Sekretariatskraft (m/w/d)

Die Universität des Saarlandes ist eine Campus-Universität, die international bekannt ist durch ihre ausgeprägte Forschungsorientierung. Die Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses und die Schaffung idealer Bedingungen für Forschung und Lehre stehen im Mittelpunkt. Als Teil der Universität der Großregion ermöglicht die Universität des Saarlandes einen universitätsübergreifenden Austausch zwischen den Disziplinen über Ländergrenzen hinweg. Die Universität des Saarlandes ist mit ihren rund 17.000 nationalen und internationalen Studierenden in über hundert Studienfächern gelebte Vielfalt. Sie ist eine familienfreundliche Hochschule und mit mehr als 4.000 Mitarbeitenden eine der größten Arbeitgeberinnen in der Region.

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt (Beginn möglichst im November oder Dezember 2024) folgende Stelle an:

Sekretariatskraft (m/w/d)

Kennziffer N1998, Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe 6, Beschäftigungsdauer: unbefristet, Beschäftigungsumfang: 50% der tariflichen Arbeitszeit (kann ggf. im Jahr 2025 auf 75% aufgestockt werden)

Das ist Ihr Arbeitsbereich:

Sekretariat der Arbeitsgruppen von Prof. Weber und Prof. Hartz, Fachrichtung Mathematik

Ihre Aufgaben sind:

• Betreuung der internationalen Arbeitsgruppen an den Lehrstühlen Weber und Hartz in der Fachrichtung Mathematik, Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inkl. dazugehöriger Planung und Abrechnung etc.

• Alle anfallenden administrativen und organisatorischen Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, wie z.B. Kommunikation intern und extern in deutscher und englischer Sprache, Terminkoordination etc.

• Studierendenverwaltung und damit zusammenhängende Aufgaben (z.B. Veranstaltungsplanung, Organisation von Seminar-, und Prüfungsräumen)

• Zuarbeit für Forschungsberichte, Vorlesungen und wissenschaftliche Präsentationen, Evaluierungen, Gutachten und Reviews

• Personalverwaltung (Vorbereitung von Einstellungsanträgen etc.)

• Überwachung und Buchhaltung von Forschungsgeldern, Drittmittelkonten und Drittmittelverwaltung

• Bearbeitung von Beschaffungen und Rechnungen, Materialverwaltung

• Pflege von Datenbanken (Literatur, Adressen) und der Homepage

Ihr Profil ist:

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation)

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Versierter Umgang mit moderner Bürotechnik (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Web, Mail, Terminverwaltung, etc.)

Darüber hinaus bringen Sie mit:

• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, Vertrautheit mit Verwaltungsaufgaben

• Selbständige, sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise

• Organisationstalent

• Freundlicher und verbindlicher Umgang mit Kolleg*innen und Externen

• Flexibilität und Aufgeschlossenheit

• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte eigenständig und schnell zu erfassen und strukturiert zu bearbeiten

• Teamfähigkeit

• Weitere Fremdsprachenkenntnisse

Wir bieten Ihnen:

• flexible Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie,

• sicherer und zukunftsorientierter Arbeitsplatz mit attraktiven Konditionen,

• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten (wie z.B. Sprachkurse),

• attraktive Angebote im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wie z. B. Hochschulsport,

• zusätzliche Altersvorsorge (RZVK),

• vergünstigte Fahrkarte für öffentliche Verkehrsmittel (Job-Ticket des saarVV).

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Online-Bewerbung (in einer PDF-Datei) bis zum 11.10.2024 an apply.job.24432975@hokifyjob.com Bitte im Betreff der E-Mail die Kennziffer N1998 angeben.

Bei Fragen können Sie sich gerne an uns wenden. Ihre Ansprechperson:

Herr Prof. Dr. Moritz Weber

apply.job.24432975@hokifyjob.com

Tel.: 0681/302-2556

Die Eingruppierung erfolgt je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen in die jeweilige Entgeltgruppe TV-L. Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Sofern Sie einen ausländischen Hochschulabschluss erlangt haben, wird vor der Einstellung ein Nachweis über die Gleichwertigkeit dieses Abschlusses mit einem deutschen Abschluss durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) benötigt. Bitte beantragen Sie diesen ggf. rechtzeitig. Nähere Informationen finden Sie unter https://www.kmk.org/zeugnisbewertung

Kosten für die Teilnahme an einem Vorstellungsgespräch bei der Universität des Saarlandes können, ebenso, wie Kosten für eine etwaige Zeugnisbewertung der ZAB, grundsätzlich leider nicht erstattet werden.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die Universität des Saarlandes strebt nach Maßgabe ihres Gleichstellungsplanes eine Erhöhung des Anteils von Frauen an. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Universität des Saarlandes (UdS) übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der UdS zur Kenntnis genommen haben.