Persönliche Assistenz (m/w/d)

Persönliche Assistenz (m/w/d) Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine persönliche Assistenz (m/w/d). Die Stelle wird unbefristet besetzt. IHRE AUFGABEN Hausmanagement und Personalführung: * Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte * Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte * Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben * Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne * Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen * Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/ Verwaltung * Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren. Kommunikation: * Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern * Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte * Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Terminmanagement: * Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren * Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie * Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern * Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik) * Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren Reisemanagement: * Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen IHR PROFIL * Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement * Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation) * Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift * Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten * Gute Kommunikationsfähigkeiten * Führerschein der Klasse B * Lösungsorientierte, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise * Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen * Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext * Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit INTERESSIERT? Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse an die E-Mail-Adresse: apply.job.24938315@hokifyjob.com Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!