Mitarbeiterin / Mitarbeiter Seminarbüro (m/w/d)

Externe Stellenausschreibung Nr. 6.3.5 MA 12a

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Mitarbeiter/in Seminarbüro (m/w/d)

EG 6 TV-L NRW

in Neuss.

Die Stelle ist befristet mit Sachgrund für zunächst 1 Jahr. Eine Verlängerung darüber hinaus ist gegebenenfalls möglich.

Ein Beruf ist mehr als nur Geld verdienen. Übernehmen Sie in Ihrem neuen Job Verantwortung für eines der wichtigsten Themen unserer Zeit: Die Innere Sicherheit. Wir beim Landesamt für Ausbildung, Fortbildung und Personalangelegenheiten der Polizei Nordrhein-Westfalen sind verantwortlich für die Aus- und Fortbildung der Polizei in NRW. Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag zu einer bürgerorientierten, professionellen und rechtstaatlichen Polizeiarbeit. Weitere Informationen zum LAFP NRW finden Sie unter folgendem Link: https://lafp.polizei.nrw/.

Wir sorgen für:

• einen spannenden, abwechslungsreichen Arbeitsplatz mit guten Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem kollegialen Umfeld
• karrierebewusste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Als Landesoberbehörde bieten wir gute Entwicklungsmöglichkeiten
• eine Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege durch verschiedene Maßnahmen (z.B. flexible Arbeitszeiten, Telearbeit, Teilzeit, Notfalllaptop etc.)
• Maßnahmen des behördlichen Gesundheitsmanagements, hierzu zählt auch die kostenfreie Nutzung eines umfangreichen Sportangebots für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z. B. Fitnessraum, Schwimmbad, Mehrzwecksportanlage etc.)
• Zusatzversorgung im öffentlichen Dienst (VBL) für Tarifbeschäftigte

Werden Sie Teil unseres Teams und sorgen Sie mit uns für die Sicherheit in Nordrhein-Westfalen!

Ihre neue Stelle ist dem Dezernat ZA 3 zugeordnet. Das Dezernat ZA 3 ist organisatorisch innerhalb des LAFP NRW der Zentralabteilung zugeordnet.

Die Zentralabteilung umfasst folgende Aufgabenbereiche:

• Dezernat ZA 1: Haushalts- und Wirtschaftsangelegenheiten, Vergabestelle, Schadenangelegenheiten, wirtschaftliche Angelegenheiten, Behördliches Gesundheitsmanagement
• Dezernat ZA 2: Interne Personalangelegenheiten, interne Fortbildung
• Dezernat ZA 3: Bau- und Liegenschaftsangelegenheiten, Veranstaltungsmanagement, IuK-Technik, Kfz-, Waffen- und Geräteangelegenheiten, Verpflegungswesen

Ihre neuen Aufgaben:

• Entgegennehmen, prüfen, ändern und verwalten von Teilnehmermeldungen (Online-Buchungsverfahren) (elektronischer Fortbildungskalender eFBK, Fortbildungserlass, sonst. LAFP-Verfügungen
• Vergabe von Unterkunfts-, Veranstaltungs- und Besprechungsräumen sowie Sport- und Übungsstätten.
• Serviceleistungen zur Durchführung von Veranstaltungen (z. B. Fertigen von Teilnahmebescheinigungen, Namensschildern) (eFBK)
• Begleiten von Veranstaltungen
• Schlüsselausgabe, –rücknahme und -verwaltung für Veranstaltungsteilnehmer, Referenten, Gäste und Ausstellung von Besucherausweisen.
• Bereitstellen und Weitergabe von Informationen zu Freizeitangeboten für Seminarteilnehmer
• Informationen/Einweisung/Vergabe zu/von Parkraum sowie Mitwirken bei der Einhaltung der Haus- und Parkordnung
• Bereitstellen von Gegenständen zur Freizeitgestaltung (Sportgerät, Spiele, Fahrräder)
• Entgegennehmen und Bearbeiten von Störungen aller Art, Mitwirken im Beschwerdemanagement
• Steuern aller im Seminarbüro eingehenden Informationen (Briefpost, Email, Fax) sowie Umsetzen und Weiterleiten dieser Informationen
• Entgegennahme und Herausgabe von Fundsachen
• Erteilen von Einfahrt- und Zugangsberechtigungen
• Sicherstellen der telefonischen Erreichbarkeit des Sachgebietes
• Administration von Personal- und Organisationsübersichten und sonstige Geschäftszimmertätigkeiten

Ihr Profil

Was Sie mitbringen müssen (formale Voraussetzungen):

• Hotelfachmann/-frau
• Verwaltungsfachangestellte/r
• Kaufmann/-frau für Büromanagement
• Veranstaltungskaufmann/-frau

Wünschenswert wären:

• zweijährige Berufserfahrungen in einem Beruf der formalen Voraussetzungen
• Kenntnisse der Büroverwaltungssoftware MS Office (Excel, Word, Outlook)
• Berufserfahrung im Bereich der Rezeptionsarbeit
• Englischkenntnisse (Wort und Schrift)

Die wünschenswerten Kriterien sind, wenn möglich, in Form von Zeugnissen/Zertifikaten oder anderen offiziellen Dokumenten nachzuweisen. Andernfalls könnten sie ggf. nicht anerkannt werden, sh. dazu auch Punkt Auswahlentscheidung.

Diese Stelle passt zu Ihnen, wenn Sie über folgende Kompetenzmerkmale verfügen:

• Auftreten / Repräsentation
• Ergebnisorientierung/Leistungsmotivation
• Eigenständigkeit
• Kooperationsfähigkeit
• Kommunikationsfähigkeit
• Teamfähigkeit
• Organisations- und Planungsfähigkeit
• Fachwissen

Das ist uns wichtig:

Das LAFP NRW fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Frauen sind besonders zur Bewerbung eingeladen und werden nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt.

Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen. Eine Beschäftigung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Außerdem freuen wir uns ganz besonders über Bewerbungen von Personen, von denen bisher noch zu wenige bei uns arbeiten: Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen. Zudem wendet sich diese Ausschreibung ausdrücklich auch an Menschen mit einer Migrationsgeschichte.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Personalbogen, Anschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Arbeitszeugnis, Nachweis über Berufsausbildung / Studium sowie die wünschenswerten Kriterien

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung unter Angabe der Stellennummer 6.3.5 MA 12a, Ihrer telefonischen Erreichbarkeiten sowie Ihrer zeitnahen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten bitte bis zum

18.10.2024

an: apply.job.24491516@hokifyjob.com

oder per Post an

Landesamt für Ausbildung, Fortbildungund Personalangelegenheiten der Polizei NRWZentralabteilung, ZA 2.1Im Sundern 159379 Selm

Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird ein Versand per Post empfohlen. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie in den entsprechenden Hinweisen (s. a. unter Ziffer 10 “Datenschutzhinweise DS-GVO2018”.

Informationen über den Verfahrensablauf (insbesondere Einladungen zum Auswahlverfahren) werden grundsätzlich an Ihre angegebene Emailadresse gesteuert.

Auswahlentscheidung:

Es wird darauf hingewiesen, dass sich das LAFP NRW eine Vorauswahl der Bewerber/innen nach Aktenlage anhand der eingereichten Bewerbungsunterlagen vorbehält. Die dabei ausgewählten Bewerberinnen und Bewerber nehmen dann an einem Auswahlverfahren teil.

Das Auswahlverfahren findet in Form eines strukturierten Interviews statt, welches voraussichtlich im Oktober/November 2024 durchgeführt wird.

Sonstige Hinweise

Bitte übersenden Sie die Unterlagen im pdf-Format. Alle aus dem Internet eingehenden E-Mails, die dem o. g. Format nicht entsprechen, (z. B. .doc, .xls, *.ppt, etc.) werden aus Sicherheitsgründen automatisch blockiert.

Ihre Bereitschaft zur temporären Aufgabenwahrnehmung an anderen Dienstorten des LAFP NRW wird vorausgesetzt.

Die Servicezeiten des Seminarbüros liegen von Montag bis Donnerstag zwischen 06:30 Uhr – 16:00 Uhr, freitags von 06:30 Uhr bis 15:00 Uhr. In Einzelfällen kann auch Dienst außerhalb dieser Zeiten erforderlich werden. Teilzeit ist grundsätzlich möglich, sollte flexibel und unter Berücksichtigung interner Absprachen im gesamten Rahmen der Servicezeiten geleistet werden können.

Im Rahmen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie bietet das LAFP NRW den Beschäftigten einen kompetenten und kostenfreien Beratungs- und Vermittlungsservice zur Kinderbetreuung sowie Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei Fragen der Hilfs- und Pflegebedürftigkeit von Angehörigen durch ein Familienserviceunternehmen an. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von der Gleichstellungsbeauftragten (02592-68-8221).

Für die Übernahme der Stelle ist eine gesundheitliche Eignung erforderlich. Diese wird durch eine amtsärztliche Einstellungsuntersuchung festgestellt.

Weitere Informationsmöglichkeiten

Haben Sie Fragen zur ausgeschriebenen Stelle? Dann steht Ihnen Herr Becker unter der Rufnummer 02592 / 68 - 6610 gern zur Verfügung. Informationen zum Auswahlverfahren erteilt Ihnen Frau Runge, TD ZA 2.1, Tel-Nr. 02592 / 68 - 6215.

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

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Hier erfahren sie mehr: [Karriere NRW](https://karriere.nrw/stellenausschreibung/6571ad36-e850-401d-92ba-0e213d21018e)