Assistenz (m/w/d) des Vorstands

Das Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V. (iba) ist ein außeruniversitäres Forschungsinstitut des Freistaates Thüringen und An-Institut der TU Ilmenau. Im Rahmen des Forschungsprofils „Biotechniques at Interfaces“ werden Themen der anwendungs-orientierten Forschung zur Entwicklung technischer Systeme für die Lebenswissenschaften bearbeitet. Der zentrale Forschungsschwerpunkt fokussiert auf das Engineering molekularer und zellulärer Verfahren für das Disease Modeling und Therapieansätze für die patienten­individuelle Medizin. Die Untersuchung, Modifikation und Applikation von Grenzflächen und Grenzflächeneffekten zielt auf die Optimierung von Hochdurchsatzmethoden sowie weiteren Verfahren, Anlagen und Produkten für die Medizin, Biotechnologie und angrenzende Gebiete.     In der Verwaltung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:    Assistenz (m/w/d) des Vorstands   Kennziffer: 2025-02_VW-A    Was Sie erwartet:  - Unterstützung des Vorstands im Rahmen von administrativen und organisatorischen Aufgaben  - aktive Organisation des Terminkalenders und effiziente Planung von Meetings, Veranstaltungen und Reisen  - Zuarbeit aller jeweils relevanten Informationen und Daten in der Vorbereitung des Vorstands auf Aufgaben und Termine  - Büromanagement aller anfallenden allgemeinen Aufgaben, wie z. B. Materialbestellung und Ablage  - Verwaltung der internen und externen Kommunikation, einschließlich E-Mail-Korrespondenz und Telefonanrufen  - Management telefonischer und schriftlicher Anfragen in Deutsch und Englisch  - Koordination von Projekten und Mitarbeit bei der Umsetzung von Unternehmensinitiativen   - Zuverlässige Daten- und Dokumentenarchivierung   - Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs von Vorstandssitzungen und strategischen Besprechungen sowie Institutsveranstaltungen und externen Besuchen  - Vor- und Nachbereitung von Telefonaten, Präsentationen, Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen   - Unterstützung der Labororganisation  Sie unterstehen direkt der Institutsleitung und sind Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Instituts.    Was Sie mitbringen:  - Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich  - Strukturierte, sorgfältige und teamfähige Arbeitsweise  - Sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit  - Sehr gute EDV-Skills; mindestens sicher Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, Kommunikationstools und digitalen Tools  - Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse    Als kommunikative Persönlichkeit überzeugen Sie mit einem souveränen und freundlichen Auftreten, sowohl persönlich als auch am Telefon. Erfahrungen in einem wissenschaftsnahen Sekretariat sind wünschenswert.    Wir bieten ihnen ein abwechslungsreiches, zukunftsträchtiges und eigenverantwortetes Betätigungsfeld in einem interdisziplinären und international vernetzten Forschungsinstitut. Sie treffen auf eine offene und kollegiale Forschungslandschaft mit vielfältigen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklungsmöglichkeiten.    Das iba gewährleistet die berufliche Gleichstellung und unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf u. a. mit flexibler Arbeitszeit im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten.    Die Vollzeitstelle wird nach TV-L vergütet. Bei gleicher Eignung und Erfüllung der o.g. Anforderungen werden Bewerber*innen mit einer anerkannten Behinderung gemäß § 2 SGB IX bevorzugt berücksichtigt.    Ihre ausführliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen) richten Sie bitte in einem PDF-Dokument mit der angegebenen Kennziffer bis zum 07.02.2025 an: apply.job.25396954@hokifyjob.comapply.job.25396954@hokifyjob.com  Institut für Bioprozess- und Analysenmesstechnik e.V.  Rosenhof  37308 Heilbad Heiligenstadt  [www.iba-heiligenstadt.de](http://www.iba-heiligenstadt.de/)    Aus Sicherheitsgründen können elektronische Bewerbungen nur im PDF-Format angenommen werden. Aus Kostengründen werden papierbasierte eingereichte Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO.