Executive Assistant & Office Manager (m/w/d)

Sie sind ein Organisationstalent mit ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten und bereit, in einer schnell wachsenden Investmentfirma mitzuarbeiten, die sich für den Klimaschutz einsetzt? Dann sind Sie bei uns richtig - lesen Sie weiter!  Wir sind Extantia Capital, eine Risikokapitalgesellschaft mit Hauptsitz in Berlin, die den Weg zu einer dekarbonisierten Welt beschleunigt, mit dem Ziel, “Net Zero“ zu erreichen.  Um unser Team zu vergrößern, unsere administrativen Abläufe zu professionalisieren und unser Veranstaltungsangebot zu erweitern, suchen wir eine/n Assistent/in, der/die sich um die Planung und Koordination einer Vielzahl von administrativen Aufgaben kümmern kann. Überblick über die Rolle/Hauptaufgaben: - Leitung des Tagesgeschäfts in unserem Berliner Büro als Hauptansprechpartner für Büro-bezogene Aufgaben und enge Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern - Unterstützung unserer Geschäftsführer bei administrativen, personalwirtschaftlichen und buchhalterischen Aufgaben - Koordinierung virtueller und physischer Veranstaltungen und Planung hochkarätiger Meetings für unser Team, Investoren und Gründer. - Zusammenarbeit mit dem Marketing Director und anderen Teammitgliedern bei verschiedenen Projekten  Wir sind ein kleines Team und Ihre Aufgabe besteht darin, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und zu priorisieren. Sie müssen ein ‘Selbststarter’ sein, der sowohl unabhängig als auch im Team arbeiten kann. **Ihr Profil** - Sie sind eine proaktive und kreative Person, die multitaskingfähig ist, Prioritäten setzen kann und effizient kommuniziert. - Sie denken positiv und sind begeistert von der Aussicht, Teil eines zielgerichteten Teams zu sein. - Mindestens 1-2 Jahre Berufserfahrung als Teamassistenz/Büromanager oder in einer ähnlichen Funktion. - Deutsch ist Ihre Muttersprache und Sie sprechen fließend Englisch.  **Benefits** - Werden Sie ein wesentlicher Teil einer der am schnellsten wachsenden Climate-Tech-Venture-Capital-Firmen in Europa, mit entscheidender Verantwortung und Einfluss auf unsere zukünftige Entwicklung. - Arbeiten Sie in einem dynamischen, wirkungsorientierten und hochmotivierten Umfeld, welches positive Veränderungen schaffen möchte. - Genießen Sie unser wunderschönes Büro im Herzen Berlins in einem Co-Working Space namens „Maschinenraum“. Hier sind Sie Teil einer größeren, lebendigen Community mit vielen beruflichen und außerberuflichen Aktivitäten. - Sie erhalten Zuschüsse für das Mittagessen und eine Mitgliedschaft im Urban Sports Club. - Sie nehmen an regelmäßigen Teamevents und Offsites teil. Wir ermutigen Sie, sich zu bewerben und uns eine Chance zu geben, Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu bewerten - auch wenn Sie nicht 100% der Anforderungen erfüllen! Wir lernen alle bei der Arbeit, und obwohl die obige Auflistung sorgfältig zusammengestellt wurde, sind wir auch offen und daran interessiert, zu hören, welchen Wert Sie für die Rolle und Extantia bringen können. Bewerbungsprozess Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben an Oliver Schwarzer unter apply.job.25321269@hokifyjob.com Das Anschreiben sollte ein wenig über Sie selbst, Ihre Motivation, sich für diese Stelle zu bewerben und warum Sie die richtige Person für Extantia sind, enthalten.  Wir werden unser Bestes tun, um auf alle Bewerbungen zu antworten, aber bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir immer noch ein kleines Team sind und daher möglicherweise nur mit den relevantesten Kandidaten in Kontakt treten können.  FAQ’s   **„Wie kann ich im Bewerbungsverfahren nachweisen, dass ich besondere Bedürfnisse habe?“** Für Menschen, die mit Behinderungen, chronischen Krankheiten oder Neurodiversität leben, können Anpassungen und Unterstützung einen entscheidenden Unterschied im Bewerbungsverfahren ausmachen. Wenn Sie besondere Vorkehrungen benötigen (Hilfsmittel, Zeit usw.) und sich wohl dabei fühlen, dies mitzuteilen, lassen Sie es uns bitte wissen. **„Wie sieht der Ablauf des Vorstellungsgesprächs aus?“** Der Prozess läuft für jeden Bewerber nach dem gleichen Schema ab: Sie lernen die Teammitglieder in zwei bis drei Gesprächen über Extantia, Ihre Erfahrungen und Ihre Interessen kennen. Als Teil des Prozesses führen wir normalerweise ein Skill-Screening durch (z.B. eine Case Challenge). Ein abschließendes Referenzgespräch mit einem ehemaligen Kollegen/Manager von Ihnen gibt zusätzliche Einblicke in Ihre Fähigkeiten, Bedürfnisse und Wünsche, die wir für Ihren persönlichen Entwicklungsplan berücksichtigen wollen. Wir legen während des gesamten Prozesses Wert auf Transparenz und Überraschungsfreiheit.