Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Die HKA ist eine der größten Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte. Im International Office (IO) ist zur Verstärkung unseres Teams **zum 1. Februar 2025** folgende Stelle zu besetzen: # Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d) ### Kennzahl 5751 50 % Teilzeit ## Aufgabengebiet: Führung des Sekretariats des International Office (IO) und Assistenz der IO-Leitung in allen administrativen Belangen. Dies umfasst im Einzelnen: - Allgemeine Sekretariatstätigkeiten mit Kommunikation in Deutsch und Englisch - Unterstützung bei der Abwicklung und Prüfung von internationalen Drittmittelprojekten und weitere finanztechnische Tätigkeiten (Vorbereitung der Budgetplanung, Überwachung mehrerer Kostenstellen, Durchführung von Beschaffungen etc.) - Organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen ins Ausland - Vorbereitung von Besuchen ausländischer Delegationen und internationaler Veranstaltungen - Betreuung ausländischer Gäste der Hochschule - Unterstützung bei der internationalen Außendarstellung der Hochschule (Pflege der Website und des Instagram-Kanals des IO, Erstellen von Präsentationsmaterialien, Bereitstellung von Informationen über die Hochschule etc.) - Gelegentliche administrative Unterstützung in weiteren internationalen Angelegenheiten der Hochschule ## Einstellungsvoraussetzungen: - Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fremdsprachensekretär/-in oder vergleichbare Qualifikation - Sehr gute englische Sprachkenntnisse; Kenntnisse weiterer moderner Fremdsprachen sind von Vorteil - Ausgeprägte interkulturelle Kompetenz und Freude an der internationalen Zusammenarbeit und Kommunikation - Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten - Sicherer Umgang mit den aktuellen MS-Office-Anwendungen - Erfahrung mit einem Content-Management-System ist erwünscht - Gute Kenntnis finanztechnischer Abläufe und Verfahren - Fähigkeit zu selbständiger, eigenverantwortlicher Arbeit, Serviceorientierung, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität - Erfahrung in der Administration internationaler Hochschulkooperationen ist erwünscht ## Wir bieten: - Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld - Vereinbarkeit von Familie und Beruf - Zusatzrente nach VBL - Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket - JobBike BW - Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld - Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen - Leistungsgerechte Eingruppierung Die Beschäftigung ist unbefristet. Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 7 [TV-L](https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/west?id=tv-l-2023&matrix=1). Bewerbungen werden **ausschließlich** online (über unser Bewerberportal) erbeten mit den üblichen Unterlagen **– unter Angabe der Kennzahl – bis 01.11.2024.** **Ansprechpartner für inhaltliche Fragen:** Dr. Joachim Lembach Tel.: +49 721 925-1090 Hochschule Karlsruhe Abteilung Personal Postfach 24 40, 76012 Karlsruhe Telefon +49 721 925-1043 Die Hochschule Karlsruhe ist bestrebt, den Anteil von Mitarbeiterinnen zu erhöhen; qualifizierte Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert. Schwerbehinderte Bewerbende (m/w/d) werden bei gleicher Eignung vorrangig eingestellt. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte die Vertrauensperson der Schwerbehinderten unserer Hochschule per E-Mail apply.job.24614160@hokifyjob.com ***Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Bewerberportal!*** [https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/hh4ny](https://stellenangebote.extern-hs-karlsruhe.de/hh4ny)