Team Assistant/ Office Manager (m/w/d)

Voll-, Teilzeit, unbefristet

Freiburg

Seit mehr als 30 Jahren unterstützt DATAMAP äußerst erfolgreich internationale Kunden der pharmazeutischen Industrie und der Medizintechnik bei der statistischen Planung, Programmierung und Auswertung klinischer Studien. Unser 50-köpfiges Team aus den Bereichen Statistik/ Programmierung/ IT/ Administration leistet einen wertvollen Beitrag zur Forschung und Entwicklung wirksamer und sicherer Medikamente sowie innovativer Medizinprodukte. Zufriedene Mitarbeiter*innen, offene Kommunikation, Wertschätzung und flache Hierarchien sind wesentliche Elemente unserer Unternehmenskultur.

Sie möchten bei einem international agierenden Auftragsforschungsunternehmen/ CRO mitwirken und von den Vorteilen eines mitarbeiterorientierten mittelständischen Unternehmens profitieren?

Dann erwartet Sie bei uns ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet, das mit Ihrer Erfahrung „mitwächst“ – und ein sehr nettes Team, das sich auf Ihre Verstärkung freut.

Wir möchten zum 15.01.2025 unser Administrations-Team erweitern und suchen Sie als:

Team Assistant/ Office Manager (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit (mind. 25 Stunden/ Woche)

IHRE AUFGABEN

Sie haben Lust unsere Projektteams administrativ und projektbezogen zu unterstützen und den Rücken der Teamkolleg*innen freizuhalten? Sie haben eine hohe Motivation und möchten gerne folgende Aufgaben übernehmen:

Officemanagement bildet den Schwerpunkt:

Allgemeine Büroorganisationsaufgaben wie z. B. Telefondienst, Terminvereinbarung und -planung, Vorbereitung von internen/ externen Meetings

Selbstständige Bearbeitung des Posteingangs per E-Mail oder per Brief (Englisch und Deutsch)

Planung und Organisation von Wartungsterminen, Kommunikation mit Dienstleistern und Überprüfen von Zertifikaten

Einkauf von Getränken, Büromaterial, Büroeinrichtung und technischem Equipment

Projekt-/ Teamassistenz runden den Aufgabenbereich ab:

Unterstützung der Projektleiter*innen bei der Vorbereitung von Angeboten sowie bei der Abrechnung von Projekten

Pflege von Dokumenten in unserem Dokumentenmanagementsystem

Eigenverantwortliche Bearbeitung der Eingangsrechnungen, des Zahlungsverkehrs und der Kasse

Spannende Zusatzaufgaben sorgen für Abwechslung:

Unterstützung bei der Eventplanung, Pflege der Webseite, Prozessoptimierung in der Administration

IHR PROFIL

Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder äquivalente Berufserfahrung

Organisationstalent mit strukturierter und detailorientierter Arbeitsweise

Teamfähig, loyal und zuverlässig

Motiviert mit hohem Interesse an neuen Themen

Ein hohes Maß an Qualitätsbewusstsein

Sehr gute Deutsch- und sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Routinierter Umgang mit Office-Programmen, insbesondere Microsoft Office/ 365

Unsere Benefits

Eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit

Ein umfangreiches Einarbeitungsprogramm

Kontinuierliche fachliche und persönliche Weiterbildung

Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einer zukunftssicheren Branche

Eine wertschätzende und freundliche Arbeitsumgebung

Ein attraktives Gehaltspaket, das Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie die Beteiligung an unserem Prämiensystem enthält

Flexible Arbeitszeiten

30 Urlaubstage und Zusatzurlaub bei besonderen Ereignissen

Vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung, Lebensarbeitszeitkonto

Weitere Sozialleistungen, u.a. Unfallversicherung mit 24h-Deckung, Ticket für den ÖPNV Freiburg oder einen kostenlosen Parkplatz für PKW und Fahrrad

Ein toller Arbeitsplatz in unseren großzügigen Büroräumen mit Lounge und herrlicher Dachterrasse

Regelmäßige Team-Events, Unternehmensfeiern, weitere optionale Angebote

Obst und Getränke (Kaffee, Tee, Wasser, Säfte) stehen kostenfrei zur Verfügung

BEWERBUNG

Sind Sie bereit für Neues und möchten uns unterstützen?

Dann bewerben Sie sich:

Lebenslauf mit Zeugnissen/ Zertifikaten gerne über den Button "Bewerben" an apply.job.24483322@hokifyjob.com senden.

Bei Fragen vorab hilft Ihnen Silke Ketterer, Tel. 0761-45208-10, gerne weiter. Wir freuen uns!

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KONTAKT

DATAMAP GmbH

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