Mitarbeiter:in - Verwaltung (m/w/d)

Wir, die Internate im Landkreis Gotha GmbH, betreiben im Kreisgebiet Gotha seit fast 2 Jahrzehnten ein Schul- und ein Berufsschulinternat sowie die Gemeinschaftsunterkünfte für Geflüchtete. Zur Verstärkung unseres Teams an verantwortungsvoller Schnittstelle suchen wir ab dem 16.10.2024, gegebenenfalls früher, eine:n

Mitarbeiter:in - Verwaltung (m/w/d)

mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 bis 30 Stunden.

Als Teil unseres Teams in unserer Geschäftsstelle in Waltershausen suchen wir eine:n engagierte:n Mitarbeiter:in, die Freude am Organisieren und Führen des Sekretariats hat und das Team bei Verwaltungsaufgaben, Personalangelegenheiten und weiteren Bürotätigkeiten unterstützt.

Folgende Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• allgemeine Verwaltungstätigkeiten, insbesondere Management des Sekretariats, Terminkoordination und organisatorische Terminvorbereitung;
• Registratur von Postein- und Postausgängen, Führen und Pflegen von Wiedervorlagen, Schriftgutverwaltung;
• Bearbeitung von Haushaltsangelegenheiten, z.B. Kassenwesen;
• Schaffung eines professionellen Umfelds für die Büroabläufe in der ILG-Verwaltung und Mitwirkung bei der Optimierung betriebsinterner Abläufe;
• Vorbereitung von Schriftstücken und Entscheidungsvorlagen;
• Mitwirkung bei Beschaffungsvorgängen nach Vergaberecht;
• Unterstützung bei der Pflege der Urlaubs- und Arbeitszeitkonten, bei der Fortbildungsplanung sowie bei der Umsetzung von Angelegenheiten des betrieblichen Daten-, Arbeits- und Gesundheitsschutzes;
• Mitwirkung bei der vorbereitenden Datenverarbeitung zur Lohnbuchhaltung;
• Aktualisierung / Pflege der Internetpräsenz.

Was uns überzeugt?

• Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation oder Büromanagement, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Bürokaufmann/Bürokauffrau, Verwaltungs- oder Rechtsanwaltsfachangestellte:r oder eine andere entsprechend vergleichbare Ausbildung;
• Sie sind ein Organisationstalent mit ausgeprägter Serviceorientierung und hohem Qualitätsanspruch;
• Sie entwickeln gern eigene Ideen zur Verbesserung und sind auch bereit diese aktivi einzubringen, um administrative Prozesse aktiv und kreativ mitzugestalten;
• eigenständige, strukturierte und kooperative Arbeitsweise sowie sicheres Auftreten;
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen;
• sicherer Umfang mit moderner Standardsoftware (MS-Office).

Wir bieten Ihnen:

• ein leistungsgerechtes Einkommen mit betrieblicher Altersvorsorge;
• die Integration in ein motiviertes Team eines kommunalen Sozialunternehmens;
• eine abwechslungsreiche und herausfordernde Tätigkeit;
• regelmäßige Fortbildungsangebote intern und extern.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 25 - 30 Stunden. Die Anstellung erfolgt unbefristet.

Ihre Bewerbung mit ausführlichen Unterlagen inklusiver einschlägiger Abschluss- und Arbeitszeugnisse (nur Kopien) richten Sie bitte an die:

Internate im Landkreis Gotha GmbH oder per Mail an: apply.job.24352290@hokifyjob.com

-Personalabteilung-

Robert-Koch-Str. 1a

99880 Waltershausen

Für Rückfragen erreichen Sie uns telefonisch unter: 03622 / 20 84 411 oder per E-Mail unter: apply.job.24352290@hokifyjob.com

Hinweis: Wir freuen uns über Ihre "analoge" Bewerbung. Beachten Sie bitte, dass uns per E-Mail eingehende Bewerbungen wegen automatisierter Filterregeln zur Virenabwehr unter Umständen nicht oder zu spät erreichen. Dateianhänge im "ZIP-Format" sowie Dateiformate die "Makros" enthalten, werden aus Sicherheitsgründen nicht geöffnet.

Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass Reisekosten durch die Internate im Landkreis Gotha GmbH nicht erstattet werden können.

Datenschutz bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren

Die Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten erfolgt im Rahmen des Bewerbungsverfahrens auf der Grundlage in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.ilg-internate.de/datenschutz.htm

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen und die in diesem Zusammenhang übermittelten personenbezogenen Daten nicht berücksichtigter Bewerber:innen in Übereinstimmung mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (DGSVO) ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines frankierten Rückumschlages.

Waltershausen, 11.09.2024

Philip Gruner

Geschäftsfüher