Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)

Bewirb Dich jetzt als # Assistenz der Amtsleitung im **A 43/ Bildungsbüro** und starte zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Du willst bedeutungsvolle Aufgaben leisten und die Zukunft der StädteRegion Aachen gemeinsam mit über 2.500 Mitarbeitenden gestalten? Deine Aufgaben - Unterstützung der Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dazu gehören die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen, Terminverfolgung und Wiedervorlage, allgemeine Schreibarbeiten, Protokollführung und Telefondienst - Führen des verwaltungsinternen Schriftverkehrs sowie der damit zusammenhängenden Abstimmungen z. B. Erstellung von Vermerken, Mitteilungen und Dokumentation von hausinternen Absprachen - Organisatorische Tätigkeiten im Bereich des Veranstaltungs- und Projektmanagements und Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen - Pflege von Verwaltungsvorlagen für politische Gremien und Überwachung der Umläufe (ALLRIS) - Pflege von digitalen Datenbanken, Portalen und Webauftritt (Adressdatenbank cobra cmr, Bürgerinformationssystem, Content Management System Typo3, Taskcard etc.) - Allgemeine Postsachbearbeitung, Sachbearbeitung im Bereich der finanztechnischen Haushaltsführung, Organisation von Dienstreisen und Dienstreiseabrechnungen ## Unsere Anforderungen - Abgeschlossener Vorbereitungsdienst der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt **oder** abgeschlossene Ausbildung zur_zum Verwaltungsfachangestellten bzw. abgeschlossener Verwaltungslehrgang I **oder** abgeschlossene Ausbildung zur_zum Bürokauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst in NRW - Alternativ können Bewerber_innen zugelassen werden, die über eine abgeschlossene *kaufmännische* Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren *(vorzugsweise Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/Kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Marketingkommunikation, Veranstaltungskauffrau/ Veranstaltungskaufmann)* **und** über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit verfügen und bereit sind, sich in eine neue Rechtsmaterie einzuarbeiten **und** den verpflichtenden Verwaltungslehrgang I zu absolvieren - Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein - Fähigkeit, strukturiert und organisiert zu arbeiten, sehr gute Auffassungsgabe und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift - Freude am Umgang mit Menschen, interkulturelle Kompetenz und Teamfähigkeit - Flexibilität und Belastbarkeit - Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Office-Programmen, Freude am Arbeiten mit digitalen Lösungen ## Infos zur Stelle Sind Sie bereit für eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Herausforderung? Wir suchen eine engagierte Persönlichkeit für die Assistenz der Amtsleitung im Bildungsbüro, die mit Freundlichkeit, Organisationstalent und einer Prise Gelassenheit auch in stressigen Momenten glänzt. Wenn Sie Freude daran haben, täglich neue Herausforderungen zu meistern und auch bei vielen Aufgaben oder kurzfristigen Änderungen den Überblick behalten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Ihre Aufgaben sind vielfältig und spannend. Sie unterstützen die Amtsleitung bei administrativen und operativen Aufgaben. Dabei kommunizieren Sie mit internen und externen Partner_innen, treffen eigenverantwortlich Vorbereitungen und behalten Fristen stets im Blick. Als zentrale Ansprechperson sorgen Sie für einen reibungslosen Informationsfluss – intern wie extern. Dabei arbeiten Sie in einem motivierten und kollegialen Team, das Sie unterstützt und wertschätzt. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit sollte sich auf 4 Tage die Woche verteilen. # Weil Du es uns wert bist! **Die StädteRegion Aachen fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden.** Sie strebt an, dass sich die gesellschaftliche Vielfalt der Region auch bei den Beschäftigten widerspiegelt und begrüßt deshalb Bewerbungen von Personen, unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Im Interesse der Frauenförderung werden Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ermutigt. Menschen mit Behinderung werden ebenfalls gebeten, sich zu bewerben. Rückfragen bitte unter Angabe der folgenden **Kennung: A 43 - 256** Du hast Fragen? ## Wir sind daran interessiert, Dich kennenzulernen! Also melde Dich gerne bei uns! ## Zum Aufgabengebiet ## Nadejda Pondeva #### Amtsleitung Tel.: 0241 5198 - 4318 apply.job.25109059@hokifyjob.com ## Zum Recruitingprozess ## Larissa Zdunek #### Personalsachbearbeitung Tel.: 0241 5198 - 2194 apply.job.25109059@hokifyjob.com ## Barbara van Rey #### Stv. Amtsleitung Tel.: 0241 5198 - 4309 apply.job.25109059@hokifyjob.com #