(Junior)-Büroheld / Office Management (m/w/d)

VorredeWir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt gleich zwei Mitarbeiter (m/w/d) zur Unterstützung der täglich anfallenden Bürotätigkeiten unseres Verwaltungsteams: Wo Du mit anpacken kannst

• Das erste Gesicht bzw. die erste Stimme, die Menschen mit zollsoft in Verbindung bringen, bist Du. Du stehst am Empfang an vorderster Front und bist beim Telefon-Service der Erstkontakt, der alle Anrufer zum richtigen Ansprechpartner weiterleitet.
• Du bist unsere interne und externe Brieftaube. Du sorgst dafür, dass die Postein- und -ausgänge zuverlässig bearbeitet werden und kümmerst Dich um die eventuell anfallende Digitalisierung, Nachbearbeitung oder Archivierung von Dokumenten.
• Auch die Bewirtung unserer Gäste steht auf Deiner Aufgabenliste, denn Du sorgst unter anderem dafür, dass unsere Besprechungsräume repräsentativ aussehen und keiner an Hunger leiden muss.
• Uns ist Sauberkeit und Ordnung in unseren Büroräumen und vor allem der Küche sehr wichtig, daher hast Du ein Auge darauf, ob alles an seinem Platz steht und nichts zugemüllt wird. Aber den Besen musst Du in der Regel nicht selbst schwingen, denn dafür haben wir bereits Profis.
• Das Bestellwesen übernimmst Du proaktiv und versorgst Deine Kollegen mit allen Materialen, die sie für die tägliche Arbeit benötigen.
• Manche Aufgaben können wir nicht selbst übernehmen, daher kümmerst Du Dich um die Koordination externer Dienstleister wie Handwerker, damit alles reibungslos läufst.
• Du unterstützt Deine Kollegen der Buchhaltung, indem Du für sie abrechnungsrelevante Zuarbeiten übernimmst.
• Unseren zollsoftis hilfst Du tatkräftig bei ihren Dienstreisen, sprich Du unterstützt bei Reisebuchungen, -umbuchung und sonstigen Themen, damit auf der Reise alles glatt geht.
• Dazu gehört auch das Fuhrparkmanagement (sowohl Miet- als auch Dienstwägen), denn sonst stehen unsere Kollegen irgendwo in der Pampa und kommen nicht weiter.
• Du sorgst dafür, dass der Spruch „Du bist nicht Du, wenn du hungrig bist“ nicht auf Deine Kollegen oder unsere Kunden zutrifft und sie immer mit dem notwendigen Obst, Kaffee oder auch mal Süßigkeiten bestens versorgt sind.
• Nicht nur mit Süßigkeiten und Kaffee machst Du uns glücklich, sondern auch durch tolle unternehmensinterne Veranstaltungen wie unserem Sommerfest und der Weihnachtsfeier, die Du federführend für alle zu einem unvergesslichen Erlebnis machst.
• Du stellst Dein Geschick bei vielfältigen administrativen Tätigkeiten unter Beweis und stellst sicher, dass der Büroalltag aller so angenehm wie möglich verläuft.

Was Du mitbringen solltest

• Im besten Fall verfügst Du über eine kaufmännische oder eine vergleichbare Ausbildung, aber wenn Du als Quereinsteiger bei uns durchstarten willst, geht das auch, jedoch solltest Du die grundsätzlichen Anforderungen und vor allem die notwendige Motivation für diese Position mitbringen.
• Erste Berufserfahrungen mit einer ähnlichen Aufgabenstellung wären für Deine Arbeit bei uns von Vorteil.
• Du bringst eine hohe Affinität für Organisationsprozesse und personalwirtschaftliche Themen mit.
• Dich als Mensch zeichnen Deine schnelle Auffassungsgabe und Dein hohes Maß an Einsatzbereitschaft aus.
• Du hast Lust darauf, in einem kleinen Team zu arbeiten und selbständig und proaktiv eigene Ideen einzubringen.
• MS-Office beherrschst Du sicher und lässt Dich auch nicht aus der Ruhe bringen, wenn WORD, EXCEL und Co nicht sofort das tun, was Du von ihnen verlangst.
• Leider ist bei dieser Position keine ausschließliche Tätigkeit im Home-Office möglich, da Du vor Ort von Deinen Kollegen gebraucht wirst. Jedoch ist es kein Problem, wenn Du vielleicht nur in Teilzeit arbeiten möchtest.

Warum wir?Bei uns herrscht auch nach 10 Jahren noch eine Startup-Atmosphäre mit den üblichen Perks wie Obst und Getränken, Relax-Raum, kostenloser Nutzung mehrerer Fitness-Studios in Jena (und bald auch darüber hinaus) sowie (Online-)Kursen bei uns im Büro (z.B. Yoga, Rücken-, Faszientraining). Je nach Einsatzgebiet (und das sind mindestens 75% aller Unternehmensbereiche) bieten wir unseren neuen und alten Kollegen flexible Arbeitszeiten und Home Office an und wollen auch Post-Corona damit nicht aufhören. Vor allem aber sind wir ein eng zusammenhaltendes Team mit Kooperations- statt Wettbewerbs-Atmosphäre. Außerhalb der Arbeit organisieren wir Events wie Beachvolleyball im Sommer, Grillfeste, Kochabende oder Paddeltouren.

Deine Vorteile bei uns:

• Super Team
• Flache Hierarchien
• Job Crafting/Flexible Arbeitsplatzgestaltung
• Flexible Arbeitszeiten
• Weiterentwicklung
• Home Office/Mobiles Arbeiten
• Team Events
• Betriebliche Altersvorsorge
• Förderung der physischen und psychischen Gesundheit
• Obst und Getränke
• Dienstradleasing/Jobrad
• Mitarbeiterrabatte

Überzeugt? Dann bewirb Dich jetzt bei uns!Lade Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und der relevanten Zeugnisse (Schul-, Ausbildungs-, Uni- und Arbeitszeugnisse) ganz einfach online auf unserer Homepage hoch. Sobald Deine Bewerbung bei uns angekommen bist, erhältst Du eine automatisch Bestätigung per Mail.

Du hast noch Fragen? Dann wende Dich ganz einfach an unsere Personalabteilung. Juliane und Sabrina stehen Dir gerne bei Rückfragen zur Verfügung. Du erreichst sie unter apply.job.24301594@hokifyjob.com Weitere Informationen findest du auch auf unserer Website.

Über unsWir sind ein innovatives, kreatives und nicht mehr ganz so junges Familienunternehmen mit Sitz unweit des Paradieses in Jena. Gemeinsam als Team entwickeln wir tomedo®, unsere rasant wachsenden Apple-basierten Software für Arztpraxen, die in unabhängigen Umfragen die höchste Kundenzufriedenheit erzielte, immer weiter.

Flache Hierarchien und ein kommunikatives Miteinander geben Deiner Kreativität und Deinen Ideen Spielraum zur Mitgestaltung spannender Projekte. Home Office und flexible Arbeitszeiten geben Dir außerdem die Chance, Deinen Alltag ganz nach Deinen Vorstellungen zu gestalten. Wir bieten Dir die Chance, Dich weiterzuen