Teamassistenz – Fachbereich Mathematik

Aufgabengebiet

Im Team der Fachbereichsverwaltung Mathematik unterstützen Sie den Fachbereich Mathematik bei administrativen Aufgaben, insbesondere die Professuren für Mathematische Logik und Geometrie, die Internationalisierung, vor allem im Rahmen der Erasmusprogramme, und das Raum- und Flächenmanagement des Fachbereichs.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Mitarbeiter:innen beim On- und Offboarding unterstützen; nationale und internationale Gastwissenschaftler:innen betreuen und deren Aufenthalte abrechnen, Gast- und Honorar-Vereinbarungen vorbereiten
• Personalvorgänge vorbereiten und nachverfolgen; Urlaubsansprüche verwalten
• Incomings und Outgoings, v. a. in den Erasmusprogrammen, administrativ unterstützen und mit anderen Hochschulen und kooperierenden Einrichtungen (intern und international) kommunizieren; Formulierung und Aktualisierung von Kooperationsverträgen zusammen mit dem Erasmus-Beauftragten und der Fachbereichsleitung
• Raum- und Flächenmanagement: Raumbedarfe für den Fachbereich und die Herrichtung und Ausstattung der Räume mit beteiligten technischen Bereichen koordinieren (Schlüssel, IT-Equipment, Telefon); Schnittstelle zum Standortteam für die Beseitigung von Störungen und Mängeln; Pflege in Datenbanken (zzt. Artifex) und auf der Homepage
• Veranstaltungen und Reisen unterstützen und abrechnen
• Forschungsanträge, Finanzmanagement, Drittmittelanzeigen und Publikationen unterstützen
• redaktionelle Assistenz, Webauftritt im CMS Fiona und Einträge in Datenbanken pflegen
• Lehrbetrieb und Studierende unterstützen, z. B. die Beauftragten für die Lehramtsstudiengänge, Wettbewerbe und Veranstaltungen für Schüler:innen unterstützen
• Fachbereichsleitung und Selbstverwaltung des Fachbereichs sowie die einzelnen Wissenschaftler:innen bei Verwaltungsprozessen und Infrastrukturthemen entlasten, Protokolle schreiben, Informationen recherchieren

Die oben genannten Tätigkeiten erbringen Sie je nach Kontext in englischer oder deutscher Sprache.

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf

oder

• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen.

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• Erfahrungen mit Verwaltungsabläufen, möglichst bereits im wissenschaftlichen Bereich
• Kenntnisse der Buchhaltung, Erfahrungen in der Abrechnung von (Drittmittel-)Projekten sowie Beschaffung, möglichst bereits in SAP
• Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Büroabläufen und ausgeprägte Organisationsfähigkeiten, um im Netzwerk mit den anderen Assistenzen die vor Ort und im Home-Office zu erbringenden Aufgaben für die verschiedenen Arbeitsgruppen zeitgerecht und vollumfänglich abzudecken
• sicherer Umgang mit Office-Anwendungen und EDV-Programmen
• Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit Eingaben und Datenpflege sowie Recherchen und Auswertungen in Online-Tools und Datenbanken
• Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level C1 des Gem. Europ. Referenzrahmens bei Dienstantritt) und Erfahrungen im Umgang mit internationalen Partner:innen und Gäst:innen
• strukturiertes, genaues und präzises Arbeiten; gutes Zeitmanagement und Priorisierung der vielfältigen Aufgaben
• Offenheit für Veränderungen und die Bereitschaft, sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
• Eigenverantwortung und die Fähigkeit auch im Hochbetrieb den Überblick und die gute Arbeitsqualität zu behalten
• sicheres und freundliches Auftreten, Empathie und Teamgeist, Servicebereitschaft für Mitarbeiter:innen und Studierende

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungs­möglichkeiten
• Betriebliche Alters­vorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Kontakt

Dr. Antje Kaemmerer

apply.job.21847439@hokifyjob.comapply.job.21847439@hokifyjob.com

[+49 40 42838-8836](tel:4940428388836)

Prof. Mathias Schacht, PhD

apply.job.21847439@hokifyjob.comapply.job.21847439@hokifyjob.com

Kennziffer

605/5

Standort

Bundesstraße 55

20146 Hamburg

[Zu Google Maps](https://maps.google.de/maps/place/Bundesstra%C3%9Fe+55,+20146+Hamburg)

Bewerbungsschluss

26.07.2024

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Bei technischen Problemen können Sie sich an folgende Adresse wenden: apply.job.21847439@hokifyjob.comapply.job.21847439@hokifyjob.com