Teamassistentin (m/w/d)

Über uns Gesucht wird eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (m/w/d), die das Team mit organisatorischem Geschick und Kommunikationsstärke unterstützt. Du bist die zentrale Anlaufstelle für Kolleg:innen, Gäste und externe Partner und trägst mit deiner professionellen und freundlichen Art wesentlich zu einem reibungslosen Tagesablauf bei. Aufgaben Terminkoordinierung: Du organisierst und verwaltest Meetings, Besprechungen und Termine für das Team. Gastgeberrolle: Du empfängst unsere Besucher:innen und Gäste freundlich und sorgst dafür, dass sie sich rundum wohlfühlen. Reiseplanung: Du kümmerst dich um die Buchung und Organisation von Dienstreisen sowie die Reisekostenabrechnung. Bearbeitung von Anfragen: Telefonische und schriftliche Anfragen landen bei dir – du bearbeitest sie souverän oder leitest sie an die richtigen Ansprechpartner:innen weiter. Post- und Dokumentenmanagement: Du bearbeitest den Posteingang und -ausgang, verwaltest Dokumente und sorgst für eine ordentliche Ablage. Empfang und Koordination: Du bist die zentrale Anlaufstelle für alle Besucher:innen und koordinierst ihre Weiterleitung. Bearbeitung & Pflege von Rechnungen: Du bist für die Prüfung, Erfassung und Weiterleitung von Rechnungen zuständig und behältst dabei den Überblick. Kommunikationsschnittstelle: Du arbeitest eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen und stellst einen reibungslosen Informationsfluss sicher. Profil Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick und arbeitest strukturiert sowie eigenständig. Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich, professionell und souverän auf – sowohl persönlich als auch schriftlich und telefonisch. Dienstleistungsmentalität: Du hast Freude daran, anderen zu helfen und ein reibungsloses Umfeld zu schaffen. Technisches Verständnis: Du gehst sicher mit MS Office (Word, Excel, Outlook) um und nutzt ggf. weitere Tools zur Organisation. Flexibilität und Diskretion: Du passt dich schnell an neue Herausforderungen an und behandelst sensible Informationen vertraulich. Erfahrung: Idealerweise bringst du erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit, gerne in einem dynamischen Umfeld. Wir bieten 30 Tage Urlaub sowie einen modernen Arbeitsplatz Betriebliche Altersvorsorge Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten Team. Ein modernes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung. Kontakt Du fühlst dich durch die ausgeschriebene Vakanz angesprochen, oder bist dir nicht ganz sicher, ob du der richtige Bewerber für die Position bist? Das ist gar kein Problem! Komm gerne proaktiv auf mich zu und wir klären gemeinsamen in einem Austausch alle offenen Fragen. Rene Münsch, Account Manager ------------------------------------------------ E: apply.job.25427799@hokifyjob.com ------------------------------------------------ Ich freue mich auf deine Bewerbung!