BBK-2024-068: Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Leitungsstab

Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Das Präsidialbüro (perspektivisch der Leitungsstab) unterstützt unmittelbar die Leitung des BBK und übernimmt koordinierende, öffentlichkeitswirksame und strategische Aufgaben. Die Tätigkeiten sind verantwortungsvoll und abwechslungsreich. Das Team des Präsidialbüros ist in drei Sachgebieten organisiert: „Strategie, Strategisches Controlling und Change Management“, „Medienarbeit“ und „Leitungsunterstützung“. Für letzteres möchten wir Sie gerne gewinnen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Bürosachbearbeiterin/einen Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Leitungsstab

Entgeltgruppe E 9aTVöD (Bund)

am Dienstort Berlin.

Ihre Aufgaben

▪       Terminmanagement – Sie organisieren, planen und bereiten Termine der Behördenleitung mit politischen Vertretern auf Landes- wie auf Bundesebene vor. Hierbei stimmen Sie sich eng mit den Abteilungsleitungen und Referenten der einzelnen Fachabteilungen ab.

▪       Veranstaltungsmanagement – Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung diverser Veranstaltungsformate der Berliner Repräsentanz des BBK. Hierzu gehört auch der Aufbau und die fortlaufende Pflege einer belastbaren Adress- und Kontaktdatenbank.

▪       Texte – Sie erstellen Grußschreiben und Antwortentwürfe. Ebenso erarbeiten und aktualisieren Sie diverse Vorbereitungsunterlagen für die Behördenleitung, die im internen und externen Zusammenhang zum Einsatz kommen.

▪       Qualitätssicherung – Sie prüfen diverse Korrespondenz und Produkte der Kolleginnen und Kollegen des Leitungsstabs und weisen auf Korrekturbedarf hin.

Ihr Profil[]()

▪       Sie verfügen über eine dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z.B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.

▪       Sie können mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation vorweisen. Idealerweise gehörte in diesem Kontext auch die Veranstaltungsbetreuung wie auch Nachbereitung zu Ihrem Tätigkeitsfeld.

▪       Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.

▪       Sehr gute Kenntnisse in allen MS-Office-Programmen setzen wir voraus.

▪       Es fällt Ihnen leicht, sich rasch auf unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse einzustellen.

▪       Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick und Diskretion aus und haben Freude daran, in einem kleinen Team eigenverantwortlich zu arbeiten.

▪       Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

Unser Angebot

▪       Bewerbung von Beamtinnen und Beamten - Sollten Sie sich bereits in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie bis zur BesoldungsgruppeA9m statusgleich grundsätzlich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.

▪       Verbeamtung - Tarifbeschäftigten bieten wir bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.

▪       Weiterbildung - Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.

▪       Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten - Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell und haben zudem die Möglichkeit, Ihre Aufgaben teilweise auch ortsunabhängig zu erfüllen. Bitte beachten Sie dabei, dass im Rahmen des Veranstaltungsmanagement es auch zu Arbeitszeiten außerhalb der klassischen Bürozeiten kommen kann. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.

▪       Jobticket - Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.

▪       Wohnungswechsel - Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.

Das ist uns wichtig

▪       Diversität und Chancengleichheit - sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.

▪       Gleichstellung von Frauen und Männern - haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.

▪       Schwerbehinderte Menschen - berücksichtigen wir bei gleicher Eignung vorrangig. Wir verlangen lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung.

▪       Work-Life-Balance - unterstützen wir auf vielfältige Art.

Ihre Bewerbung

▪       Bitte bewerben Sie sich bis zum 24.07.2024 ausschließlich online über das Bewerbungsportal unter [https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BBK-2024-068/index.html](https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BBK-2024-068/index.html "Link zum Onlinebewerbungssystem")Laden Sie dazu im Rahmen Ihrer Onlinebewerbung Ihre vollständigen

Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, aktuelle Qualifikationsnachweise über Ausbildungs- oder Studienabschlüsse, Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Beurteilungen, relevante Fortbildungs- und Sprachnachweise) als PDF-Dateien hoch (insgesamt max. 20 MB).

▪       Ausländische Bildungsabschlüsse - Wenn Sie Ihren Bildungsabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir um Übersendung von Nachweisen über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.

▪       Schutz Ihrer Daten - Wir verwenden Ihre Bewerbung ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens und vernichten sie nach dessen Abschluss unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.

▪       Ihre Ansprechpartner - Bei Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte unter Angabe der Kennziffer BBK-2024-068 an unser Personalreferat apply.job.21913341@hokifyjob.comapply.job.21913341@hokifyjob.comapply.job.21913341@hokifyjob.com Für fachliche Rückfragen zu der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Stoll unter der Telefonnummer (0228-99550-1108) zur Verfügung.