Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

Geschäftszeichen: 11.1/2/53/2024

Für das Kreisjugendamt – mit Sitz in Gelnhausen - suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für 2 Jahre, eine

Assistenz (m/w/d)

der Amts- und Abteilungsleitung

Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs sowie Sitzungsgelder)
• Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen
• Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern)
• Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
• Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten)
• Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
• Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung

Das Stellenprofil erfordert:

• Eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. einen vergleichbaren Ausbildungsabschluss im öffentlichen Sektor oder eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Nachgewiesene, einschlägige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
• Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
• Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
• Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
• Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
• Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Unser Angebot:

• Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre
• Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich
• Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
• Betriebliche Altersvorsorge
• Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine

Ihr Kontakt:

Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung.

Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: [www.mkk.de](http://www.mkk.de)

Bewerbungsfrist: 04.08.2024

Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal (karriere.mkk.de). Bewerbungen per Mail an apply.job.21965943@hokifyjob.comapply.job.21965943@hokifyjob.com sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden – auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/53/2024 an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 – Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.