117 / Assistenz des Abteilungsleiters / Sekretär (m/w/d)

Wir besetzen in der Abteilung Finanzen und Controlling am Standort Freiberg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistenz des Abteilungsleiters / Sekretär (m/w/d)

(Kennziffer 117/2024)

Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse möglich.

Zu Ihren Arbeitsaufgaben gehören insbesondere:

• Büroorganisation

• Sekretariatsaufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben, insb. Terminkoordination, Kopierarbeiten,

• Bearbeitung von Postein- und -ausgang in analoger und digitaler Form,

• Büromittelbewirtschaftung für die Abteilung,

• Assistenz der Abteilungsleitung

• Terminplanung und -überwachung,

• Organisation des Ablage- und Wiedervorlagesystems,

• Vorbereitung, Planung und Abrechnung von Dienstreisen,

• Organisation, Vorbereitung und Protokollierung von Dienstberatungen und Abstimmungen,

• Mitwirkung an organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, insb. bei Neueinstellungen,

• Mitwirkung an Aufgaben der Arbeitsplatzorganisation, bspw. Umzugsmanagement,

• Bündelung und Koordination von Zuarbeiten der Referate,

• Führen von Korrespondenz in der Landkreisverwaltung und mit anderen staatlichen Stellen,

• Vertragsmanagement für die Abteilung in eigener Verantwortung,

• Informationsbeschaffung und Recherche zu ausgewählten Sachverhalten,

• Mitwirkung bei der Gremientätigkeit, z. B.

• Anlage und Bearbeitung von Vorlagen mit Grunddaten im Ratsinformationssystem für Ausschüsse und Kreistag inkl. Terminüberwachung,

• Vorbereitung von Vorlagen bzw. Erstellung von Entwürfen,

• Führen von Beschlussübersichten für politische Gremien.

Voraussetzung für die zu besetzende Stelle ist:

• eine für die Tätigkeit geeignete, erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder deren gleichgestellte Facharbeiterabschlüsse aus der ehemaligen DDR

vorzugsweise mit mehrjähriger berufspraktischer Erfahrung in der Assistenz/Büroleitung oder Sekretariatsführung (Nachweise sind bitte unbedingt beizufügen)

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden erwartet:

• Affinität zu Finanzthemen im kommunalen Kontext,

• Belastbarkeit und Fähigkeit zum Arbeiten unter Terminvorgabe,

• sichere Beherrschung der deutschen Sprache und gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift,

• anwendungsbereite Kenntnisse der MS Office-Anwendungen sowie die Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in relevante IT-Fachanwendungen,

• gründliche, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise, sicheres Auftreten,

• Organisationsfähigkeit und Flexibilität,

• Kollegialität und Teamfähigkeit,

• Bereitschaft zur persönlichen Fortbildung,

• Führerschein Klasse B, Bereitschaft zur dienstlichen Nutzung des privaten PKW.

Was wir Ihnen bieten:

• Vergütung nach Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD),

• ein gutes Arbeitsklima mit einem engagierten Team und einer qualifizierten Einarbeitung,

• alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine jährliche Sonderzahlung, vergünstigte Versicherungstarife, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung im Rahmen des TVöD,

• einen über der gesetzlichen Regelung liegenden Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr,

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten,

• kostenfreie Parkplätze für Fahrräder und Kraftfahrzeuge

• attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,

• Anerkennung der einschlägigen Berufserfahrung bei der Zuordnung in eine höhere Stufe der Entgeltgruppe nach TVöD,

• eine begleitende gründliche Einarbeitung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre vollständige Bewerbung bis zum 11.10.2024 unter Angabe der Kennziffer 117/2024 an das

Landratsamt Mittelsachsen

Referat Personalmanagement

Frauensteiner Str. 43

09599 Freiberg

oder per E-Mail an apply.job.24484080@hokifyjob.comapply.job.24484080@hokifyjob.com

Eine E-Mail darf inkl. Anlagen ein Datenvolumen von 20 MB nicht überschreiten. Bitte beachten Sie auch die Größenbeschränkungen Ihres E-Mail Anbieters.

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:

● ein aussagekräftiges Anschreiben einschließlich Lebenslauf,

● Zeugnis/Urkunde des Berufsabschlusses,

● relevante Arbeitszeugnisse und

● Qualifikationsnachweise.

Darüber hinaus begrüßen wir im Falle eines Tätigkeitsbeginns die Bereitschaft an der Mitwirkung im Verwaltungsstab des Landkreises Mittelsachsen im Rahmen des Katastrophenschutzes.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis über die Schwerbehinderung/ Gleichstellung ist der Bewerbung beizulegen.

Haben Sie Fragen?

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Herr Juhrs, Referat Personalmanagement, unter der 03731 799-3385 gern zur Verfügung.