Direktions- und Institutssekretariat (d/m/w)

[Das Leibniz-Zentrum Moderner Orient (ZMO)](https://www.zmo.de/fileadmin/user_upload/Ausschreibung_Sekretariat_ab_Nov_24.pdf) ist die einzige Forschungseinrichtung Deutschlands, die sich interdisziplinär und in historisch vergleichender Perspektive mit dem Nahen Osten, Afrika, Eurasien, Süd- und Südostasien befasst. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Interaktion überwiegend muslimisch geprägter Gesellschaften untereinander sowie deren Beziehungen mit den nicht-islamischen Nachbarregionen. Das ZMO ist eines von drei in den Geisteswissenschaftlichen Zentren Berlin (GWZ) zusammengeschlossenen Zentren der Leibniz-Gemeinschaft. Mit derzeit knapp 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an zwei Standorten in Berlin gehören die GWZ zu den führenden außeruniversitären Einrichtungen auf dem Gebiet der Geisteswissenschaften.

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie organisieren das Sekretariat eigenverantwortlich und unterstützen die Direktorin des Instituts bei den alltäglichen Aufgaben am ZMO
• Sie kümmern sich um die Telefon- und Emailkorrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Termin- und Arbeitsplatzkoordination, und pflegen die Adressdatenbank
• Sie bilden die Kommunikationsschnittstelle zwischen ZMO und Verwaltung (Geisteswissenschaftliche Zentren Berlin e.V.)
• Sie sind zuständig für die vorbereitende Buchhaltung, Veranstaltungsabrechnung, Dienstreiseanträge und -abrechnungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen; und Sie unterstützen den Referenten der Direktorin beim Finanzmonitoring
• Sie übernehmen die administrative Koordination von Bewerbungsprozessen (Kommunikation, Aufbereitung der Bewerbungen, Terminkoordination)
• Sie bereiten Einstellungs- und Stipendienanträge in Absprache mit der Direktion und den Gruppenleiter*innen sowie der Personalabteilung der Verwaltung vor

Was Sie mitbringen sollten

• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich), weitere Sprachkenntnisse willkommen
• Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss oder einschlägige kaufmännische Ausbildung mit Spezialisierung Office-Management/Assistenz & Sekretariat
• Drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• Kenntnis gängiger Office-Anwendungen
• Teamgeist und strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Begeisterung für ein sehr internationales, geisteswissenschaftliches Arbeitsumfeld

Bei uns erwartet Sie

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit für ein renommiertes wissenschaftliches Forschungsinstitut
• Ein kollegiales, kompetentes Team und ein internationales Arbeitsumfeld
• Eine Vergütung nach dem TVöD Bund je nach Qualifikation bis zu E9c
• Die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Eine zunächst für zwei Jahre befristete Tätigkeit in Vollzeit (39 Stunden pro Woche), mit Option auf Entfristung
• Planbare, familienfreundliche Arbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr plus dienstfrei am 24. und 31. Dezember
• Zuschuss zum Jobticket
• Ein Arbeitsplatz in einem denkmalgeschützten Gebäude mit Garten in Berlin-Nikolassee
• Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung

Beginn: 1.11.2024, zunächst für 2 Jahre befristet

Wir bitten um Ihre Bewerbungen in elektronischer Form in einer pdf-Datei bis zum 28.7.2024 an zmo(at)zmo.de. Interviews finden voraussichtlich in der 32. KW statt.