Sachbearbeitung mit Teamassistenz für Gremiensitzungen und Bau-Ausschüsse (m/w/d) Teilzeit

Sachbearbeitung mit Teamassistenz für Gremiensitzungen und Bau-Ausschüsse (m/w/d)

für das Referat 13 - Kreiseigener Hoch-und Tiefbau

in Teilzeit mit 16 Wochenstunden.

Der kreiseigene Hoch- und Tiefbau verantwortet im Auftrag des Kreistags ein Bauvolumen von ca. 30Mio€ im Jahr. Als öffentlicher Auftraggeber betreuen wir in einem Team aus Architekten, Ingenieuren und Verwaltungsspezialisten spannende Bauvorhaben der öffentlichen Hand, wie z.B. die weiterführenden Schulen des Landkreises.

IHRE AUFGABEN

• Vorbereitung von Besprechungen und Gremiensitzungen
• Vor -und Nachbereitung, sowie das Führen von Protokollen
• Sitzungsdienst
• Unterstützung bei Presseanfragen und Anfragen der Politik
• Unterstützung der Leitung im Bereich Organisation und Projektkoordination
• Vorzimmertätigkeiten wie z.B. Postein- und ausgang, Telefondienst, Terminkoordination, Büromaterialverwaltung
• Büroorganisation und -kommunikation als Teamassistenz der Projektteams im Hochbau
• Mitwirkung bei Submissionen
• Bearbeitung aller anfallenden Rechnungsvorgänge über das EDV-Programm NewSystem Kommunal
• Pressespiegel erstellen (relevante Zeitungsartikel verteilen)
• Redaktion und Organisation der Datenbank Wissen und Bibliothek

IHR PROFIL

• Verwaltungsfachkraft (BL1) oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation mit der Wahlqualifikation 9 und 10, oder eine abgeschlossene 3-jährige Büroausbildung und 20 Jahre öffentlicher Dienst
• selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, sowie Teamfähigkeit
• Kenntnisse im Umgang mit der allgemeinen Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) und die Bereitschaft zur Einarbeitung in hausinterne bzw. referatsinterne Anwenderprogramme (wie z. B. NewSystem Kommunal, ZeusX, Session)
• Erfahren in der Organisation, idealerweise in der Sitzungsbetreuung
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1)
• freundliches und sicheres Auftreten

UNSER ANGEBOT

• Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TVöD VKA
• Jahressonderzahlungen lt. Tabelle
• Zahlung der Großraum- und (optional) Kinderzulage
• 30 Tage Urlaub
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

WIR BIETEN ZUSÄTZLICH

• außerdem bieten wir umfangreiche Sozialleistungen wie eigene Kinderferienbetreuung, mobiles Arbeiten, wo möglich, Betriebssport, ÖPNV-Zuschuss, Betriebsrente

Nur im Haupthaus: eigene Kantine, Parkhaus mit kostenloser E-Ladesäule

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und Inklusion. Schwerbehinderte Personen und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).

Ihr Ansprechpartner im Fachbereich:

Frau Ellmann, Tel. 08141/519 729

Frau Stannecker, Tel. 08141/519 437

Bewerbungen bis zum 06.10.2024 bitte ausschließlich über unser digitales Bewerberportal.

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Diese Ausschreibung wird betreut von:

Frau Beyerlein

Tel . 08141/519 7826

E-Mail: apply.job.24334366@hokifyjob.com

Referenz-Nr.: 2024/13-1/128

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