Office Manager/-in (m/w/d)

Ihre AufgabenSie übernehmen selbständig administrative Aufgaben im Office Management und Empfangsbereich, insbesondere • Organisation und Betreuung von Meetings, Veranstaltungen und Gremiensitzungen • Eigenständige Terminkoordination (inkl. ggf. Reiseplanung und -abrechnung) • Sorgfältige Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie eigenständige Aktenführung/Dokumentation und Wiedervorlage • Administrative Unterstützung des Vorstandes sowie der Kolleg/-innen • Aufgaben im Rahmen der Rechnungsbearbeitung • Kommunikation mit Geschäftspartnern und Gremienmitgliedern (in Deutsch und Englisch) • Unterstützung bei Projektarbeiten und Produkteinführungen • Koordination von Abfragen, u.a. zu Berechtigungen, Prüfungen etc. • Weiterentwicklung von Prozessen • Unterstützung im Bewerbermanagement • Pflege der Verträge innerhalb der Vertragsdatenbank • Durchführung des Fristenmanagements • Selbstständiges Internetresearch zu diversen Themen und Fragestellungen • Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs • Selbständige Ausführung aller Aufgaben zur Bewirtschaftung unserer Office Räume, wie z.B. • Kontakte zu Dienstleistern • Bestellungen von Büromaterial, Getränken und Catering • Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste Ihr ProfilFachlich: • Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Ausbildung • Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, möglichst in einer Bank oder ähnlichem Umfeld (anspruchsvolle Sekretariats- oder Assistenzfunktion, idealerweise in einem Vorstands- oder Geschäftsführungsbereich) • Stilsichere Ausdrucksweise und fehlerfreie Korrespondenz • Versierter Umgang mit gängigen Kommunikationsmitteln und Kenntnisse moderner Präsentationstechnik • Vertiefte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in Word, Excel, PowerPoint • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Persönlich: • Eigenständige Arbeitsweise • Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Qualitätsorientierung, auch und besonders im Detail • Hohe Auffassungsgabe, Leistungsbereitschaft und Motivation • Kommunikationsstärke sowie freundliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit unseren Geschäftspartnern Warum wir? Unsere Leistungen • Unbefristeter Vertrag mit marktüblicher Vergütung und 30 Tagen Urlaub • Vollzeit und Teilzeit möglich • Attraktive & sichere betriebliche Altersversorgung • Firmenticket ÖPNV & Employee Assistance Program …und das „Drumherum“? • Krisensicherer Arbeitsplatz • Zentral gelegene & modern ausgestattete Büroräume, gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar • Vertrauensarbeitszeit und hybrides Arbeitsmodell (Mobiles Arbeiten und vor Ort) • Wir legen Wert auf Teamspirit, angenehme Arbeitsatmosphäre & gemeinsame Events • Einarbeitung durch erfahrene Kolleg/-innen • Förderung der Weiterbildung nach individuellem Bedarf • flache Hierarchien & ein wertschätzendes „Du“ KontaktdatenFür Rückfragen stehen Ihnen Sandra Eppler (+49 30 4081885850) und Claudia Balzer (+49 30 4081885843) gern zur Verfügung. Bitte verwenden Sie den Button „Auf diese Stelle bewerben“ auf unserer Website oder richten Ihre Bewerbung mit den üblichen Unterlagen ausschließlich elektronisch an die Adresse: apply.job.24954881@hokifyjob.com Über unsHier erfahren Sie mehr über den KENFO. Auf dieser Seite stellt sich der KENFO als Arbeitgeber vor.