Mitarbeiter oder Mitarbeiterin (w/m/d) Projektassistenz

**Wen wir suchen** Wir suchen ab Juni 2025 einen/eine Mitarbeiter/in (w/m/d), im Bereich Projektassistenz und Assistenz der Geschäftsführung im Rahmen einer 3-Tage-Woche. Sie sollten Lust haben in einem kleinen Team von 5 festangestellten Mitarbeitern zu arbeiten und im Bereich Assistenz unterschiedliche Aufgaben zu übernehmen, die man in zwei Schwerpunkte unterteilen kann:  **Aufgabenfeld 1: Vorbereitende Buchhaltung für ein externes Steuerbüro** - **Abrechnungen und Controlling:** Erstellen der monatlichen Ausgangsrechnungen, Versand an Kunden, Kontrolle Zahlungseingänge, Führen/Erledigen interner Abrechnungen wie Zahlungen zu z.B. Fahrtkosten - **Vorbereiten eines monatlichen Ordners für das Steuerbüro:** Zusammenstellung aller internen und externen Belege und Versand ans Steuerbüro, ggf. Klärung von Rückfragen  **Aufgabenfeld 2: Projektmanagement und Büromanagement** - **Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung** bei Themen wie: Angebotserstellung, Umsatz- und Jahresplanung, Personaleinsätze, Abstimmung Honorare für externe Dienstleister, Rechnungsstellungen und führen einer „Offenen Posten Liste“ - **Organisatorisches Einstielen von Projekten intern und extern:** Abstimmung mit Kunden (z.B. Anfrage und Buchung von Tagungsräumen, externen Dienstleistern), Buchen Bahnfahrten, Flüge und Übernachtungen - **Aufrechterhaltung des Büroalltages**: z.B. Einkäufe Material, Übersicht und Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien wie z.B. Drucker- oder Trainingszubehör - **IT:** Grundkenntnisse über Serverstrukturen, Office Lizenzen, Arbeit mit Microsoft Teams, Übernahme von IT-Themen wie z.B. Datensicherung, Umgang mit der Telefonanlage, Möglichkeiten der Fehlerbehebungen (in Zusammenarbeit mit externen IT-Dienstleistern) - **Erstellung von Präsentationen:** Erstellen der nötigen Trainingsunterlagen in PPT (sehr gute Kenntnisse in Powerpoint und Word erforderlich) - **Offenheit sich in neue Programme einzuarbeiten**, die zur Unterstützung eines Projektes hilfreich sein können (z.B. Photoshop, datango)  **Was wir bieten** - **Team:** Arbeit an spannenden Projekten in einem intern kleinen, interdisziplinären Team, das sich bestens versteht. Arbeit mit Freelancern, z.B. Schauspieler - **Eigenverantwortung:** Eigenverantwortliches Arbeiten - **Ökologische Grundorientierung:** Umweltpapier, Ökostrom und Unterstützung von Umweltverbänden sind selbstverständlich - **Arbeitsort:** Nettes Arbeiten in einem zentral gelegenen Büro in Münster, mitten in einem Wohnviertel, nicht weit vom Kanal und der Innenstadt entfernt. Homeoffice in Teilen möglich - **Arbeitszeit:** 3-Tage-Woche, Kernzeit 9.00-18.00 Uhr, in diesem Rahmen nach Absprache gestaltbar Bei Interesse freuen wir uns auf eine schriftliche Bewerbung! **HEPP Ebbers Unternehmensimpulse GmbH** Kirchstraße 46 48145 Münster Tel: 0251 399 68-0 Web: [www.hepp-gfu.de](http://www.hepp-gfu.de/) E-Mail: apply.job.25366648@hokifyjob.comapply.job.25366648@hokifyjob.com