137 / Sekretär (m/w/d)

Wir besetzen in der Abteilung Soziales am Standort Mittweida zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sekretär (m/w/d)

(Kennziffer 137/2024)

Die Stelle ist unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse bis maximal 35 Wochenstunden möglich.

Zu Ihren Arbeitsaufgaben gehören insbesondere:

allgemeine Zuständigkeitsberatung und Vermittlung, z. B.

• Beratung von Bürgern/Institutionen über Bearbeitungszuständigkeiten in der Abteilung und Vermittlung an die zuständige Stelle

allgemeiner Sekretariatsdienst, z. B.

• Empfangsdienst

• Terminkoordination

• Zusammenstellung von Unterlagen für interne und externe Termine

• Anfertigen von Gesprächsniederschriften/Aktennotizen/Protokollen und von Anschreiben nach Vorlage oder selbständig

• Vorbereitung, Organisation von Dienst- und Arbeitsberatungen sowie Veranstaltungen

• Anlegen von analogen/digitalen Akten nach Aktenordnung bzw. Festlegung Abteilungsleiter/in

• Postein- u. -ausgangsbearbeitung für Abteilungsleitung und ausgewählte elektronische Postfächer

• Büromaterial-, Drucker- und Inventarverantwortlicher der Abteilung

besonderer Sekretariatsdienst/Assistenzaufgaben für die Abteilungsleitung und Referatsleitungen, z. B.

• Koordinieren der Einsätze der Auszubildenden, Studenten und Praktikanten in der Abteilung und Vermittlung der Ausbildungsinhalte zum Thema "Sekretariat der Abteilung" gem. Ausbildungsplan

• Ansprechpartner für andere Abteilungen/Referate zur Informationsweitergabe bzw. Klärung von Störungen im Betriebsablauf, z. B. Anzeige von notwendigen Reparaturen

• Überwachen und bei Bedarf Aktualisieren von Zuständigkeitsübersichten, allgemeinen abteilungsinternen Hinweisen für Bedienstete etc.

• Mitwirken an organisatorischen Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, insbesondere bei Neueinstellungen

Serviceaufgaben für die Referate der Abteilung Soziales, z. B.

• Datenerfassung im Fachverfahren

• Anlegen von Papier- und elektronischen Akten

• Führen von Antragsstatistiken

• Zuordnung von Posteingängen zur Akte

Hierbei stehen Sie regelmäßig mit allen Führungskräften der Abteilung Soziales sowie den Kollegen der eigenen Abteilung und weiterer Organisationseinheiten im Austausch.

Voraussetzung für die zu besetzende Stelle ist:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellter für Bürokommunikation oder zur/m Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, vorzugsweise mit dem Nachweis der Wahlqualifikation „Assistenz und Sekretariat“ oder „Verwaltung und Recht“ oder

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Bürokauffrau/Bürokaufmann

jeweils vorzugsweise mit mehrjähriger berufspraktischer Erfahrung in der Sekretariatsführung (Nachweise sind bitte beizufügen)

Im Rahmen Ihrer Tätigkeit werden erwartet:

• Kommunikationsfähigkeit, Bürgerfreundlichkeit

• Zuverlässigkeit und Diskretion

• Organisationsfähigkeit und Zeitmanagement

• sicheres und Willkommen heißendes Auftreten

• anwendungsbereite Kenntnisse der MS Office-Anwendungen sowie die Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in relevante IT-Fachanwendungen

• Absicherung der Sprechzeiten (aktuell: dienstags bis 18 Uhr und donnerstags bis 16 Uhr)

Was wir Ihnen bieten:

• Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 5 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).

• ein gutes Arbeitsklima mit einem engagierten Team und einer qualifizierten Einarbeitung

• alle Vorteile der (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. eine jährliche Sonderzahlung, vergünstigte Versicherungstarife, die Zahlung von vermögenswirksamen Leistungen und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung im Rahmen des TVöD

• einen über der gesetzlichen Regelung liegenden Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr

• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten

• attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Möglichkeit zum Fahrradleasing

• Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements

• kostenfreie Parkplätze für Fahrräder und Kraftfahrzeuge

• Anerkennung der einschlägigen Berufserfahrung bei der Zuordnung in eine höhere Stufe der Entgeltgruppe nach TVöD

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre vollständige Bewerbung bis zum 03.10.2024 unter Angabe der Kennziffer 137/2024 an das

Landratsamt Mittelsachsen

Referat Personalmanagement

Frauensteiner Str. 43

09599 Freiberg

oder per E-Mail an apply.job.24453840@hokifyjob.comapply.job.24453840@hokifyjob.com

Eine E-Mail darf inkl. Anlagen ein Datenvolumen von 20 MB nicht überschreiten.

Bitte beachten Sie auch die Größenbeschränkungen Ihres E-Mail Anbieters.

Die Übermittlung Ihrer Bewerbung (nebst Anlagen) per E-Mail erfolgt in unverschlüsselter Form. Sie können Ihre Mail selbst verschlüsseln. Übermitteln Sie das Passwort in geeigneter Form.

Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung folgende Unterlagen bei:

● ein aussagekräftiges Anschreiben einschließlich Lebenslauf,

● Zeugnis/Urkunde des Berufsabschlusses,

● relevante Arbeitszeugnisse und

● Qualifikationsnachweise.

Darüber hinaus begrüßen wir im Falle eines Tätigkeitsbeginns die Bereitschaft an der Mitwirkung im Verwaltungsstab des Landkreises Mittelsachsen im Rahmen des Katastrophenschutzes.

Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie diesen Gleichgestellte im Sinne des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Ein entsprechender Nachweis über die Schwerbehinderung/ Gleichstellung ist der Bewerbung beizulegen.

Haben Sie Fragen?

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Frau Geißler, Referat Personalmanagement, unter der 03731 799-3336 gern zur Verfügung.