Sachbearbeiter (m/w/d) im Sekretariat und Standesamt

Gemeinde Ostseebad Heringsdorf Die Bürgermeisterin **Stellenausschreibung** Das Ostseebad Heringsdorf ist eine amtsfreie Gemeinde und ein Seebad auf der Insel Usedom im Landkreis Vorpommern-Greifswald mit ca. 8.400 Einwohnern. Zum nächstmöglichen Termin ist in der Gemeinde Ostseebad Heringsdorf die Stelle als **Sachbearbeiter (m/w/d) im Sekretariat und Standesamt** zu besetzen. Die durchschnittliche regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Vergütung erfolgt nach TVöD - VKA Entgeltgruppe 6. **Aufgabenschwerpunkte:** ***Sekretariat*** - Unterstützung des Vorzimmers der Bürgermeisterin - Terminvergabe und Koordinierung des Kalenders der Bürgermeisterin - Posteingang/-ausgang, Telefon, Publikumsverkehr - Digitalisierung Post und Schriftstücke - Vorbereitung des Schriftverkehrs in Absprache mit der Bürgermeisterin und/oder dem Vorzimmer der Bürgermeisterin - Ablage von diversem Schriftverkehr - Bewirtung bei Besprechungen, Terminen etc. - Protokollierung von Terminen und Dienstberatungen - Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen/Terminen - Abwesenheits- und Urlaubsvertretung des Vorzimmers der Bürgermeisterin - Bei Bedarf Unterstützung in anderen Abteilungen im Bereich Digitalisierung und Vertragsmanagement wie beispielsweise Einpflegen von Daten in digitale Datenmanagementsysteme u. ä. ***Standesamt*** Unterstützung der Standesbeamtinnen durch die Erledigung allgemeiner Verwaltungsaufgaben wie: - Posteingang/-ausgang, Telefon, Publikumsverkehr - Vorbereitung des Schriftverkehrs in Absprache mit den Standesbeamten - Ablage von diversem Schriftverkehr - Überprüfung eingehender Eheanmeldungen - Vorbereitung von Urkundenanforderungen - Bearbeitung von Auskunftsersuchen - Bearbeitung von Archivanfragen - Suchen von Personen (Angehörigen) in Geburten-, Heirats- und Sterberegistern - Vorbereitung von Kopien zur Beglaubigung **Qualifikation/Anforderungen:** - Ausbildung zur/m Verwaltungsfachangestellten, zur/m Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung - Im Vorzimmer der Bürgermeisterin laufen eine Vielzahl von Themen, Anliegen, Terminen, Wünschen von Bürgern und entscheidungsrelevanten Sachverhalten auf. Es ist ausdrücklich ein stark frequentierter Arbeitsplatz, für den ein hohes Maß an Konzentrations- und Koordinationsfähigkeit unbedingt Voraussetzung ist - Eine hohe Stressresilienz sowie die Fähigkeit zum Multipletask sind bei der Bewältigung der Aufgaben im laufenden Tagesgeschäft zwingend - Eigenverantwortliche, selbständige, strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise - Proaktives Verhalten, insbesondere die Fähigkeit eigenständig Aufgaben und Dinge zu erkennen, die erledigt werden müssen - Zuverlässigkeit und Flexibilität hinsichtlich der Arbeitszeiten, Teamfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent / -geschick - Erfahrungen im Sekretariats- und / oder Assistenzbereich - Freude im Umgang mit Menschen - sicherer Umgang mit Word, Power Point und Outlook - Sehr gute Kenntnisse der deutschen Grammatik & Rechtschreibung - Führerschein Klasse B Der Bewerbung ist ein aktuelles Führungszeugnis beizulegen. **Wir bieten Ihnen:** - einen unbefristeten Arbeitsplatz - umfassende Einarbeitung in Ihrem Fachbereich - ein anspruchsvolles und vielseitiges Aufgabengebiet - leistungsgerechte Vergütung nach TVöD - Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung - umfangreiche Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie Jahressonderzahlung und Zusatzversorgung - Teilnahme an betrieblicher Gesundheitsförderung - Angebot des Leasings eines E-Bikes über den Arbeitgeber Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, vollständiger Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, aktuelles Führungszeugnis etc.) schriftlich oder per E-Mail **bis** **zum 09.01.2025** an Gemeinde Ostseebad Heringsdorf Die Bürgermeisterin Kurparkstraße 4 17419 Seebad Ahlbeck E-Mail: apply.job.25057026@hokifyjob.com Entsprechend den Bestimmungen des Gleichstellungsgesetzes M-V sind Bewerbungen von Schwerbehinderten bei gleicher Eignung ausdrücklich erwünscht. Die mit der Bewerbung einhergehenden Kosten können nicht erstattet werden. Bei schriftlichen Bewerbungen legen Sie bitte einen ausreichend frankierten Rückumschlag bei, sofern Sie die Bewerbungsunterlagen nach Beendigung des Auswahlverfahrens zurückerhalten möchten. Andernfalls werden die eingereichten Unterlagen nach zwei Monaten ordnungsgemäß vernichtet.