Mitarbeiter:in Science Coordination (m/w/d) (Elternzeitvertretung, befristet auf 2 Jahre)

Das CISPA Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit ist eine Großforschungseinrichtung des Bundes innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft. Die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler erforschen die Informationssicherheit in all ihren Facetten. Sie betreiben modernste Grundlagenforschung sowie innovative anwendungsorientierte Forschung und arbeiten an drängenden Herausforderungen der Cybersicherheit, der Künstlichen Intelligenz und des Datenschutzes. CISPA-Forschungsergebnisse finden Einzug in industrielle Anwendungen und Produkte, die weltweit verfügbar sind. Damit stärkt das CISPA die Konkurrenzfähigkeit Deutschlands und Europas. Es fördert außerdem Talente und ist eine Kaderschmiede für hervorragend ausgebildete Fach- und Führungskräfte für die Wirtschaft. So trägt das CISPA sein Know-how auch in die Zukunft.

Die Abteilung Science and Project Coordination ist dem Bereich Planning and Coordination zugeordnet und gliedert sich in die Unterabteilungen Project Coordination und Science Coordination. Die Unterabteilung Science Coordination fokussiert sich auf den Aufbau und die Ausgestaltung einer kompetenten, handlungswirksamen und proaktiven Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung, die mit den Inhaltsbereichen sowie mit den besonderen Bedarfen beider Fachgebiete tiefgreifend vertraut ist. Sie nimmt somit eine Position von zentraler Bedeutung für das wachsende Forschungszentrum ein und interagiert in besonderer Art und Weise mit allen Bereichen am CISPA.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet

• Betreuung einer kompetenten, handlungswirksamen und proaktiven Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung:
• Bindeglied und Kommunikationsschnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung auf diversen Kanälen, z.B. Vermittlung thematischpassender Ansprechpartner und Bereitstellung relevanter Hintergrundinformationen; Unterstützung durch Info-Mails, Wiki-Artikel, Informations-Meetings etc.
• Proaktive Identifizierung von Synergien aber auch von Risiken und Hindernissen in der Zusammenarbeit sowie von spezifischen Schnittstellenproblematiken; Erarbeitung von Lösungsansätzen und Handlungsempfehlungen.
• Eigenständige Entwicklung und Implementierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und Effizienz.
• Prozess-Begleitung, Monitoring und Initiierung an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung:
• Eigenständige Initiierung von neuen Schnittstellenprozessen, die auf Basis der kontinuierlichen Erfassung von Synergien und Optimierungsbedarf erarbeitet werden sowie Unterstützung und Beratung bei der Gestaltung und der Umsetzung von Prozessen an der Schnittstelle von Wissenschaft und Verwaltung und bei prozessbezogenen Optimierungen und Risikoanalysen.
• Überwachung und Bewertung bestehender Prozesse an der Schnittstelle zur Identifikation von Problemen, Optimierungsbedarfen sowie zur kontinuierlichen Verbesserung der allgemeinen, alltäglichen Zusammenarbeit; z.B. durch Gespräche, Dokumentensichtung und Abteilungspraktika.
• Organisation und umfassende inhaltliche Betreuung etablierter Austausch- und Meetingformate mit strategisch-wissenschaftlichem Fokus:
• z.B. Faculty Meeting, Faculty Retreat, Infrastructure Board, Research Facilitation and Communication Meeting.
• Bedarfsgerechte Entwicklung eventueller weiterer Formate im Laufe des fortschreitenden Zentrumswachstums.
• Unterstützung der Schnittstelle Wissenschaft/Verwaltung mit dem Schwerpunkt Beschaffungen und Vergabeverfahren:
• Eigenständige, inhaltliche Beurteilung der Notwendigkeit und Angemessenheit von Vergabe-Tickets (De-minimis Requests, Purchase Requests, Events, Online-Konferenzen).
• Überprüfung der formalen Vorgaben von Beschaffungsanfragen.
• Bereitstellung von Beratung und Unterstützung für die Wissenschaft bei der Vorbereitung von Vergabeverfahren und der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen.

Ihr Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossenes, wissenschaftliches Hochschulstudium, z. B. im Bereich Innovations- oder Wissenschaftsmanagement, Psychologie, BWL, International Management, Wirtschaftsinformatik, Kommunikationswissenschaften oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrungen im Wissenschaftssektor von Vorteil.
• Mehrjährige Erfahrung in vergleichbaren Positionen von Vorteil.
• Kenntnisse im Bereich Change-Management.
• Kenntnisse zum öffentlichen Beschaffungswesen (incl. Vergaberecht).
• Vertiefte Kenntnisse und Erfahrungen mit Prozessmanagement.
• Kenntnisse der Geschäftsprozessmodellierung.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Motivation, sich gleichermaßen tiefgreifend in die besonderen Bedarfe und Anforderungen der Bereiche Wissenschaft und Verwaltung einzuarbeiten und die Herausforderungen an der Schnittstelle zu verstehen.
• Besonderes Interesse an der Welt der Wissenschaft und den Bedingungen für erfolgreiche Forschungsförderung.
• Konstruktive, lösungsorientierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise.
• Problemlösekompetenz, Kreativität und ausgeprägte organisatorische wie koordinative Fähigkeiten.
• Offenes, empathisches, kommunikatives, freundliches und interessiertes Auftreten.
• Strategisches Denkvermögen sowie die Fähigkeit, kompetent mit leitenden Personen in Wissenschaft und Verwaltung gleichermaßen über organisatorische wie inhaltliche Themen zu diskutieren.
• Fähigkeit zur Vermittlung zwischen verschiedenen Parteien sowie zur Etablierung und Förderung effizienter Arbeitsweisen.

Was wir bieten

• Eine spannende und herausfordernde Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum in einer Forschungseinrichtung, die die Zukunftsthemen im Bereich der Informationssicherheit in einem wissenschaftlichen und zugleich stark international geprägten Umfeld bearbeitet
• Für uns sind die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie Chancengleichheit fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher sind alle Stellen grundsätzlich auch für Teilzeit geeignet.
• Die Vergütung und sozialen Leistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bei Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen erfolgt die Eingruppierung in der Entgeltgruppe E12-13
• Da es sich um eine Elternzeitvertretung handelt, ist die Stelle vorerst auf zwei Jahre befristet. Eine Verlängerung der Zusammenarbeit über diesen Zeitraum hinaus ist je nach Situation und Entwicklung des CISPA nicht ausgeschlossen.
• Auf Wunsch sind bis zu zwei Tage Homeoffice pro Woche möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen
• DeutschlandJobticket
• Soziale und teambildende Aktivitäten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Ist das Interesse geweckt?

Wenn Sie diese herausfordernde Aufgabe reizt, reichen Sie bitte Ihre Bewerbung mit den üblichen vollständigen Unterlagen ausschließlich über unser Bewerberportal ein.

Bei Fragen bezüglich Ihrer Bewerbung wenden Sie sich gerne an unser [Application apply.job.24285397@hokifyjob.com Team.

Für inhaltliche Fragen bezüglich der Stelle steht Ihnen [Christoph apply.job.24285397@hokifyjob.com per E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung.