Assistenz der Hochschulleitung/Geschäftsstelle des Hochschulrats (w/m/d)

Die Hochschule für Musik Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person als

Assistenz der Hochschulleitung/Geschäftsstelle des Hochschulrats

(w/m/d)

mit einem Stellenumfang von 50 bis 80 Prozent einer Vollzeitstelle.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

Sie unterstützen die Rektoratsmitglieder und hauptsächlich den Kanzler, in allen organisatorischen Abläufen von der Termin- und Reiseplanung bis hin zur Sichtung, Priorisierung und Weiterbearbeitung von E-Mails

Sie erledigen alle anfallenden administrativen Aufgaben nahezu selbständig und gestalten die kontinuierliche Weiterentwicklung von Verwaltungsprozessen aktiv mit

Sie erinnern die verschiedenen Gremien, insbesondere den Hochschulrat, rechtzeitig an Termine und halten für Besprechungen stets gesprächsrelevante Informationen bereit

Sie verwalten eigenverantwortlich den Posteingang und managen den reibungslosen Geschäftsbetrieb im Vorzimmer des Rektorats, in enger Zusammenarbeit mit der Assistenz des Rektors und vertreten diese in Abwesenheit

Sie sind zentrale Anlaufstelle für externe und interne Kontakte und Anliegen

Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

Ihr Profil

Sie sind in hohem Maße teamfähig und bringen eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise mit Blick auf die umfassende Unterstützung einer Hochschulleitung ein

Sie besitzen ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit gepaart mit großer Einsatzbereitschaft und Flexibilität

Sie besitzen gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie beherrschen den Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, Kenntnisse des Systems cobra CRM sind von Vorteil

Sie verfügen idealerweise über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Berufsausbildung bzw. eine kaufmännische Ausbildung

Sie zeichnen sich aus durch ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein sowie serviceorientiertes und freundliches Auftreten

Wir bieten

einen attraktiven Arbeitsplatz in einem internationalen und dynamischen Hochschulumfeld

eine wertschätzende Atmosphäre in einem kollegialen Team

gründliche Einarbeitung

ein flexibles Arbeitsumfeld mit gleitenden Arbeitszeiten, das Vereinbarkeit von Beruf und Privatem unterstützt

Mobiles Arbeiten

Möglichkeiten zur individuellen Weiterbildung und Weiterentwicklung

gute Verkehrsanbindung (ÖPNV) und den Zugang zum JobTicket Baden-Württemberg

kostenfreie Parkmöglichkeit

Betriebliche Altersvorsorge

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Ihre Stelle ist dem Kanzler der Hochschule für Musik zugeordnet. Wir bieten Ihnen ein vielseitiges Aufgabengebiet mit verantwortungsvollen, interessanten und anspruchsvollen Tätigkeiten in einem dynamischen Hochschulumfeld im Rahmen eines unbefristeten Beschäftigungsverhältnisses (Probezeit 6 Monate). Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe TV-L E8. Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten sind gewährleistet.

Die Hochschule für Musik Freiburg ist bestrebt, den Anteil von Frauen bei den Beschäftigten zu erhöhen und fordert deshalb qualifizierte Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum 6. Oktober 2024 digital zusammengefasst in einer pdf-Datei an den Kanzler der Hochschule für Musik Freiburg, apply.job.24438711@hokifyjob.com . Für nähere Auskünfte steht Ihnen Frau Yoko Boyé telefonisch unter 0761 31915-49 oder per E-Mail unter apply.job.24438711@hokifyjob.com gerne zur Verfügung. Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 42/2024 statt.

Datenschutzhinweis

Mit der Einreichung Ihrer Bewerbung stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen

Daten im Rahmen und zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens zu. Diese Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber dem Rektorat schriftlich oder elektronisch widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf der Einwilligung dazu führt, dass die Bewerbung im laufenden Verfahren nicht mehr berücksichtigt werden kann.