Mitarbeiter/-in (m/w/d) für das Direktionssekretariat in Stuttgart

Das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg (LMZ) mit seinen beiden Standorten Karlsruhe und Stuttgart ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts, unterstützt Schulen und Einrichtungen der Jugend- und Erwachsenenbildung in medienpädagogischen Fragen, berät und bietet Fortbildungen rund um zeitgemäßes (digitales) Lernen sowie fachlich geprüfte Medien für den Unterricht an. Zentraler Informationskanal des LMZ ist das pädagogisch ausgerichtete Internetportal https://www.lmz-bw.de, das sich insbesondere an Lehrkräfte als Zielgruppe wendet.Darüber hinaus führt das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg im Auftrag des Landes Baden-Württemberg innovative Projekte im Rahmen des DigitalPakt Schule durch und gestaltet dadurch aktiv die Bildungslandschaft in der digitalen Welt.

Das Landesmedienzentrum Baden-Württemberg, Standort Stuttgart, sucht Dich ab sofort als Mitarbeiter/-in (m/w/d) für das Direktionssekretariat in Stuttgart (EG 8 TV-L, bis zu 80 %) Deine Aufgaben:

• Du bist eine zentrale Ansprechperson für Direktionsangelegenheiten und externe Anfragen.
• Du koordinierst Termine der Direktion, betreust das zentrale E-Mail-Postfach sowie telefonische Anfragen im Rahmen der LMZ-Hotline.
• Du unterstützt die Direktion in Sachen Korrespondenz mit anderen Behörden und Kooperationspartnern sowie bei Schreib- und Rechercheaufgaben.
• Du bearbeitest Angelegenheiten des Verwaltungsrates sowie von internen Besprechungen und übernimmst die Protokollführung.
• Du pflegst die Eingangs- und Ausgangspost und übernimmst Versandaktionen.
• Mitarbeit im Veranstaltungsmanagement: Du organisierst Besprechungen, Meetings und Veranstaltungen und sorgst für das notwendige Catering.
• Mitwirkung in Sachen Dienstreisen: Durch Deine Mitarbeit sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf bei einer Dienstreiseplanung.
• Du bist Ansprechperson für Besucher/-innen, Bewerber/-innen und weitere Personenkreise.
• Du bist für die Betreuung des Dokumentenmanagements (DMS) zuständig.

Eine Anpassung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Deine Qualifikationen:

• eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Fähigkeit zur eigen- und selbstständigen Arbeit
• erweiterte Kenntnisse in MS Office 365, insbesondere MS Teams und ein sicherer Umgang mit gängigen Internet-Anwendungen
• sehr gute Rhetorik und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• ein freundliches und sicheres Auftreten sowie eine ausgeprägte Teamfähigkeit
• eine hohe Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Zuverlässigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion gehören zu Deinen Stärken

Darauf kannst Du Dich freuen:

• sinnstiftende Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum: Wir bieten Dir die Möglichkeit, eine Verwaltung der Zukunft mitzugestalten und unsere Organisation weiterzuentwickeln.
• Work-Life-Balance: Wir bieten Dir mobiles und flexibles Arbeiten mit 30 Tagen Urlaub im Jahr und zusätzlich ein Gleitzeitkonto. Zudem bieten wir verschiedene Angebote und Initiativen rund um die Themen Gesundheit, Familie und Pflege.
• persönliche Weiterentwicklung: Als dynamisches Team sind wir immer in Bewegung: Bei uns bekommst du viel Gestaltungsfreiraum, um Themen eigenverantwortlich voranzubringen, wobei wir dich mit umfangreichen Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen.
• attraktive Bezahlung: Wir bieten Dir eine tarifgerechte Vergütung bis EG 8 TV-L, je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen, inkl. jährlicher Sonderzahlung nach TV-L.
• Kultur: Wir sind ein buntes Team mit unterschiedlichen Skills und Charakteren, in der interdisziplinären Zusammenarbeit begegnen wir uns auf Augenhöhe und haben Spaß daran Themen gemeinsam voranzutreiben.
• Sport und Bewegung: Du erhältst ein jährliches Guthaben für Angebote der Online-Gesundheitsplattform des LMZ (beispielsweise einlösbar für Fitness-Kurse, Kochboxen und vieles mehr).
• familienbewusst: Das Prädikat „Familienbewusstes Unternehmen“ mit dem Zusatz „ausgezeichnet digital” bewertet würdigt das Engagement des LMZ zur lebensphasenorientierten Unternehmenskultur sowie der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege in einer digitalen Arbeitsumgebung.
• kostenfreie Snacks und Getränke: Du findest wöchentlich frische Obstkörbe sowie Kaffeespezialitäten und Mineralwasser an den Standorten des LMZ vor.
• 1A Lage: Beide Standorte verfügen über eine direkte ÖPNV-Anbindung. Des Weiteren erhältst Du einen ÖPNV-Fahrtkostenzuschuss im Rahmen des JobTicket BW.

Dienstort für Präsenzarbeitszeiten ist Stuttgart. Dienstreisen nach Karlsruhe und die damit verbundene Bereitschaft zur Mobilität setzen wir voraus.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!Sende uns bitte Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Karriereportal unter https://www.mein-check-in.de/lmz-bw.Für Rückfragen steht Dir unsere Verwaltungsleiterin Lisa Silvester, Tel. 0711 2090-7877, apply.job.21875165@hokifyjob.com gerne zur Verfügung.