Vorzimmerdienst

ÖFFENTLICHE STELLENAUSSCHREIBUNG In Amt für Personal und Organisation ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle als Vorzimmerdienst (30 Wochenstunden) - befristet zur Krankheitsvertretung - zu besetzen. Die Ausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Das Aufgabengebiet umfasst: - Wahrnehmung des Vorzimmerdienstes im Amt für Personal und Organisation, insbesondere • Sortieren und Stempeln des internen und externen Posteingangs • Verteilung der Posteingänge, einschließlich E-Mail und Fax, an die entsprechenden Organisationseinheiten • Postausgänge entgegennehmen und an die Poststelle weiterleiten • Führen von Postnachweisen • Vergabe von Aktenzeichen bei Eingang von Schriftstücken • Planung und Überwachung von Terminen bzw. Terminvorgaben, z. B. für Rücksprachen, Abgabe von Unterlagen, Wiedervorlagen, Dienstreisen, Urlaubslisten • Empfang und Betreuung von Gästen • Vorbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen • Protokollierung von Besprechungen, Sitzungen und Konferenzen • organisatorische Nachbereitung von Besprechungsterminen • Erstellen von Texten, Grafiken, Statistiken und Tabellen nach Vorgabe des Amtsleiters • Entgegennahme von telefonischen bzw. schriftlichen Anfragen auf Auskunft sowie Weiterleitung an die entsprechende Stelle • Erteilung von Auskünften nach Entgegennahme von telefonischen und schriftlichen Anfragen • Verwaltung des Schriftgutes in der Gruppenablage • selbstständige Erledigung einfacher Korrespondenz • Unterstützung der Leitung durch Zuarbeiten aus dem allgemeinen Dienstablauf, z. B. Anwesenheitsliste, Dienstreiseaufträge • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Aufbereitung von Unterlagen zur Sachbearbeitung, z. B. Kopien anfertigen, Akten anlegen • Führen des Verbandbuches der Organisationseinheit ­ Verwaltung Büromaterial Anforderungen an die Bewerber/-innen: - abgeschlossene Berufsausbildung als • Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Fortbildungslehrgang I (FL I) • Kaufmann/-frau für Büromanagement • Rechtsanwaltsfachangestellte/-r • Industriekauffrau/-mann • Steuerfachangestellte/-r • Sozialversicherungsfachangestellte/-r ­ einschlägige EDV-Kenntnisse, insbesondere im MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) ­ sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten Des Weiteren werden erwartet: - Sozialkompetenz, insbesondere sehr gute Auffassungsgabe, selbstständige Arbeitsweise, Einsatz-bereitschaft, Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, gutes Einfühlungsvermö-gen, Vertrauenswürdigkeit sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit - korrektes und freundliches Auftreten, gute Umgangsformen sowie Diskretion - sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit Unser Angebot an Sie ­ eine Bezahlung nach Entgeltgruppe E 5 des TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung, einer tariflichen Jahressonderzahlung sowie leistungsorientierter Bezahlung ­ betriebliche Altersvorsorge sowie vermögenswirksame Leistungen ­ 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche sowie die Möglichkeit zur Nut-zung von fünf Tagen Bildungsurlaub im Kalenderjahr nach dem ThürBfG ­ betriebliches Gesundheitsmanagement ­ betriebliches Eingliederungsmanagement ­ das Angebot arbeitsmedizinischer Vorsorgemaßnahmen Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Der Saale-Holzland-Kreis gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thü-ringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber/-innen des entsprechenden Geschlechts bevorzugt. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, bewerben Sie sich bis zum 27. Dezember 2024 bevorzugt über INTERAMT. Alternativ sind Bewerbungen per E-Mail an apply.job.25050869@hokifyjob.com oder schriftlich an: Saale-Holzland-Kreis Landratsamt Personal und Organisation Postfach 13 10 07602 Eisenberg möglich. Bewerbungen per E-Mail können nur als PDF-Datei berücksichtigt werden. Bewerbungsunterlagen sind in Kopie einzureichen. Nicht berücksichtigte Bewerbungen werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Sollten Sie dennoch die Rücksendung Ihrer Bewerbungsunterlagen wünschen, legen Sie bitte einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag bei. Bewerbungs- und Reisekosten werden nicht erstattet. Bitte beachten Sie die Informationen nach Art. 13 der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) sowie die Hinweise zu Bewerbungen per E-Mail. Diese finden Sie auf der Homepage des Saale-Holzland-Kreises unter: www.saaleholzlandkreis.de (Rubrik: Stellenangebote). gez. Johann Waschnewski Landrat