Assistenz Fachbereich Asyl (m/w/d)

Die kreisfreie Stadt Frankfurt (Oder) mit ca. 58.000 Einwohnern sucht für die aktive Gestaltung ihrer weiteren Entwicklung zielstrebige, verantwortungsbewusste und teamfähige Persönlichkeiten. Für die Nutzung der besonderen Möglichkeiten und Potenziale der Stadt werden hohe Kreativität, Entscheidungsfreude und überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft erwartet. Im Amt Jugend und Soziales, Abteilung Soziales und Wohnen der Stadt Frankfurt (Oder) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als **„Assistenz Fachbereich Asyl“ (m/w/d)** **befristet im Rahmen einer Krankheitsvertretung** zu besetzen. *Die Besetzung der Stelle erfolgt möglichst in Vollzeit (39 Stunden pro Woche).* Die Stadt Frankfurt (Oder) fördert aktiv die Gleichstellung aller Bewerber/-innen (m/w/d). Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen deshalb alle Bewerbungen, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. **Der künftige Aufgabenbereich umfasst:** **1. Assistenzarbeiten bei der Aufgabenerfüllung zur Flüchtlings- und Asylbewerberbetreuung** - Eingabe und Pflege (Aktualisierung) der Einzelfälle in Fachanwendung Prosoz und in den sonstigen Kommunikationspools des Fachbereiches (Z-Kartei, Belegungsübersichten, statistischen Anlagen etc. - An- und Abmeldungen der Einzelfälle in den WEB-Portalen der Krankenkassen und Unterstützung im Zusammenhang mit allen Fragen der Krankenkostenabrechnung - Eingabe aller Einzelabrechnungen in die Einzelfälle der Fachanwendung, insbesondere der Krankenkassen - Kommunikationsorganisation bei Flüchtlingsaufnahmen mit allen relevanten Dienststellen und Einrichtungen (Ausländer- u. Meldebehörde, Stadtkasse, Betreiber Gemeinschaftsunterkunft, etc.) - Anlegen und Führen von Statistiken **2. Umsetzung HH-Durchführung und Mitwirkung an der HH-Planung** - Kontrolle aller vorliegenden Einzelabrechnungen im Fachbereich auf sachliche und rechnerische Richtigkeit und Anweisung der Zahlungen im Rahmen der AO-Befugnisse - Kontierung der Einzelrechnungen und Abrechnungen von Dienstleistern - Unterstützung des Vertragsvollzuges im Rahmen der dezentralen Unterbringung (WU und Stadtwerke) - Umsetzung des Forderungsmanagements - Mitwirkung an der HH-Planung **3.    Mitwirkung im Kostenerstattungsverfahren (z.Zt. bei LASV, BKK VBU, AOK)** - Führung und Verwaltung aller erstattungsrelevanten Einzellisten für alle Erstattungsfälle - Anmeldung der Kostenerstattungsfälle nach Vorgabe der Erstattungsträger (monatlich, quartalsweise u. jährlich) - Vorbereitung der Jahreskostenerstattung nach Vorgabe der Erstattungsträger und Aufbereitung der vom Erstattungsträger angeforderten Prüfvorgänge **4. Anlage, Betreuung und Führung interner Kommunikationspools im Fachbereich (Eigenständige Organisation, Verwaltung)** - Z-Kartei, diverser Kommunikationsdateien u.a. in der Cloud, etc. - Informationsorganisation der Posteingänge für das Postfach Asyl (MSGIV, LASV, ZABH, BAMF, BKK VBU, AOK, GU, ABH, BP etc.) und Verteilung nach Zuständigkeiten - Führung / Abgleich Anwesenheitslisten **5. Betreuung externer Schnittstellenportale im Fachbereich (LASV, BAMF, AZR, BBK VBU, AOK, Dialogserver BB, AKN-Client Bundesdruckerei u. w.)** - Benutzer- und Anwendungsverwaltung - Zugangsorganisation mit Portalverwalter und Systemadministratoren - Antragsverwaltung Kostenerstattung (Portal LASV) - Antragsverwaltung Anmeldung BKK VBU, AOK **6. Büroorganisation** - Postein- und -ausgang, Terminkoordination - Anlegen, Verwalten, Archivieren von Akten - Unterstützung der Führungskräfte, insbesondere Vorbereitung von Dienstberatungen, Arbeitsgruppen und Protokollführung und -kontrolle - Kopierarbeiten - Bedarfszusammenstellung Büromaterial u. ä. - Verwaltung der Fachliteratur, Rechtsvorschriften, Arbeitsrichtlinien etc. - Führen der Inventarübersichten (einschl. Dokumentation der Zu- und Abgänge) etc. **Wir bieten:** - eine attraktive tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes in der **Entgeltgruppe** **6** - zusätzlich eine betriebliche Altersversorgung, eine leistungsorientierte Bezahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie eine Jahressonderzahlung, - eine bessere Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitregelungen - 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr sowie am 24.12. und 31.12. bezahlt frei - monatliche Bezuschussung eines Firmentickets oder Deutschlandtickets - einen jährlichen Teamtag **Wir erwarten:** - Fachkraft für Bürokommunikation (m/w/d) bzw. Bürokauffrau/-mann (m/w/d) **oder** Verwaltungsfachangestellte/-r (m/w/d), Angestelltenlehrgang I bzw. Befähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst Die Stelle ist für Schwerbehinderte geeignet. Sollten wir Ihr Interesse an dem beschriebenen Aufgabengebiet geweckt haben, richten Sie bitte Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen **bis zum 07.01.2025** an die **Stadt Frankfurt (Oder)** **Amt für zentrale Dienstleistungen** **Abteilung Personal/ Organisation** **Postfach 1363** **15203 Frankfurt (Oder)** oder als PDF-Dokument (max. 19 MB) per Email an: apply.job.25056461@hokifyjob.com Es erfolgt keine schriftliche Eingangsbestätigung der Bewerbung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass nicht berücksichtigte Bewerbungen nur gegen einen adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag zurückgesandt werden können. Ist dieser nicht beigefügt, werden die Unterlagen nach einem halben Jahr vernichtet. Des Weiteren wird auf die Information für Bewerber/-innen (m/w/d) zur Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess verwiesen, die als Dokument auf der Homepage der Stadt Frankfurt (Oder) unter der Rubrik: „Karriere“ hinterlegt ist.