Office Coordinator (m/w/d)

Office Coordinator (m/w/d) - Vollzeit/Teilzeit (40/32 Stunden/Woche)

Über uns

IFOAM - Organics International wurde 1972 gegründet und setzt sich für echte Nachhaltigkeit in Landwirtschaft, Wertschöpfungsketten und Konsum ein. Wir sind eine internationale Non-Profit-Organisation mit Mitgliedern in rund 100 Ländern, die einen ganzheitlichen Ansatz für Lebensmittelsysteme fördert, der auf den Grundsätzen von Gesundheit, Ökologie, Fairness und Sorgfalt beruht.

Sind Sie jemand mit einer Service-Einstellung, der bereit ist, mit einem hoch engagierten Team von Experten zusammenzuarbeiten?

Die Position

Es ist eine aufregende Zeit, unser Team zu verstärken! Wir sind gerade dabei, eine neue Strategie umzusetzen. Helfen Sie mit, unsere globale Bewegung und die Organisation zu stärken, und unterstützen Sie uns dabei, die Prinzipien des ökologischen Landbaus auf der ganzen Welt zu verbreiten.

Wir suchen eine dynamische Person als unsere/n neuen Bürokoordinator:in für das operative Team. Die/er ideale Kandidat:in ist ein/ proaktive/r Teamplayer:in mit der Fähigkeit, in einem multikulturellen und interdisziplinären Team zusammenzuarbeiten.

Sie unterstützen das Kerngeschäft und die Verwaltung im Rahmen unserer Organisationsentwicklung.

Neben vielen spannenden Herausforderungen werden Sie Teil eines Teams von ca. 20 Mitarbeiter:innen mit Sitz in Bonn sein und dem Senior Manager of Membership and Operations unterstellt sein. Wir möchten diese Stelle so bald wie möglich besetzen.

Zuständigkeiten:

Sekretariat und Büroorganisation

·       Effiziente und selbständige Organisation und Aufrechterhaltung des täglichen Betriebs der Bürosysteme,

Räumlichkeiten und Geräte.

·       Pflege der internen und externen Kommunikation und Korrespondenz.

·       Organisieren der Logistik für Tagungen und Veranstaltungen in Deutschland und im Ausland.

·       Pflegen und aktualisieren unserer elektronischen Datenbank.

·       Organisation von Delegationsbesuchen im Büro.

·       Unterstützung des Führungsteams bei der Organisation von Sitzungen.

Personalwesen

·       Koordinierung der Einstellung von Mitarbeitenden sowie deren Einarbeitung.

·       Unterstützung des reibungslosen Ablaufs der regulären HR-Prozesse.

·       Umsetzung der Datenschutzbestimmungen.

Sonstige Verwaltungsaufgaben - (je nach Arbeitszeit)

·       Unterstützung des Exekutivdirektors bei operativen Aufgaben.

·       Unterstützung des Finanz- und Mitgliedschaftsteams.

·       Alle anderen Aufgaben, die vom Vorgesetzten zugewiesen werden.

Fertigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

·       Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder

vergleichbare Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau);

Diplom oder Zertifizierung als Personal Assistant ist von Vorteil.

·       mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Bürokoordinator:in oder Teamassistent:in.

·       Erfahrung im Umfeld einer NRO oder in einem internationalen, interkulturellen und schnelllebigen Umfeld

ist von Vorteil.

·       aufgeschlossen und flexibel, mit einer positiven Service-Einstellung.

·       Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (mündlich und schriftlich).

·       Ausgezeichnete Fähigkeiten im Bereich Aufgaben- und Zeitmanagement.

·       Organisationstalent und Fähigkeit zu selbstständigem Multitasking.

·       Verantwortungsbewusster und zuverlässige/r Teamplayer:in.

·       Vertraut mit MS Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Teams.

·       Vertraut mit der EU-Datenschutzgrundverordnung.

·       Gute Beherrschung der englischen und deutschen Sprache (obligatorisch).

Kenntnisse in anderen Sprachen sind von Vorteil.

Unser Angebot

Wir bieten eine Vollzeitstelle (40 Stunden/Woche), mit der Option auf Teilzeit (32 Stunden die Woche), zunächst befristet auf zwei Jahre, mit einer Probezeit von sechs Monaten. IFOAM - Organics International bietet ein Jahresgehalt, das mit dem vergleichbar ist, das andere internationale NGOs ähnlicher Größe in Bonn, Deutschland, für ähnliche Positionen bieten. Das Gehalt für diese Position liegt zwischen 34.000 und 39.000 € pro Jahr, je nach Erfahrung.

Das Leistungspaket zur Unterstützung eines möglichen Umzugs nach Bonn hängt von Ihrem Standort ab.

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in einer einzigen Datei (PDF) per E-Mail an apply.job.21889140@hokifyjob.comapply.job.21889140@hokifyjob.com geben Sie in der Betreffzeile die Bezeichnung der Stelle an, für die Sie sich bewerben. Wir möchten diese Stelle so bald wie möglich besetzen und nehmen Bewerbungen bis zur Besetzung der Stelle entgegen.

Ihre Bewerbung muss ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Ihre Gehaltsvorstellungen enthalten. Zusätzliche Unterlagen können zu einem späteren Zeitpunkt angefordert werden. Bewerber, die in die engere Wahl kommen, werden außerdem gebeten, die Namen und Kontaktdaten von zwei beruflichen Referenzen anzugeben. Unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.