Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat in einer Gemeinschaftsunterkunft (m/w/d)

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit. Wir suchen bei der Abteilung Soziales zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in für das Verwaltungssekretariat in einer Gemeinschaftsunterkunft (m/w/d) Teilzeit, unbefristet mit einem Stellenumfang von zunächst 50%. Die Abteilung Soziales (SO) organisiert sämtliche Leistungsbereiche der Jugend- und Sozialhilfe in der Universitätsstadt Ulm im Rahmen eines dezentralen Sozialraumkonzepts. Der Einsatz erfolgt in der Gemeinschaftsunterkunft für geflüchtete Menschen im Mähringer Weg und/oder in der Gemeinschaftsunterkunft Römerstraße. Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD. Ihre Aufgaben: • Sekretariatsaufgaben (u.a. Telefondienst, Postverteilung) • Organisationsaufgaben (u.a. Aktenverwaltung, Pflege von Formularbestand, Bestellung und Ausgabe von Büromaterial) • Zuarbeit für die Sachbearbeitung und Hausleitung • Erteilung von allgemeinen Auskünften (Infotheke) • Organisatorische Tätigkeiten bei Ein-, Aus- und Umzug von Bewohnenden und im Rahmen der Belegung der Gemeinschaftsunterkunft • Mitwirkung bei der Pflege von Datenbanken und Statistiken und unterstützende Tätigkeiten in den organisatorischen Bereichen des Betriebs einer Gemeinschaftsunterkunft • Selbstständige Bearbeitung von/ Informationsreichung über Anträge(n) auf soziale Vergünstigungen (u.a. Lobbycard) Änderungen aufgrund organisatorischer Maßnahmen bleiben vorbehalten. Ihr Profil: • abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungs-, Büro- oder Sekretariatsbereich oder eine gleichwertige Ausbildung • ein zugewandtes, freundliches, taktvolles und hilfsbereites Zugehen auf geflüchtete Menschen auch in stressigen Situationen • Kommunikations- und Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Flexibilität • die Bereitschaft, im Team mit Kolleg*innen eng zusammenzuarbeiten und mit Trägern außerhalb der Verwaltung zu kooperieren • die Bereitschaft, sich auf neue gesellschaftliche und soziale Änderungen einzulassen • sicheres Beherrschen der gängigen Office-Anwendungen (inkl. Excel, PowerPoint) Wir bieten: • die Möglichkeit, an einem innovativen Konzept des sozialräumlichen Arbeitens mitzuwirken • eine fundierte Einarbeitung in ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet • ein freundliches und aufgeschlossenes Team • umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten • ein vergünstigtes Deutschlandticket für den öffentlicher Nahverkehr • Mittagstisch in ausgewählten Gastronomie- und Kantinenbetrieben gegen einen geringen Eigenanteil • und vieles mehr Fragen beantwortet Ihnen gerne: Hr. Schneider, Teilprojektleitung für Unterbringung, Tel.: 0731/161-5238, E-Mail: apply.job.24922839@hokifyjob.com Weitere Infos: Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de. Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt. Bitte bewerben Sie sich mit aussagefähigen Unterlagen ausschließlich online über unser Bewerbungsportal bis zum 10.12.2024 . Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung.