Sekretär (m/w/d) des Dekanats der Fakultät für Architektur und Bauwesen (AB)

Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte. An der Fakultät für Architektur und Bauwesen ist zur Verstärkung unseres Teams **zum** **01.03.2025** folgende Stelle zu besetzen: # Sekretär (m/w/d) des Dekanats der Fakultät für Architektur und Bauwesen (AB) ### Kennzahl 5770 50 % Teilzeit Sie unterstützen schwerpunktmäßig den Dekan und die Geschäftsführung bei der Leitung und Organisation der Fakultät für Architektur und Bauwesen. Durch die selbständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf. ## Aufgabengebiet: - Unterstützung des Dekans und der Geschäftsführerin durch die Übernahme vielfältiger Koordinations-, Kommunikations-, Projektunterstützungs- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Führung der Fakultät AB (u.a. Einladung und Protokollieren der Sitzungen; Einholung und Weitergabe von Informationen) - Dokumenten- und Finanzmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Fakultät - Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten - Ansprechpartner:in für Mitglieder der Fakultät zu organisatorischen Fragen wie z.B. Arbeitsabläufe, Formulare etc. - Allgemeine Büroorganisation, analoge und digitale Korrespondenz - Vorbereitung und Erstellung der Verträge für studentische Hilfskräfte, Zusammenarbeit mit der Personalabteilung ## Einstellungsvoraussetzungen: - Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich als Projektassistenz oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management - Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal - hohe Kommunikationskompetenz - wir stellen uns eine Person vor, die per Mail, Telefon und im persönlichem Kontakt gleichermaßen eloquent, freundlich und verbindlich agiert, auch mit Studierenden - sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV-Lösungen, insbesondere Microsoft-Office-Produkte - sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil - Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten - Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen - Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende Buch-haltungssysteme einzuarbeiten ## Wir bieten: - Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld - Vereinbarkeit von Familie und Beruf - Zusatzrente nach VBL - Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket - JobBike BW - Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld - Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen - Leistungsgerechte Eingruppierung Die Beschäftigung ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 [TV-L](https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/west?id=tv-l-2023&matrix=1). Bewerbungen werden **ausschließlich** online (über unser Bewerberportal) erbeten mit den üblichen Unterlagen **– unter Angabe der Kennzahl – bis 08.12.2024.** **Ansprechpartnerin für inhaltliche Fragen:** Britta Borger Tel.: +49 721 925-2739 Hochschule Karlsruhe Abteilung Personal Postfach 24 40, 76012 Karlsruhe Telefon +49 721 925-1175 Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail apply.job.24892079@hokifyjob.com ***Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!*** [https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/92zks](https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/92zks)