Verwaltungskraft (m/w/d) vhs und Sylt Bibliothek

Die Volkshochschule Sylt (VHS) in der Trägerschaft des Schulverbandes Sylt sucht zum nächstmöglichen Termin zur Besetzung der Geschäftsstelle in der Alten Post und der Sylt Bibliothek eine Verwaltungskraft (m/w/d). Bei dieser Vakanz handelt es sich um eine Anstellung in Vollzeit (derzeit 39 Stunden/Woche). Den Schwerpunkt der Tätigkeit bildet mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 24 Stunden die Betreuung und Verwaltung des Kursgeschäfts der Volkshochschule Die Volkshochschule Sylt (Arbeitgeber Schulverband Sylt) ist einer der größten Träger von Deutschkursen auf der Insel Sylt. Ergänzt wird diese Tätigkeit durch Aufgaben im Bereich der Sylt Bibliothek mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15 Stunden. Die Einstellung erfolgt unbefristet. Dies sind Ihre Aufgaben: VHS Sylt • Besetzung der Geschäftsstelle während der Öffnungszeiten • Entgegennahme, Eingabe und Bearbeitung von persönlichen Kursanmeldungen, Anmeldungen per Post und über das Internet • Beratung von Migrant*innen zu Kursangeboten (u.a. Deutsch als Zweitsprache,- kurz DaZ) • Überwachung von Terminen und Belegungen • Entgeltabwicklung mit Ermäßigungen, Rechnungsstellung und Mahnwesen auf privatrechtlicher Basis • Betreuung von Dozent*innen (z.B. Information über organisatorische Abläufe, Schlüsselausgabe) • Erstellen von Bescheinigungen für Teilnehmer*innen und Dozent*innen • Enge Zusammenarbeit mit der VHS Husum, die als Kooperationspartner die VHS Sylt betreibt • Unterstützung bei der Programmplanung und –erstellung Die Wahrnehmung der Tätigkeit erfolgt insbesondere mit Hilfe des VHS-Verwaltungsprogramms SQL-BASys. Selbstverständlich erfolgt eine Schulung für dieses Programm. Sylt Bibliothek • Ausleihe und Rückgabe von Medien • Leseranmeldungen • Präsentation und Pflege des Medienangebotes • Kenntnisse des Marktangebotes • Inventuren, Kassen- und Mahnwesen, Dokumentation, Statistik, Fortbildung • Betreuung von drei öffentlichen Internet-PC-Arbeitsplätzen • Hilfe bei der Durchführung von Projekten, bei Druck, Fax, Scan Leserservice • Vermittlung der Kulturtechnik Lesen • Vermittlung von Medienkompetenz • Unterstützung der Leitung bei Veranstaltungsarbeit • Kooperation mit der Fachstelle des „Bücherverein Schleswig-Holstein“ Um diese interessanten und abwechslungsreichen Aufgaben mit überwiegendem Kundenkontakt erfüllen zu können, verfügen Sie idealerweise über: • eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung, eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement (w/m/d) oder eine für die Erfüllung der Aufgaben förderliche Ausbildung • Sicherheit im Umgang mit MS-Office wie Word, Excel und Outlook • Bereitschaft, sich schnell in das vhs-Verwaltungsprogramm SQL-BASys einzuarbeiten • Kundenfreundlichkeit und Interkulturelle Kompetenz • Erfahrung im Umgang mit Migrant*innen • Englischkenntnisse • Erfahrung in der Verwaltungspraxis • Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise Wir freuen uns auf eine Persönlichkeit, die sich durch eigenverantwortliches, flexibles und selbständiges Arbeiten auszeichnet und gegenüber Entwicklungen und Veränderungen aufgeschlossen ist. Zudem ist die Bereitschaft zur Leistung von Mehrarbeit außerhalb der Arbeitszeiten erforderlich, insbesondere bei Veranstal­tungen am Abend oder am Wochenende. Wir bieten Ihnen: • eine unbefristete Vollzeitbeschäftigung (derzeit 39 Stunden/Woche) • ein interessantes, vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet • umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten • Bezahlung nach EG 6 TVöD mit den üblichen Sozialleistungen im öffentlichen Dienst wie z. B. Jahressonderzahlung, Zuschuss Vermögensbildung • Zusätzliche Prämien im Rahmen der leistungsorientierten Bezahlung • flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf • bei Bedarf Unterstützung bei der Wohnraumsuche auf der Insel Sylt • diverse Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements • Zahlung einer monatlichen Inselzulage Für weitere Informationen: Für weitere Informationen zu dieser spannenden Aufgabe steht Ihnen die Fachdienstleiterin für Schule, Jugend, Kultur und Sport, Frau Frauke Wehrhahn telefonisch unter 04651 851 200 oder Email an apply.job.25143918@hokifyjob.com gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen zum Beschäftigungsverhältnis beantwortet Ihnen Frau Arlett Böttcher telefonisch unter 04651 851 236 oder apply.job.25143918@hokifyjob.com Die Vorgaben des Schwerbehindertengesetzes bzw. des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), sowie des Gesetzes zur Gleichstellung der Frauen im öffentlichen Dienst für SH (GstG), werden berücksichtigt. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung bis zum 03.01.2025 an die Schulverband Sylt Personal und Organisation Andreas-Nielsen-Str. 1 25980 Sylt / OT Westerland apply.job.25143918@hokifyjob.com