Assistenz (w/m/d) für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%)

Die Bundesstiftung Gleichstellung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (w/m/d) für den Bereich Presse, Kommunikation und Veranstaltungen (100%) Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an Entgeltgruppe 7 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst. Die Bundesstiftung Gleichstellung wurde im Mai 2021 durch Gesetz als bundesunmittelbare Stiftung des öffentlichen Rechts gegründet. Gesetzlicher Stiftungszweck ist die Stärkung und Förderung der Gleichstellung von Frauen und Männern in Deutschland. Sie arbeitet mit Daten und Fakten zu Gleichstellungsthemen und beauftragt Studien. Sie unterstützt den bundesweiten öffentlichen Diskurs zu Gleichstellung. Zudem soll die Stiftung Fortschritte bei der Umsetzung, insbesondere in den Bereichen Gesellschaft, Politik, Wirtschaft und Wissenschaft sichtbar machen und vorantreiben. Die Stiftung wird ein offenes Haus für Gleichstellung, ein Ort der Innovation, sein, an dem viele Akteur*innen die Gelegenheit haben zusammenzukommen, sich zu vernetzen und auf einer fundierten Wissensbasis gemeinsam neue Projekte, Kampagnen und Veranstaltungsformate zu entwickeln. Zudem arbeitet die Stiftung aktuell weiterhin an ihrem Aufbauprozess. Die Aufgaben sind u. a.: - Termin- und Beschaffungsmanagement; - Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz, insbesondere die Betreuung der Bereichspostfächer sowie die Bearbeitung und Weiterleitung von Ein- und Ausgangspost, bzw. in- und externen Anfragen; - Organisatorische Unterstützung beim Betrieb des Offenen Hauses für Gleichstellung, dazu gehören insbesondere die Bündelung und Beantwortung von externen Veranstaltungsanfragen, Raum- und Terminplanungen, organisatorische Absprachen sowie die Pflege der Veranstaltungsübersicht; - Organisatorische Unterstützung beim Raum- und Veranstaltungsmanagement für bereichsinterne Sitzungen und Veranstaltungen, dazu gehören insbesondere die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Sitzungsräumlichkeiten (Einladungen, Technik, Hotelbuchungen, weitere Buchungsvorgänge, Abrechnungen); - Unterstützung bei der Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungsreisekosten; - Protokollieren von Teamsitzungen; - Veraktung und Nachveraktung von Dokumenten und Korrespondenz; - Pflege eines stiftungsweiten Adressverzeichnisses; - Erledigung bereichsübergreifende Aufgaben, auch in Absprache mit weiteren Assistenzen, u. a. bei der Bestellung von Beschaffungsbedarfen. Von den Bewerber*innen erwarten wir: - abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten, Abschluss des VL I bzw. Angestelltenlehrgang I, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung (z. B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-r); - rasche Auffassungsgabe und Problemlösungsfähigkeit; - gute schreibtechnische Fertigkeiten sowie sichere Anwendung von Rechtschreibung und Grammatik; - Zuverlässigkeit und ausgeprägtes Organisationsgeschick; - Kommunikationsfähigkeit insbesondere bei Außenkontakten (Englisch zusätzlich von Vorteil); - Fähigkeit und Bereitschaft zu eigenverantwortlichem und selbständigem Arbeiten; - hohe Sozialkompetenz; - gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen. Arbeitsort ist Berlin. Die Stiftung ermöglicht mobiles Arbeiten im Ausgleich mit Organisations- und Teaminteressen. Die Stelle ist grundsätzlich für Teilzeit bei min. 85 % der wöchentlichen Arbeitszeit geeignet. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen Menschen und über Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, ethnische und soziale Herkunft, Behinderung, Alter, Religion/Weltanschauung und sexuelle Identität (sexuelle Orientierung und Geschlechtsidentität). Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Ziele der Gleichstellung von Frauen und Männern gemäß dem Bundesgleichstellungsgesetz werden berücksichtigt. Wir freuen uns über eine anonymisierte Online-Bewerbung im Rahmen eines zweistufigen Verfahrens bis zum01.11.2024über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes www.interamt.de, Stellen-ID1206525. Bitte den Bewerbungsbogen sowie alle Formularergänzungen vollständig und umfangreich ausfüllen und dabei beachten, dass keine Rückschlüsse auf das Geschlecht gezogen werden können. Die Vorentscheidung wird über die Beantwortung der dort gestellten Fragen erfolgen. Erst im zweiten Schritt werden die ausgewählten Bewerber*innen gebeten, die Anonymisierung aufzuheben und ihre Zeugnisse einzusenden. Für Fragen im Zusammenhang mit der Bewerbung ist Karyna Romanova unter apply.job.24689954@hokifyjob.com Informationen zur Bundesstiftung:www.bundesstiftung-gleichstellung.de Unsere Datenschutzerklärung: https://www.bundesstiftung-gleichstellung.de/datenschutzerklaerung/ Bitte bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot online über www.interamt.de, Stellen-ID= 1206525. Der Link unten führt sie zu der Seite.