Fremdsprachensekretär:in (m/w/d)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie, Institut für Soziologie ist ab dem 1. September 2024 oben genannte Stelle zu besetzen.

Der/die Stelleninhaber:in wird sich an der Verwaltung des Instituts für Soziologie beteiligen. Das Institut befindet sich in einer Phase der Neuausrichtung hinsichtlich Schwerpunkten in Computational Social Science, einer zunehmenden Digitalisierung der Lehre sowie der Ausweitung teilweise automatisierbarer administrativer Abläufe im Zuge der fakultären Selbstverwaltung. Kenntnisse und Fähigkeiten, die diese Neuausrichtung unterstützen, sind daher besonders gesucht.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 100% einer Vollbeschäftigung (alternativ zwei Stellen mit 50% einer Vollbeschäftigung besetzbar)
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 7 TV-L

Aufgaben

• administrative Unterstützung der Studiengangsleitung und des Prüfungsausschusses bei der Neuausrichtung und Digitalisierung der Bachelor- und Masterstudiengänge im Fach Soziologie
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Unterstützung bei der Einrichtung und Ausweitung automatisierter administrativer Abläufe am Institut
• Studienzugangsorganisation (Mithilfe bei Werbung, Auswahl und Qualitätsmanagement)
• Planung, Kalkulation und Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
• Vorbereitung und Anweisung von Abrechnungen, Bearbeitungen von Beschaffungsvorgängen, Inventarisierung
• Planung und Administration von Dienstreisen und Gastaufenthalten unter Beachtung reisekostenrechtlicher Vorschriften
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge, insbesondere Einstellungsanträge für wissenschaftliches Personal sowie studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte, Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge
• Onboarding neuer Mitarbeitender und Betreuung externer Lehrender
• Pflege der Homepage in deutscher und englischer Sprache
• Korrespondenz mit internationalen Projektpartner:innen, Betreuung und Unterstützung von ausländischen Gästen
• Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation (z.B. Gastvorträge, internationale Workshops und Konferenzen)
• Korrektur von Fachtexten in deutscher und englischer Sprache

Voraussetzungen

• einschlägiger berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse und Erfahrungen im Haushaltswesen
• Erfahrungen in universitätsinternen Verwaltungsabläufen
• Kenntnisse der relevanten Studiengangs- und Prüfungsordnungen bzw. die Bereitschaft, diese kurzfristig zu erwerben
• sehr gute Kenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Office-EDV-Systeme, insbesondere Windows, Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint), Adobe Acrobat
• gute EDV-Kenntnisse, z. B. Content-Management-Systeme (insbesondere TYPO3) und Studienmanagementsysteme (AlmaWeb)
• interkulturelle Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Arbeitserfahrungen in einem internationalen Umfeld sind erwünscht
• organisatorische Fähigkeiten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
• soziale Kompetenz und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit Mitarbeitenden und Studierenden der Universität sowie Externen

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 126/2024 bis 31. Juli 2024 an: Universität Leipzig, Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie, Frau Dekanin Prof. Dr. Astrid Lorenz, Beethovenstraße 15, 04107 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per apply.job.21924686@hokifyjob.com "E-Mail senden an apply.job.21924686@hokifyjob.com senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen kraft SGB IX von Gesetzes wegen Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.