Zentrum für technologiegestützte Bildung

An der Helmut-Schmidt-Universität / Universität der Bundeswehr Hamburg (HSU/UniBw H), Zentrum für technologiegestützte Bildung (ZtB; Prof. Dr. phil. habil. Schulz), ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines

Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmannes (m/w/d)

(Entgeltgruppe 8 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD); 39 Stunden wöchentlich)

befristet bis zum 31.12.2026 zu besetzen.

Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt im Rahmen des Projektes „Kompetenzen für die digitale Arbeitswelt – Ertüchtigung zur Digitalisierung“ als Teil des durch das Konjunkturprogramm der Bundesregierung zur Überwindung der COVID-19-Krise geförderten Zentrums für Digitalisierungs- und Technologieforschung (dtec.bw).

Aufgabengebiet:

• Planung, Organisation und Dokumentation der begleitenden Fachausstellung des (Aus)Bildungskongresses der Bundeswehr einschl. hybrider (teilvirtueller) Anteile unter Berücksichtigung fachlich-inhaltlicher, hochschul- und organisationspolitischer sowie kommunikationsstrategischer Vorgaben der Projekt- und Institutsleitung
• Akquise, Beratung und Betreuung der Ausstellenden der Fachausstellung einschließlich Durchführung von Workshops, Vor-Ort-Begehungen sowie virtuellen Meetings unter regelmäßiger, fristgebundener Bereitstellung und Einholung von Informationen
• Mitwirkung an der Personalbedarfsplanung der Fachausstellung auf Grundlage eines Prozessmodells sowie Zuarbeit zur Einbindung universitätsinterner und universitätsexterner Instanzen
• Planung und Organisation von Material- und Cateringbedarfen für die Fachausstellung unter Berücksichtigung haushaltsrechtlicher und administrativer Vorgaben und in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ZtB
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung des Gesamtkonzepts für den (Aus)Bildungskongress der Bundeswehr in Abstimmung mit der Projektleitung und der Leitung ZtB
• Organisatorische Planung, Durchführungsunterstützung und Nachbereitung von projektbezogenen Veranstaltungen des ZtB (z.B. Workshops, Gremiensitzungen, Fachkonferenzen etc.) an der HSU/UniBw H sowie bei externen Einrichtungen
• Zuarbeit für die jährliche Revision sowie Aktualisierung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Ausstellende der Fachausstellung sowie Kongressteilnehmende unter besonderer Berücksichtigung des hybriden Charakters der Veranstaltung nach Vorgaben der Geschäftsführung ZtB
• Zuarbeit für die projektbezogene Einnahmen-Ausgaben-Kalkulation der Fachausstellung einschließlich Beitrag zu Management und Dokumentation der im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung erforderlichen Beschaffungen sowie Zuarbeit für die Budgetüberwachung nach Vorgaben durch die Geschäftsführung ZtB
• Pflege des Daten- und Informationsstands der Fachausstellung unter Nutzung vorhandener Datenbanksoftware einschließlich Datenaktualisierung und -bereinigung sowie Ticketmanagement nach datenschutzrechtlichen Vorgaben
• Verfassen von Veranstaltungshinweisen zur Veröffentlichung in (nicht-wissenschaftlichen) Fachmedien (Print und Online) einschließlich Monitoring der Umsetzung nach Vorgaben der Projektleitung
• Mitwirkung an der Redaktion des Webauftritts des ZtB, insbesondere Aktualisierung der Inhalte zum (Aus)Bildungskongress der Bundeswehr und anderen Tagungsveranstaltungen, Verfassen projektbezogener Textbeiträge, Aktualisierung von Kontaktdaten und Programmübersichten sowie des Online-Anmeldeportals und des Einstiegsportals zur virtuellen Teilnahme an der Veranstaltung
• Erstellung von Ergebnisprotokollen projektbezogener Besprechungen, Gremiensitzungen und Workshops einschließlich Abstimmung mit allen beteiligten Instanzen

Qualifikationserfordernisse:

• Abgeschlossene Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau / zum Veranstaltungskaufmann oder eine vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung, idealerweise im Kontext des öffentlichen Dienstes
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (z. B. Microsoft Office)

Darüber hinaus erwünscht:

• Erfahrung im Veranstaltungsmanagement, auch von virtuellen / hybriden Veranstaltungen an der Schnittstelle fachlicher und administrativer Prozesse
• Kenntnisse und Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement unter den Bedingungen des öffentlichen Dienstes einschl. der damit verbundenen rechtlichen Auflagen
• Praktische Anwendungserfahrungen mit innovativen, digitalen Kommunikations- und Kollaborationsformaten
• Bereitschaft zur kollegialen Zusammenarbeit in heterogenen Teams mit Angehörigen aller Statusgruppen der Universität sowie des Geschäftsbereichs BMVg in präsenten, virtuellen und hybriden Kommunikationsformaten
• Bereitschaft zur Reisetätigkeit, u.a. im Rahmen mehrtägiger Dienstreisen einschließlich inhaltlicher wie organisatorischer Vor- und Nachbereitung sowie zur anlassbezogenen Wochenendarbeit im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen
• Gültige Fahrerlaubnis der Klasse B
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch mit einem Leistungsstand, welcher mindestens dem Sprachniveau B2 des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens entspricht

Was für Sie zählt:

• Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen sowie Projektpartnern in einem gemischten Team an der Schnittstelle von Wissenschaft, Aus-, Fort- und Weiterbildung, Bundeswehr sowie Ministerien auf Bundes- und Landesebene
• Campusatmosphäre und eine gute Infrastruktur
• Vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersversorgung
• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit von Telearbeit und mobilem Arbeiten
• DeutschlandJobTicket mit Arbeitgeberzuschuss bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen
• Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Kinderbetreuungsplatzes in einer campusnah gelegenen Kindertagesstätte bei Vorliegen der notwendigen Voraussetzungen
• Sie profitieren von einer gezielten Personalentwicklung und einem umfangreichen Fort- und Ausbildungsangebot.
• Kostengünstige Verpflegungsmöglichkeit in der Campus-Mensa mit drei Mahlzeiten pro Tag
• Sie haben die Möglichkeit, an Angeboten der betrieblichen Gesundheitsförderung teilzunehmen (Nähere Informationen finden Sie unter: [www.hsu-hh.de/bgm/](https://www.hsu-hh.de/bgm/)).
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten auf dem Campus-Gelände
• Möglichkeit zur Nutzung des bundeswehreigenen Carsharings (Nähere Informationen finden Sie unter: [www.bwcarsharing.de](http://www.bwcarsharing.de))

Auskünfte bei fachlichen Fragen erteilt Ihnen Herr Prof. Dr. phil. habil. Schulz, Tel.: 040- 6541-3000 oder per E-Mail: apply.job.24307003@hokifyjob.comapply.job.24307003@hokifyjob.com

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD i. V. m. dem Teilzeit- und Befristungsgesetz. Die Tätigkeiten entsprechen grundsätzlich der Entgeltgruppe 8. Die Eingruppierung bis in die Entgeltgruppe 8 TVöD erfolgt unter Beachtung des § 12 TVöD im Hinblick auf die tatsächlich nicht nur vorübergehend auszuübenden Tätigkeiten und der Erfüllung der persönlichen bzw. tariflichen Anforderungen (Tätigkeitsmerkmale).

Eine Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

Die Bundeswehr fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und begrüßt deshalb besonders Bewerbungen von Frauen.

Nach Maßgabe des Sozialgesetzbuchs IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes begrüßen wir ausdrücklich Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen; hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung.

Nähere Informationen über die Universität und zum Projekt finden Sie unter der Internetadresse:

[www.hsu-hh.de](http://www.hsu-hh.de) und [www.dtecbw.de/home/forschung/hsu/projekt-kodia/projekt-kodia](http://www.dtecbw.de/home/forschung/hsu/projekt-kodia/projekt-kodia).

Ihre Bewerbung richten Sie bitte mit den üblichen Unterlagen ausschließlich in elektronischer Form (pdf-Datei), unter Nennung der Kennziffer ZtB-0424, bis zum 06.10.2024 an:

apply.job.24307003@hokifyjob.comapply.job.24307003@hokifyjob.com

Hinweis:

Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Bewerbungsverfahrens finden Sie auf der Internetseite [www.hsu-hh.de](http://www.hsu-hh.de) unter der Rubrik "Universität - Karriere - Datenschutzinformationen“.

Ohne Angabe der Kennziffer kann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden und wird aus datenschutzrechtlichen Gründen umgehend gelöscht.