Junior Executive Assistant

About us Exostaff GmbH ist ein führender Anbieter von spezialisierten Personallösungen im Weltraumbereich, der talentierte Fachkräfte mit dynamischen Organisationen verbindet. Unser innovativer Ansatz und unser Engagement für Exzellenz machen uns zu einem vertrauenswürdigen Partner in der Raumfahrtindustrie und darüber hinaus. Wir nutzen jahrzehntelange Ingenieurkompetenz in der Raumfahrtmission und Big-Data-Verarbeitung zur Verwaltung zahlreicher Raumfahrtmissionen. Dabei halten wir uns an die höchsten Qualitäts- und Sicherheitsstandards, die von nationalen Raumfahrtagenturen vorgegeben sind, und bieten unseren Kunden außergewöhnlichen Service und Zuverlässigkeit. Tasks Administrative Unterstützung Unterstützung bei täglichen administrativen Aufgaben wie Telefonanrufe, E-Mail Verwaltung und Korrespondenz. Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Reisen. Verwaltung von Büromaterial und Bestandsführung. Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung Erstellen, aktualisieren und organisieren Sie Unternehmensdokumente, Berichte und Präsentationen. Verwalten und organisieren Sie Dateien, um eine ordnungsgemäße Archivierung und einfache Zugänglichkeit sicherzustellen. Sammlung und Eingabe von Daten in Datenbanken sowie Sicherstellung der Datenintegrität. Erstellung und Analyse von Berichten nach Bedarf des Managements. Unterstützung bei der Pflege von CRM-Systemen. Projektunterstützung Unterstützung des Managementteams bei der Planung und Durchführung von Projekten. Verfolgung des Projektfortschritts und regelmäßige Berichterstattung an das Management. Event-Koordination Unterstützung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen, Workshops und Schulungen, einschließlich Koordination der Logistik wie Standortbuchung, Catering und Einrichtung. Kundenservice Bearbeitung von Kundenanfragen und Bereitstellung von Unterstützung bei Bedarf sowie Pflege positiver Beziehungen zu Kunden und Partnern. Unterstützung bei der Verwaltung von Kundenkonten und Follow-up-Aktivitäten. Finanzielle Unterstützung Unterstützung bei grundlegenden Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung und Budgetüberwachung. Unterstützung des Finanzteams bei der Finanzberichterstattung und -analyse. Profile Hervorragende Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten. Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten. Genauigkeit und eine proaktive Herangehensweise an Problemlösungen. Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber nicht erforderlich. We offer Wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung. Eine unterstützende und kollegiale Arbeitsumgebung. Die Chance, Teil eines zukunftsorientierten Unternehmens zu sein. Contact Wenn Sie Ihre Karriere als Executive Assistant starten möchten, senden Sie bitte Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben an apply.job.24869568@hokifyjob.com mit dem Betreff "Junior Executive Assistant Bewerbung."