Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Studienbüro und Prüfungsamt

Die Universität Rostock bietet Ihnen eine vielfältige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einer traditionsbewussten, aber dennoch innovativen, modernen und familienfreundlichen Hochschule in einer lebendigen Stadt am Meer. An der Fakultät für Informatik und Elektrotechnik besetzen wir vorbehaltlich haushaltsrechtlicher Regelungen die folgende Stelle: Sachbearbeiter/in (m/w/d) im Studienbüro und Prüfungsamt Startdatum zum nächstmöglichen Zeitpunkt Arbeitszeit Teilzeit mit 30 Stunden Entgelt Entgeltgruppe 8 TV-L Standort Campus Südstadt Ausschreibungsnummer N 12/2025 Befristung unbefristet Bewerbungsfrist 28.02.2025 FÜR WEITERE AUSKÜNFTE STEHEN WIR IHNEN ZUR VERFÜGUNG: Personalservice: Franziska Braatz Tel.-Nr.: 0381/498-1291 E-Mail: apply.job.25434145@hokifyjob.com Fachbereich: Prof. Dr.-Ing. Alke Martens (Studiendekanin) Tel.-Nr.: 0381/498-7640 E-Mail: apply.job.25434145@hokifyjob.com DAS SIND IHRE AUFGABEN: • Planen und Koordinieren des Prüfungsablaufes gem. Prüfungsordnung (PO) und Studienordnung (SO) für die Bachelor- und Masterstudiengänge der Fakultät • Überwachen und Einhalten der Prüfungsordnungen und von Prüfungsterminen • Planen und Organisieren von Stundenplänen, Prüfungen, Räumen (zeitlich, personell, räumlich, Teilnehmer) • Verwalten und Pflegen der Prüfungsdatenbank und Prüfungsunterlagen • Anfertigen und Ausstellen von Prüfungsdokumenten und Leistungsnachweisen • Vorbereiten und Unterstützen der Arbeit des Prüfungsausschusses durch z.B. sachliche Aufarbeitung und Darstellung von Themen • Unterstützen bei der Raumvergabe für andere Nutzer • Erteilen von Auskünften gegenüber Studierenden und anderen Ansprechpartnern/innen (z.B. HQE, Studierendensekretariat, Universitätsleitung) zu Studien- und Prüfungsfragen • Beraten von Studierenden zu Prüfungsverläufen DAMIT PASSEN SIE ZU UNS: • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbarer Abschluss mit möglichst gutem Ergebnis; alternativ sollten Sie über langjährige berufliche Erfahrungen im kaufmännischen Bereich bzw. in der Verwaltung verfügen • verhandlungssichere Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift für den Umgang mit deutschen und internationalen Studierenden • (fundierte sachliche und rechtliche) Kenntnisse von Studien- und Prüfungsordnungen und deren Umsetzung sind wünschenswert • Berufserfahrung bei der Sachbearbeitung im Front- und Backoffice und beim Umgang mit heterogenen Kundengruppen ist wünschenswert • überzeugende Bereitschaft, sich notwendige sachliche und fachliche Kompetenzen für das Anwenden von Verwaltungsvorschriften durch Fort- und Weiterbildung anzueignen • sehr gute und anwendungsbereite Kenntnisse bei der Anwendung von gängiger Büro-Software (z.B. MS Office) • Bereitschaft, sich zügig in neue Verwaltungssoftware (CMS, z.B. HISinOne) einzuarbeiten und sich dazu stetig fortzubilden • sehr gute Umgangsformen • interkulturelle Kompetenz sowie Einfühlungsvermögen für den Umgang mit verschiedenen Kulturen und vielfältigen Lebenssituationen • selbständige Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Flexibilität, absolute Verlässlichkeit WIR ALS ARBEITGEBER: Chancengleichheit ist uns wichtig. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter oder gleichgestellter Menschen sind uns willkommen. Bewerbungen von Menschen anderer Nationalitäten oder mit Migrationshintergrund begrüßen wir. WIR BIETEN IHNEN: Flexible Arbeitszeit 30 Tage Jahresurlaub Jahressonderzahlung/ Betriebliche Altersvorsorge Familienbüro Gesundheitsmanagement & Hochschulsport Welcome Center Weiterbildungsmöglichkeiten (IT, Sprachen, berufliche Weiterbildung) WEITERE HINWEISE: Die tarifliche Erfahrungsstufe wird unter Berücksichtigung Ihrer bisherigen Berufserfahrung individuell festgelegt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnis mit Angabe der Abschlussnote) bis spätestens 28.02.2025. Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über unsere Homepage eingehen. Dazu senden Sie uns Ihre Unterlagen über den Button „Online-Bewerbung“ am Ende eines Stellenangebots zu. E-Mail-Bewerbungen können wir leider nicht akzeptieren. Bewerbungsunterlagen, die unvollständig sind, können im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens unberücksichtigt bleiben. Bewerbungs- und Fahrkosten können leider nicht übernommen werden. Werden Sie Teil des Teams Das Studienbüro der Fakultät für Informatik und Elektrotechnik betreut mit drei Mitarbeiter/innen ca. 1.200 Studierende, davon ca. 50% internationaler Herkunft, in 14 Studiengängen (fünf konsekutive, vier Masterstudiengänge). Das Studienbüro übernimmt dabei die vollständige Organisation innerhalb der Fakultät (Lehrorganisation, Raumplanung, sämtliche Verwaltungsabläufe). Hierfür stehen in modernen Büroräumen zur Unterstützung leistungsfähige Softwaresysteme zur Verfügung. Werden Sie Teil des Teams. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!