Executive Assistant / Office Coordinator (all genders)

Vollzeit Dresden, Deutschland Mit Berufserfahrung 06.12.24 Egon Zehnder ist mit 66 Büros in 36 Ländern das führende Beratungsunternehmen für Leadership Advisory im deutschen Sprachraum. Die Besetzung von CEO- und Spitzenpositionen für Konzerne und Familienunternehmen, Start-ups und Institutionen der öffentlichen Hand gehört dabei ebenso zu unserem Leistungsportfolio wie eine langfristige Nachfolgeplanung und die Entwicklung von Führungspersönlichkeiten, Teams, Organisationen und Unternehmenskulturen. Wir bauen die Präsenz von Egon Zehnder aus und legen aktuell den Grundstein für ein achtes Egon Zehnder Büro in Deutschland: in Dresden! Wenn Du ein Teil von dieser spannenden Entwicklung sein möchtest, dann suchen wir genau DICH! Du kannst mehrere Projekte gleichzeitig jonglieren und verlierst dabei nicht den Überblick? Du liebst es, Neues aufzubauen und neue Abläufe und Prozesse mitzugestalten? Du übernimmst gerne Verantwortung und fühlst Dich wohl damit, eigenständig Entscheidungen zu treffen? Dein Auge fürs Detail geht Hand in Hand mit Deinem Gespür für das große Ganze, Du bist Gastgeber:in aus Leidenschaft und kreierst durch Deine Liebe zum Service besondere Begegnungen? Dann bewirb Dich als  Executive Assistant / Office Coordinator (all genders) und werde Teil der einzigartigen Egon Zehnder Community! Deine Aufgaben Du arbeitest im 1 zu 1 Verhältnis mit einer Beraterin zusammen, die das Dresdener Büro federführend mit aufbaut. Du unterstützt sie in der Projektkoordination, übernimmst die Korrespondenz mit Klient:innen und Kandidat:innen in deutscher und englischer Sprache, bereitest Dokumente zur Projektdokumentation vor und pflegst unsere Datenbank gewissenhaft Du bist eine verlässliche Schnittstelle zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen und arbeitest eng mit Mitgliedern unterschiedlicher Projektteams zusammen Reise- und Terminplanungen (inkl. Abrechnung) koordinierst Du sowohl für Berater:innen als auch für Klient:innen und Kandidat:innen Darüber hinaus bist Du zentrale Ansprechperson, wenn es um Aufgaben rund ums Office Management geht. Das bedeutet: Du begrüßt und betreust Besucher:innen sowie Mitarbeiter:innen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Empfangs- und Konferenzbereich Du betreust die Telefonanlage  Du kümmerst dich um das Bestellwesen, von Büromaterialien bis hin zum Essen für Teamlunches, und verantwortest den Postein- und -ausgang sowie die Rechnungsprüfung Du planst Events in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie z. B. Caterern, Hotels und Eventagenturen Du bist die Kontaktperson für Reinigungsfirmen und Hausverwaltung Dein Profil Du verfügst idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium mit Bezug zum Dienstleistungs- oder Hospitality-Sektor und bringst bereits Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Office Management und Empfang mit Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis im direkten Kontakt mit Klient:innen und Kandidat:innen sowie Loyalität und Diskretion sind für Dich eine Selbstverständlichkeit Du hast die Fähigkeit, bei umfangreichem Arbeitspensum zügig, strukturiert, selbstständig und flexibel Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden Dich zeichnen interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und eine schnelle Auffassungsgabe aus TEAM wird bei Dir ganz groß geschrieben und folgende Attribute bringt man mit Dir in Verbindung: aufmerksam, höflich, pragmatisch, zuverlässig, kommunikativ und gut organisiert Du hast ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizierst gewandt und stilsicher in deutscher und englischer Sprache Neben einem sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket bringst Du Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools, insbesondere KI mit Unser Angebot Bei uns kannst Du Dich entwickeln - persönlich wie fachlich! Dich erwarten: Ein diverses und inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und weitere interessante Benefits, z. B. vollständige Übernahme eines Deutschlandtickets, Fahrrad-Leasing, Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Handy auch zur Privatnutzung, Firmenfeiern und Teamevents, Corporate Benefits und gemeinsame Aktivitäten Du hast Interesse, Teil unseres Teams zu werden? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! Hast Du noch Fragen? Dann wende dich gerne an Samantha Dunkel unter apply.job.25045570@hokifyjob.com Diversity, Equity und Inclusion sind in unseren Unternehmenswerten fest verankert und werden in der Egon Zehnder-Kultur gelebt. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft oder sexueller Identität. Online bewerben Weitere Jobs ansehen Diesen Job teilen Datenschutzerklärung