Teamassistenz (m/w/d)

**Über uns:** Willkommen bei brandschutz plus! Wir sind ein engagiertes Team, das mit Leidenschaft und Expertise an der Sicherheit von Gebäuden arbeitet. Unser Herz schlägt besonders für die Herausforderungen im nachhaltigen Bauen – und das erreichen wir durch engagierte und talentierte Mitarbeiter. Da wir wachsen möchten, suchen wir ab Januar 2025 weitere Unterstützung für unsere Hauptniederlassung in Berlin. **Deine Aufgaben bei uns:** **Kommunikation und Empfang:** - Annehmen und Weiterleiten von Anrufen an der Telefonzentrale - Abhören und Bearbeiten des Anrufbeantworters sowie Weiterleitung wichtiger Informationen an das Team **Korrespondenz und Büroorganisation:** - Betreuung der Korrespondenz mit Auftraggebern, Subunternehmern und für Büroreparaturen - Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz im Tagesgeschäft **Angebotserstellung:** - Bearbeitung eingehender Angebotsanfragen, Rücksprache mit der Geschäftsführung und Kommunikation mit Interessenten - Erstellung und Verwaltung von Angeboten in MS Word, unserer Projektmanagement-Software und MS Excel - Ermittlung von Honoraren in Abstimmung mit der Geschäftsführung - Aktualisierung und Pflege der Angebotsvorlagen **Auftragsverwaltung:** - Ablage und Verwaltung von Aufträgen in unserer Software und auf dem Server - Prüfung eingehender Auftragsbestätigungen auf Vollständigkeit - Weiterleitung von Beauftragungen an die Teamleitung **IT- und Datenmanagement:** - Pflege und Verwaltung der Passwortdatenbank für Ausschreibungsplattformen - Kontaktdatenpflege in Outlook und AGFEO **Unterstützung in der Buchhaltung:** - Ablage digitaler Rechnungen und Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung - Urlaubsvertretung im Rechnungswesen **Dein Profil:** - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation - Berufserfahrung in der Assistenz oder im Backoffice - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit UntermStrich oder vergleichbaren Programmen - Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Eigeninitiative **Unsere Benefits für dich:** - 30-Stunden-Woche: genieße eine reduzierte Arbeitszeit, die dir mehr Raum für persönliche Interessen und Erholung lässt. - 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche - Tägliche Fokuszeit: Nutze zwei Stunden täglich für konzentriertes Arbeiten ohne Ablenkungen, um deine Aufgaben effizient voranzutreiben. - Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung - Fünf Tage Workation pro Kalenderjahr: arbeite dort, wo es dir gefällt! Kombiniere Arbeit mit Erholung an inspirierenden Orten. - Firmenfitness: Bleibe fit und gesund mit unseren Angeboten zur Förderung deiner körperlichen Fitness. - Betriebliche Altersvorsorge **Neugierig geworden?** Wenn Du Teil unseres dynamischen Teams werden und gemeinsam mit uns die Zukunft des Brandschutzes gestalten möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende deine Unterlagen bitte an unseren Geschäftsführer Nico Stockmann apply.job.25248798@hokifyjob.com unter Angabe deines möglichen Eintrittsdatums und deiner Gehaltsvorstellung. Wir freuen uns auf dich! **Kontakt:** brandschutz plus GmbH Brunnenstr. 156 10115 Berlin