Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d)

# Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d) in Jena Im Leibniz-Institut für Photonische Technologien e. V. ([Leibniz-IPHT](www.leibniz-ipht.de)) ist zur Unterstützung verschiedener Forschungsabteilungen ab sofort eine Stelle als # Sekretär:in/Teamassistent:in (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit (mind. 30 h/Woche) zu besetzen. Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung wird bei Eignung angestrebt. Das Leibniz-IPHT verfolgt die Vision, mit nachhaltigen lichtbasierten Technologien allen Menschen ein gesundes Leben in einer gesunden Umwelt zu ermöglichen. Dafür erforscht und translatiert das Leibniz-IPHT Verfahren und Geräte, die bei der Bewältigung drängender Herausforderungen in den Bereichen „Gesundheit und Medizin“ sowie „Umwelt und Energiewandlung“ helfen. Diese Vision lässt sich kurz und knapp durch den Slogan „Photonics for Life“ zusammenfassen. Das Leibniz-IPHT ist Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft sowie eine außeruniversitäre Forschungseinrichtung mit enger Anbindung an die Friedrich-Schiller-Universität Jena. ## Ihr Aufgabenfeld umfasst: - Führung und Organisation des Sekretariats verschiedener Forschungsabteilungen des Leibniz-IPHT - Terminorganisation und -koordination, Verwaltung - Korrespondenz per Post und E-Mail in Deutsch und Englisch - Telefonbetreuung in Deutsch und Englisch - Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Erledigung von Schreib- und Büroarbeiten) - Pflege von elektronischen Datenbanken - Versand von Dokumenten, Adressverteilerpflege - Organisation und Buchung von Dienstreisen - Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen, Seminaren und Veranstaltungen - Bewirtung von Besuchern und Gästen - Übernahme von Aufgaben am Empfang in Stellvertretung ## Ihre Qualifikation: - Abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/-mann (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung ## Gewünschte Kenntnisse und Fähigkeiten: - Kenntnisse von Sekretariatstechniken und Arbeitsabläufen im Sekretariat - Sichere schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher und englischer Sprache - Sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Zeichensetzung - Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) - Vorausschauende, selbststrukturierte und selbständige Arbeitsweise - Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Fähigkeit zur Prioritätensetzung - Teamfähigkeit, hohe Motivation, Einsatzbereitschaft - Freundliches und professionelles Auftreten - Absolute Vertrauenswürdigkeit, Verschwiegenheit und Verantwortungsbewusstsein ## Wir bieten: - Eine offene Willkommenskultur sowie ein integratives und interdisziplinäres Arbeitsumfeld: Das Leibniz-IPHT befindet sich auf dem Beutenberg-Campus in Jena und beherbergt mehr als 400 Mitarbeiter aus der ganzen Welt, die an der Schnittstelle von Physik, Biochemie, Technologie, Datenwissenschaften und Medizin arbeiten, um die photonischen Technologien von morgen zu entwickeln. - Flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub/Jahr, Jahressonderzahlung, Brückentage u. v. m. - Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit Unterstützungsangeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (bspw. Eltern-Kind-Zimmer, Campus-Kindergartenplätze, Beratung zu familiären Pflegesituationen durch geschulte Pflegelots:innen u. v. m.). - Jena – Stadt der Wissenschaft: Eine junge Stadt mit einer lebendigen lokalen Kulturagenda! ## Vergütung: - Die Vergütung erfolgt entsprechend dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) und Ihrer Qualifikation und Erfahrung. ## Über uns: Wir sind ein modernes, international ausgerichtetes Forschungsinstitut. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist eines unserer zentralen Anliegen. Wir wertschätzen Diversität und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Nationalität oder ethnischer und sozialer Herkunft. Sind Frauen im Bereich der ausgeschriebenen Stelle unterrepräsentiert, werden sie bei gleicher Eignung bei der Einstellung bevorzugt berücksichtigt. ## Weitergehende Informationen: - Bei Rückfragen wenden sich Interessierte bitte an Dr. Karina Weber; E-Mail: apply.job.24639549@hokifyjob.com Tel: 03641 - 206 102. ## Bewerbung: Bewerben Sie sich ganz einfach über unser [Jobportal](https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) (https://www.leibniz-ipht.de/de/institut/karriere/stellenportal) oder senden Sie Ihre Bewerbung bis zum 15.11.2024 mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzen) per E-Mail, vorzugsweise in einer pdf-Datei, unter Angabe der Kennziffer 1324 an das: Leibniz-Institut für Photonische Technologien Jena e.V. Personalbüro Albert-Einstein-Straße 9 07745 Jena E-Mail: apply.job.24639549@hokifyjob.com Kennziffer: 1324