Teamassistenz / Office-Management (m/w/d)

Stabsstellen - Stabsstelle Strategie und Koordination

TEAMASSISTENZ / OFFICE-MANAGEMENT (M/W/D)

mit 50%-Teilzeitbeschäftigung

unbefristet

Entgeltgruppe 9a TV-L FU

Kennung: SK3-2024

Wir suchen Sie!

Mit Ihrem Organisationsgeschick und Ihrer Kommunikationsfähigkeit unterstützen Sie die Stabsstelle Strategie und Koordination der Freien Universität Berlin in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Die Stabsstelle begleitet die Strategieentwicklung der Freien Universität Berlin, unterstützt und berät die Hochschulleitung bei der Umsetzung von Zielen und koordiniert zentrale Planungsprozesse. Hierzu gehören beispielsweise die Zielvereinbarungen zwischen Hochschulleitung und Fachbereichen sowie die Struktur- und Entwicklungsplanung der Universität. Sie wirkt an Entscheidungsvorlagen mit und arbeitet dafür mit den Fachstellen, der Verwaltung, den Gremien sowie Fachbereichen und Zentralinstituten zusammen.

Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld auf dem wunderschönen, grünen Campus im Südwesten Berlins. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland. Mit ihrer Forschungsstärke ist sie national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin.

Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

DAS ERWARTET SIE BEI UNS:

Sie übernehmen das Büromanagement der Stabsstelle. Zu Ihren Aufgaben gehören das Terminmanagement, die Budgetkontrolle und -überwachung, Dienstreise- und Personalangelegenheiten innerhalb der Stabsstelle. Sie unterstützen die Stabsstelle durch die Erstellung von Recherchen, Dokumentationen, Präsentationen, die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen, Pflege des Webauftritts der Stabsstelle sowie die Vorbereitung und Organisation von Gremiensitzungen und Veranstaltungen.

DAS BRINGEN SIE MIT:

Abgeschlossene Ausbildung in einem einschlägigen Verwaltungsberuf bzw. dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse.

Das wünschen wir uns von Ihnen:

• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung im Büromanagement
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• Souveräne Kenntnisse und Freude am Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Webex)
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
• Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem,
• Spaß an der reibungslosen Organisation von Büroabläufen und Freude an der Arbeit in einem kleinen, motivierten Team

Das bieten wir Ihnen:

• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office-Anteilen
• Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Zusätzliche arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12.
• Umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• Vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
• Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen
• Verbesserte Konditionen für Beschäftigte bei privaten Käufen über den Anbieter Corporate Benefits

Weitere Informationen erteilt Frau Nicole Eschner (nicole.eschner[AT]fu-berlin.de / 03083853423).

Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 09.12.2024 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Frau Nicole Eschner: nicole.eschner[AT]fu-berlin.de oder per Post an die

Freie Universität Berlin

Stabsstellen

Stabsstelle Strategie und Koordination

Frau Nicole Eschner

Kaiserswerther Str. 16-18

14195 Berlin (Dahlem)

Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.