Sachbearbeitung Zentraler Einkauf (m/w/d)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch die Forschungsorientierung insb. im Bereich der Informatik und den Nano- und Lebenswissenschaften. Zudem zeichnet sie sich durch die engen Beziehungen zu Frankreich und den Europa-Schwerpunkt aus. Rund 17.000 Studierende sind an der Universität des Saarlandes in über hundert Studienfächern eingeschrieben. Die Universität des Saarlandes ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste folgende Stelle an: Sachbearbeitung Zentraler Einkauf (m/w/d) Kennziffer N2000, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 9a, Beschäftigungsdauer Vertretung für die Dauer des Mutterschutzes und einer sich gegebenenfalls anschließenden Elternzeit:, Beschäftigungsumfang: 100 % der tariflichen Arbeitszeit

Das ist Ihr Arbeitsbereich: Sie sind im Zentralen Einkauf im Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste tätig. Der Zentrale Einkauf beschafft für die Fachrichtungen, Verwaltungsdezernate und sonstigen Einrichtungen der Universität Lieferleistungen bis 25.000 € netto und aus Rahmenvereinbarungen. Dazu zählen vor allem Hard- und Software-Produkte des IT-Bedarfs, Waren des Geschäfts- und Laborbedarfs, Verbrauchsmaterialien sowie Gefahrstoffe. Zu Ihren Hauptaufgaben zählt die rechtskonforme, IT-basierte Auftragsbearbeitung und -abwicklung einschließlich der Rechnungsbearbeitung.

Außerdem unterstützen Sie bei der Warenbereitstellung und Warenausgabe im Zentrallager der Universität. Sie arbeiten in einem mehrköpfigen Team mit Kolleginnen und Kollegen der Sachbearbeitung Einkauf und Lager.

Ihre Aufgaben sind:

• Bearbeitung von Beschaffungsanträgen (Prüfung auf Vollständigkeit der Unterlagen)
• Kommunikation mit den universitären Bedarfsstellen (Klärung offener Fragen und Nachforderung von Unterlagen)
• Anlegen von SAP-Bestellungen unter Einhaltung buchhalterischer Vorschriften
• Austausch mit den Dezernaten Haushalt und Finanzen (HF) sowie Forschung (F) zu buchhalterischen und Budgetfragen (Klärung von Kreditorendaten, Steuerkennzeichnen, Umlauf- und Anlagevermögen, Kontierung und Budgetverfügbarkeit)
• Unterschriftsreife Vorbereitung des Beschaffungsvorgangs zur Unterzeichnung durch die Sachgebietsleitung
• Kaufmännische Auftragsabwicklung (Beauftragung, Wareneingangs- und Rechnungsprüfung, Buchung kreditorischer Eingangsrechnungen, Kommunikation mit Auftragnehmern, ggf. Reklamationsbearbeitung)
• Administrative und organisatorische Aufgaben innerhalb des Zentralen Einkaufs und der Abteilung Zentrale Beschaffung
• Zuarbeit an die Dezernate HF und F für den Jahresabschluss sowie bei Drittmittel-, Wirtschafts- und Rechnungshofprüfungen

Ihr Profil ist:

• Sie haben eine Ausbildung in einem kaufmännischen Berufsfeld oder als Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter absolviert.

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• Sehr gute SAP-Kenntnisse (MM, SAP Ariba)
• Gute Microsoft365-Kenntnisse
• Grundkenntnisse im Haushalts- und Vergaberecht
• Gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift
• Dienstleistungsorientiertheit, Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Affinität zu digitalen Arbeitsabläufen
• Erfahrung mit Webshop-Systemen
• Einschlägige Berufserfahrung ist von Vorteil.
• Sprachkenntnisse (gemäß GER): deutsch – C1, Englischkenntnisse sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

•flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie, u.a. die Möglichkeit zur Telearbeit,

• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),
• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,
• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),
• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 27.10.2024 an apply.job.24482778@hokifyjob.com Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N2000 angeben.

Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson: Herr Thomas Heisel Dez. ZB – Sachgebiet Zentraler Einkauf Tel.: 0681-302-70920 Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Menschen mit Schwerbehinderung sind ausdrücklich zur Bewerbung eingeladen und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.