungsformular geht es hier. Die Bewerbungsgespräche sind für den 10.03.2025 geplant. Ihre personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage des § 15 Absatz 1 des Landesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Weitere Informationen können Sie unserenDatenschutzbestimmungenentnehmen. Sollte das Bewerbungsverfahren nicht zu Ihrer Einstellung führen, werden wir Ihre Bewerberdaten regulär löschen und vernichten, sobald nach erfolgter endgültiger Absage durch Sie oder durch die MHL eine Frist von sechs Monaten verstrichen ist (vgl. Artikel 17 DSGVO).