Sekretariatskraft (m/w/d)

Zur Verstärkung des Teams der Regionalen Schulberatungsstelle für den Kreis Höxter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als (Interamt-ID: 1246108) Sekretariatskraft (m/w/d) - Standort Brakel (Entgeltgruppe 05 TVöD) Die Stelle soll in Teilzeit mit zzt. 19,5 Wochenstunden unbefristet besetzt werden. Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen: Telefonvermittlungsdienst, Aufnahme von Fallanfragen, Erstkontakt (auch Annahme von Krisenfällen und Erstbewertung der Dringlichkeit) Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Weiterleitung an zuständige Fachkraft, Posttransport Besucherempfang (und ggf. zwischenzeitliche „Beaufsichtigung“ von Kindern im Wartebereich) Terminkoordination und Termincontrolling von ca. fünf Berater*innen, Klienten und anderen Schnittstellen Versand und Herausgabe von Informationsmaterialien (E-Mail, Print) an Schulen und andere Kooperationspartner Schreibdienste und Kopierarbeiten (Korrespondenz / Aktenvermerke / Berichte / Protokolle, Mails an Schulen, etc.) sowie Digitalisierungsarbeiten Registraturarbeiten einschl. Akten an- und ablegen und vertrauliche Akten verwalten, Aktenvernichtung Sitzungen, Konferenzen und Fortbildungen vorbereiten / begleiten (Raumbuchung, Bewirtung bei Sitzungen buchen oder organisieren, Online-Veranstaltungen, Anmeldelisten führen etc.) Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungen und Fachtagen (elektronisches Erstellen von Fortbildungsunterlagen, Aufbereitung von Fachmaterialien (z.B. in Power Point) Informationsrecherche und Auswertung (z.B. aktuelle Tagespresse, Internetrecherchen zu verschiedenen Fragestellungen) Allgemeine Statistiken anlegen und führen Pflege verschiedener Datenbanken z.B. der Netzwerkpartner und Fachstellen mit EXCEL Beschaffung und Abrechnungen (elektronischer Rechnungsworkflow) von Büromaterialien etc. Mitarbeit bei der Pflege der Homepage Unterstützung bei der Pflege der Klienten-Datenbank mit EFB-Assistent (z.B. Dokumentation) Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Sie bringen mit: eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, insbesondere in Situationen schwieriger Gesprächsführung Teamfähigkeit Hohe Sozialkompetenz Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und planvolles Handeln Dienstleistungsorientierung Zielorientiertes, termingerechtes Arbeiten Gute Ausdrucksfähigkeit, schriftlich / mündlich Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten Freundliches Auftreten gegenüber Bürgern und dienstlichen Kontaktpersonen Gute Rechtschreibkenntnisse Führerschein Klasse B Bereitschaft zum Einsatz eines privaten Kraftfahrzeuges gegen Fahrkostenerstattung im Rahmen der Regelungen des Landesreisekostengesetzes NRW Ihre Qualifikation: Befähigung für die Laufbahn des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehem. mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungsdienst oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise in den Fachrichtungen Büromanagement oder Industrie) oder abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r Weitere Informationen: Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ist erforderlich. Die Stelle ist für Männer und Frau gleichermaßen geeignet. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt. Der Kreis Höxter bietet: Flexible Arbeitsmodelle Flexibler Arbeitszeitrahmen zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben Flexible Arbeitszeitmodelle (Teilzeitbeschäftigung ab 50 %) Home-Office und mobiles Arbeiten Familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie z.B. Betriebs-Kita zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren Wir für Sie regelmäßige Fortbildungen zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung Arbeitgeberleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge, Entgeltumwandlung und E-Bike-Leasing Betriebliches Gesundheitsmanagement: Betriebsarzt, Erstattung von Arbeitsplatzbrillen, Gesundheitstage, Möglichkeit der Beratung durch externen Anbieter in belastenden Lebenssituationen Ihr Arbeitsplatz kostenfreie Parkplätze, überdachte Fahrradständer, gute Verkehrsanbindung (Bahn) und gute Nahversorgung Arbeitsplatzgestaltung: ergonomische Arbeitsplätze mit moderner IT-Ausstattung, i.d.R. Doppelbüros Sie fühlen sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung. Fragen zu dieser Stellenausschreibung beantwortet Ihnen gerne die Personalabteilung, Herr Spitzenberg, Tel.: 05271/965-6405 oder per E-Mail apply.job.25369052@hokifyjob.com . Der Leiter der Regionalen Schulberatungsstelle, Herr Schulz, Tel.: 05271/965-83297 oder per E-Mail apply.job.25369052@hokifyjob.com , steht Ihnen ebenfalls für Fragen gerne zur Verfügung. Bewerbungsfrist: 02.02.2025! Jetzt bewerben Hinweis zum Bewerbungsverfahren: Der Kreis Höxter hat auf ein Online-Bewerbungsverfahren umgestellt. Das Bewerbungsverfahren wird durch die Online-Plattform „Interamt“ ( www.interamt.de ) durchgeführt. Die Online-Bewerbung hat im Vergleich zur Bewerbung auf dem Postweg bzw. per E-Mail den Vorteil, dass die Bewerbungen automatisch erfasst und zeitnah bearbeitet werden können. Bei Fragen zum Ablauf des Online-Bewerbungsverfahrens steht Ihnen die Abteilung „Personal“ unter der Telefonnummer 05271/965-6405 oder -6410 gerne zur Verfügung. Technische Fragen zum Online-Bewerbungsverfahren beantwortet Ihnen „Interamt“ unter der Telefonnummer 0385/4800-140.