Sekretariatskraft (m/w/d) am Standort Brakel

Zur Verstärkung des Teams der Regionalen Schulberatungsstelle für den Kreis Höxter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit als   ## **Sekretariatskraft (m/w/d) – Standort Brakel** (Entgeltgruppe 05 TVöD)   Die Stelle soll in **Teilzeit** mit zzt. 19,5 Wochenstunden **unbefristet** besetzt werden.   **Der Kreis Höxter bietet Ihnen:** - ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis, das den Regelungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst unterliegt (TVöD) sowie die Vorzüge im öffentlichen Dienst genießt - einen flexiblen Arbeitszeitrahmen zur Gestaltung der persönlichen Arbeitszeit unter Berücksichtigung dienstlicher Belange zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und privaten Angelegenheiten - familienfreundliche Rahmenbedingungen, wie z.B. einen Betriebskindergarten zur Betreuung von Kindern unter 3 Jahren (Standort Höxter) je nach Verfügbarkeit - regelmäßige Fortbildungen fördern alle Beschäftigte unter Berücksichtigung ihrer individuellen Fähigkeiten im Hinblick auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung und zur sachgerechten, zielorientierten und effizienten Erledigung der Aufgaben - attraktive Arbeitgeberleistungen, wie Zusatzversorgung, betriebliches Gesundheitsmanagement, Corporate-Benefits - Angebot zum Leasing eines E-Bike – Dienstrads   **Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:** - Telefonvermittlungsdienst, Aufnahme von Fallanfragen, Erstkontakt (auch Annahme von Krisenfällen und Erstbewertung der Dringlichkeit) - Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Weiterleitung an zuständige Fachkraft, Posttransport - Besucherempfang (und ggf. zwischenzeitliche „Beaufsichtigung“ von Kindern im Wartebereich) - Terminkoordination und Termincontrolling von ca. fünf Berater*innen, Klienten und anderen Schnittstellen - Versand und Herausgabe von Informationsmaterialien (E-Mail, Print) an Schulen und andere Kooperationspartner - Schreibdienste und Kopierarbeiten (Korrespondenz / Aktenvermerke / Berichte / Protokolle, Mails an Schulen, etc.) sowie Digitalisierungsarbeiten - Registraturarbeiten einschl. Akten an- und ablegen und vertrauliche Akten verwalten, Aktenvernichtung - Sitzungen, Konferenzen und Fortbildungen vorbereiten / begleiten (Raumbuchung, Bewirtung bei Sitzungen buchen oder organisieren, Online-Veranstaltungen, Anmeldelisten führen etc.) - Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungen und Fachtagen (elektronisches Erstellen von Fortbildungsunterlagen, Aufbereitung von Fachmaterialien (z.B. in Power Point) - Informationsrecherche und Auswertung (z.B. aktuelle Tagespresse, Internetrecherchen zu verschiedenen Fragestellungen) - Allgemeine Statistiken anlegen und führen - Pflege verschiedener Datenbanken z.B. der Netzwerkpartner und Fachstellen mit EXCEL - Beschaffung und Abrechnungen (elektronischer Rechnungsworkflow) von Büromaterialien etc. - Mitarbeit bei der Pflege der Homepage - Unterstützung bei der Pflege der Klienten-Datenbank mit EFB-Assistent (z.B. Dokumentation) *Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.*   **Ihre Qualifikation:** - Befähigung für die Laufbahn des zweiten Einstiegsamtes der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes (ehem. mittlerer, nichttechnischer Verwaltungsdienst) oder abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder erste Prüfung für Angestellte im kommunalen Verwaltungsdienst **oder** - abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (vorzugsweise in den Fachrichtungen Büromanagement oder Industrie) **oder** - abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r   **Sie bringen mit:** - eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, insbesondere in Situationen schwieriger Gesprächsführung - Teamfähigkeit - Hohe Sozialkompetenz - Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und planvolles Handeln - Dienstleistungsorientierung - Zielorientiertes, termingerechtes Arbeiten - Gute Ausdrucksfähigkeit, schriftlich / mündlich - Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und Vorgesetzten - Freundliches Auftreten gegenüber Bürgern und dienstlichen Kontaktpersonen - Gute Rechtschreibkenntnisse - Führerschein Klasse B - Bereitschaft zum Einsatz eines privaten Kraftfahrzeuges gegen Fahrkostenerstattung im Rahmen der Regelungen des Landesreisekostengesetzes NRW   **Weitere Informationen:** - Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung ist erforderlich. - Die Stelle ist für Männer und Frau gleichermaßen geeignet. - Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. - Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund werden begrüßt.   **Sie fühlen sich angesprochen? Wir freuen uns auf Ihre aussagefähige Bewerbung.**   Fragen zu dieser Stellenausschreibung beantwortet Ihnen gerne die Personalabteilung, Herr Spitzenberg, Tel.: 05271/965-6405 oder per E-Mail apply.job.25351263@hokifyjob.comapply.job.25351263@hokifyjob.com Der Leiter der Regionalen Schulberatungsstelle, Herr Schulz, Tel.: 05271/965-83297 oder per E-Mail apply.job.25351263@hokifyjob.comapply.job.25351263@hokifyjob.com , steht Ihnen ebenfalls für Fragen gerne zur Verfügung.   Auf dieses Angebot können Sie sich [Online bewerben](https://interamt.de/koop/app/crypt.-KoyKn8tjSEG2GW_objZkVaDc5cTyBDQheKWvqvUQyDP1GDVGd-FKGvRF26oilJan9l0e5pu-7VrDOACLJN560JCWCfeNRJDPf1r4zcC33poR8azmLjg4LZTqVhHEtm9B1KuQXxJ0dIEqYPntJvyVQNQVE6Z5hN4b8qaQC6tcYJG_-6CcNfH57wwZFphM9GmmvTjruMKj2V-84Uuwcvw2Q/-Kob0) , wenn Sie in INTERAMT angemeldet sind.