Abteilungsassistent/in (m/w/d)

Die Aufgabengebiete reichen von den Bewerbungs- und Zulassungsverfahren und den Einschreibungen bis hin zu allen weiteren administrativen Belangen der Studierenden. Wir verfolgen ein serviceorientiertes Konzept und digitalisieren konsequent die Kommunikations- und administrativen Ablaufprozesse für deutsche und internationale Studierende. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n

Abteilungsassistent/in

(m/w/d; 100 %, E 6 TV-L unbefristet)

zur Unterstützung der Abteilungsleitung.

Als Abteilungsassistenz im Dezernat Studierende sind Sie ein wesentlicher Bestandteil des Teams, das sich um die Belange der Studierenden kümmert. Sie unterstützen die Abteilungsleiterin und das Team bei der Verwaltung von studentischen Angelegenheiten und tragen dazu bei, ein unterstützendes und effizientes Umfeld für die Studierenden zu schaffen.

Die Aufgaben sind:

Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Dezernatsleitung des Dezernats Studierende sowie der zugehörigen Abteilungen, wie z. B. Postbearbeitung, Bestellungen, Registrieren von Anträgen

• Zuständigkeit für Gasthörerinnen und Gasthörer (inkl. Beratung, Verwaltung und Überwachung der Zahlungseingänge)
• Selbständige Bearbeitung externer Anfragen auf Grundlage der Datenschutzvorgaben sowie entsprechende Recherchen im digitalen Campus-Managementsystem

Voraussetzungen:

• Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Bürokommunikation oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Programmen insbesondere Word, Excel und Power-Point sowie die Bereitschaft, sich in weitere Programme einzuarbeiten
• sicheres und freundliches Auftreten, Eigeninitiative, Organisationstalent und gute Umgangsformen
• Teamfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen eine selbstständige und eigenverantwortliche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten sowie die Arbeit in einem sympathischen, gut funktionierenden Team.

Darüber hinaus bietet die Universität Tübingen z.B. ein strukturiertes Onboarding-Programm, attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Möglichkeit zu teilweisem Home-Office, betriebliches Gesundheitsmanagement, betriebliche Altersvorsorge, sowie einen Zuschuss zum Deutschlandjobticket.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität Tübingen setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, zusammengefasst in einem pdf-Dokument, mit den üblichen Unterlagen, bis zum 29. September 2024 per E-Mail an: apply.job.24435883@hokifyjob.com

Für Fragen steht Ihnen Frau Sabine Stradinger, Leiterin des Dezernats Studierende, gerne zur Verfügung:07071/29-77702