Assistenz der Fachbereichsleitung 1 •Zentrale Dienste und Finanzen

Das Amt Zarrentin ist ein Zusammenschluss der Stadt Zarrentin am Schaalsee und den Gemeinden Gallin, Vellahn, Kogel, Lüttow-Valluhn mit insgesamt ca. 10.000 Einwohnerinnen und Einwohner. Das im Nordwesten des Landkreises Ludwigslust-Parchim gelegene Amt ist ein innovativer und attraktiver Ort mit zukunftsfähigen Projekten in den Bereichen Wirtschaft, Naturschutz und Verwaltung. Gerade in der Verbindung aus Alt und Neu liegt die Attraktivität des Amtes.

In der Amtsverwaltung Zarrentin ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Assistenz der Fachbereichsleitung 1 -

Zentrale Dienste und Finanzen (m/w/d)

zu besetzen.

Die zu besetzende Stelle ist im Stellenplan mit der Entgeltgruppe 6 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) ausgewiesen.

Das Amt wird durch den ehrenamtlichen Amtsvorsteher und die Leitende Verwaltungsbeamtin nach den Grundsätzen des Amtsausschusses geführt. Das Amt besteht aus zwei Fachbereichen und einer Stabsstelle. Dem Fachbereich 1 „Zentrale Dienste und Finanzen“ sind die Teams „Zentrale Dienste“, „Haushalt und Buchhaltung“ und „Steuern und Zahlungsabwicklung“ zugeordnet. Dem Fachbereich 2 „Bau und Bürgerdienste“ sind die Teams „Bürgerdienste“, „Ordnung und Sicherheit“, „Stadtentwicklung und Bauen“ und „Gebäude- und Liegenschaftsmanagement“ zugeordnet. Die Stabsstelle nimmt Aufgaben im Rahmen des Energiemanagements, der Wirtschaftsförderung und der Beteiligungssteuerung wahr. Dem Amt gehören derzeit ca. 70 Beschäftigte an.

Bei der Assistenz der Fachbereichsleitung 1 handelt es sich um eine unbefristete Vollzeitstelle (39 Wochenstunden). Eine Beschäftigung in Teilzeit ist möglich.

Ihr Aufgabengebiet umfasst u.a. die

• Unterstützung der Leitenden Verwaltungsbeamtin und der Fachbereichsleitung 1 bei der Terminkoordination und der Zuordnung der analogen und digitalen Post,

• Assistenzaufgaben für die ehrenamtlichen Bürgermeisterinnen und Bürgermeister,

• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Veranstaltungen einschließlich der Organisation der Gastronomie, der Räumlichkeiten und der Gästebetreuung,

• Organisation, Teilnahme und Protokollierung von Dienstbesprechungen und Sitzungen politischer Gremien,

• Koordination von internen Prozessen innerhalb des Fachbereichs einschließlich der Wiedervorlagen- und Fristenüberwachung sowie die Zusammenstellung von Unterlagen und Vorgangsakten,

• Durchführung von Recherchearbeiten und das Erstellen von Schriftstücken innerhalb des Fachbereichs,

• Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial und Fachliteratur innerhalb des Fachbereichs,

• Organisation von Ehrungen und Jubiläen und

• die Vertretung der Assistenz der Fachbereichsleitung 2.

Wir bieten Ihnen

• einen abwechslungsreichen, verantwortungsvollen Arbeitsplatz an einem attraktiven Standort,

• eine Eingruppierung nach den Vorschriften des TVöD-VKA mit allen üblichen Sozialleistungen,

• die Möglichkeit der Telearbeit, soweit es die betrieblichen Erfordernisse zulassen,

• flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie,

• eine kollegiale und freundliche Atmosphäre in einem Amt mit engagierten Mitarbeitenden und

• regelmäßige Möglichkeiten zur kontinuierlichen fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.

Unser Anforderungsprofil

Sie verfügen über

• eine abgeschlossene Berufsausbildung zurm Verwaltungsfachangestellten oder in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf (z.B. Kauffraumann für Büromanagement) bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten,

• gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen Office-Produkten (Outlook, Word, Excel, PowerPoint),

• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Grundkenntnisse im allgemeinen Verwaltungsrecht und

• den Führerschein der Klasse B und sind bereit, den eigenen PKW für dienstliche Zwecke zu benutzen.

Sie sind bereit, sich mit den internen Arbeits- und Dienstanweisungen sowie den wesentlichen Arbeitsabläufen vertraut zu machen und sich fehlendes Wissen durch entsprechende Fortbildungen anzueignen.

Als Bindeglied zwischen der Politik, den Fachbereichs- und Teamleitungen tragen Sie durch Ihre Einsatzbereitschaft und Entscheidungsfreude wesentlich zu einem reibungslosen Dienstbetrieb bei. Die Amtsverwaltung sucht eine qualifizierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die das Amt Zarrentin durch Ihr Engagement und Ihr Auftreten bei den verschiedenen Aufgaben unterstützt. Erwartet wird die Bereitschaft und Fähigkeit zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit den ehrenamtlichen Bürgermeisterinnen bzw. Bürgermeistern und der Leitungsebene des Amtes.

Eine Änderung der oben dargestellten Aufgaben bleibt vorbehalten.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, lückenloser tabellarischer Lebenslauf, Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien, qualifizierte Arbeitszeugnisse, Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in Ihre Personalakte unter Angabe der personalaktenführenden Stelle (nur bei Beschäftigten des öffentlichen Dienstes)) vorzugsweise per E-Mail bis zum 23.09.2024 an

Amt Zarrentin - Amtsverwaltung

Team Zentrale Dienste

Kirchplatz 8

19246 Zarrentin am Schaalsee

E-Mail: apply.job.24342431@hokifyjob.comapply.job.24342431@hokifyjob.com

Bitte sehen Sie möglichst von einer Papierbewerbung ab. Die Rücksendung von postalisch eingegangenen Bewerbungsunterlagen kann nur gegen Beifügung eines ausreichend frankierten Rückumschlages erfolgen.

Nach diesem Zeitpunkt eingehende Bewerbungen werden im Bewerbungsverfahren nicht berücksichtigt.

Die Auswahl erfolgt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Frauen nach Bundesgleichstellungsgesetz, schwerbehinderte Menschen - auch Gleichgestellte - nach Maßgabe des

§ 2 Sozialgesetzbuch - Neuntes Buch (SGB IX) bevorzugt berücksichtigt. Zur angemessenen Berücksichtigung einer Schwerbehinderung bitten wir Sie, einen Nachweis über die Schwerbehinderung/Gleichstellung den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

Gerne stehen Ihnen Frau Dietz oder Herr Wallis unter den Telefonnummern 038851/838-200 oder 038851/838-101 für Fragen zur Verfügung.

Es wird darauf hingewiesen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung gleichzeitig Ihr Einverständnis zur elektronischen Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens erteilen. Die Verarbeitung der erhobenen Daten erfolgt nach den Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren gemäß Art. 13 Abs. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unter [https://www.amt-zarrentin.de/portal/seiten/stellenausschreibungen-900000014-29120.html](https://www.amt-zarrentin.de/portal/seiten/stellenausschreibungen-900000014-29120.html).