Verwaltungsbeschäftigte/r am Lehrstuhl Software Engineering (w/m/d)

Lehrstuhl für Software Engineering (Informatik 3) Job-ID: V000008973 Einsatzort: Aachen Befristung: Unbefristet Stellenbewertung: EG 9b Arbeitszeit: Vollzeit Veröffentlicht: 13.01.2025 Bewerbungsfrist: 26.01.2025 Stellentyp: Personal in Technik und Verwaltung Unser Profil Der Lehrstuhl Software Engineering konzentriert sich auf die Entwicklung von innovativer, praxistauglicher Software, zum Beispiel für Geschäftssysteme, Banken, smarte Roboter oder der Simulation und unterstützt damit die voranschreitende Digitalisierung der Wirtschaft und der Gesellschaft. Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine/n Verwaltungsbeschäftigte/n im Sekretariat. Ihr Profil - Sie verfügen über einen Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Qualifikation - Erfahrung in Verwaltungsaufgaben an einer Universität - Erfahrung in der finanzielle Administration von Drittmittelprojekten, insbesondere in Bezug auf die vielfältigen Richtlinien der Drittmittelgeber wie DFG, BMBF oder EU - Einen sehr sorgfältigen Arbeitsstil, eine sehr strukturierte und systematische Arbeitsweise sowie absolute Vertrauenswürdigkeit und hohe Loyalität - Ein hohes Maß an Teamfähigkeit - Sehr gute schriftliche wie mündliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache - Sehr gute Kenntnisse von MS-Office Anwendungsprogrammen (Word und Excel) sowie SAP - Proaktive, zuverlässige, eigenständige und vorausdenkende Arbeitsweise, hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein - Bereitschaft zur Kommunikation mit Drittmittelgebern und der Hochschulverwaltung - Potenzial, auch neue, andere oder wechselnde Aufgaben zu übernehmen - Das Interesse, die administrativen Abläufe des Lehrstuhls zu durchdenken und mit neuen Ideen effektiver und effizienter zu gestalten Ihre Aufgaben - Finanziellen Administration von Drittmittelprojekten, u. a. DFG, BMBF oder EU - Erstellen von Verwendungsnachweisen sowie Vorbereiten von Audits - SAP-Kontenführung und Budgetierung - Kommunikation,sowie finanzielle Abstimmung und Abrechnungen mit den jeweiligen Projektträgern - Studierenden-Service – Koordination von Prüfungen, Notenerfassung, Terminvergabe - Publikationsverwaltung - Vorbereitung und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträge von wissenschaftlichen Mitarbeitern und Hilfskräften) - Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen, Dienstreisen und Dienstreiseabrechnungen - Webseitenpflege - Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Beschaffungen, selbständige Bearbeitung von Vorgängen des Tagesgeschäftes sowie Verfassen von Korrespondenz in Deutsch und Englisch) Nutzen Sie auch unsere Webseite zur Information: https:/www.se-rwth.de Gerne können Sie Ihre Bewerbung auch per Email an apply.job.25300994@hokifyjob.com senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können. Unser Angebot Die Einstellung erfolgt im Beschäftigtenverhältnis. Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und unbefristet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Anpassung der Wochenarbeitszeit ist möglich Die Eingruppierung richtet sich nach dem TV-L. Die Stelle ist bewertet mit EG 9b. Über uns Die RWTH ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Die RWTH bietet im Rahmen eines Universitären Gesundheitsmanagements eine Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten (z. B. Hochschulsport) an. Für Tarifbeschäftigte und Beamtinnen und Beamte besteht ein umfangreiches Weiterbildungsangebot und die Möglichkeit, ein Jobticket zu erwerben. Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Wir wollen an der RWTH Aachen University besonders die Karrieren von Frauen fördern und freuen uns daher über Bewerberinnen. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern sie in der Organisationseinheit unterrepräsentiert sind und sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Im Sinne der Gleichbehandlung bitten wir Sie, auf ein Bewerbungsfoto zu verzichten. Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten nach Artikeln 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) finden Sie unterhttps://www.rwth-aachen.de/dsgvo-information-bewerbung . Kontakt & Bewerbung Kontaktperson für Rückfragen zur Bewerbung Bernhard Rumpe Ahornstraße 55 52074 Aachen Tel.: 0241 80-21301 E-Mail: apply.job.25300994@hokifyjob.com