Business Administration Executive (m/w/d)

ÜBER UNS:

Die DGP Intelsius GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich temperaturkontrollierter Verpackungslösungen für Forschung, Entwicklung und Produktion. Mit innovativen Technologien und einem starken Fokus auf Qualität und Zuverlässigkeit bietet das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen, die den höchsten Standards entsprechen. Dank langjähriger Erfahrung und Fachkompetenz unterstützt DGP Intelsius Kunden dabei, empfindliche Materialien sicher, gesetzeskonform und effizient zu transportieren, um die Integrität und Sicherheit zu gewährleisten. Unsere innovativen Lösungen gewährleisten die sichere und effiziente Lieferung temperaturempfindlicher Güter in verschiedenen Branchen, einschließlich Pharma, Biotechnologie und Lebensmittellogistik. Am Standort Darmstadt bieten wir ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Intelsius hat seinen Hauptsitz in York, Großbritannien, und verfügt über Niederlassungen in den USA, Irland, Deutschland, Indien, Malaysia und Korea sowie über weltweite Vertriebspartner.

Die angebotene Position konzentriert sich auf die Auftragsabwicklung von Kundenbestellungen, einschließlich der Verwaltung von Warenbeständen, der Logistikplanung und der Durchführung aller damit verbundenen administrativen Aufgaben.

BUSINESS ADMINISTRATION EXECUTIVE (M/W/D)

ABTEILUNG: OPERATIONS

EINSATZORT: DARMSTADT, GERMANY

BERICHTET AN: OPERATIONS MANAGER (DACH)

ZUSAMMENFASSUNG:

Die Position des Business Administration Executive (BAE) umfasst die ganzheitliche Betreuung von Bestands- und Neukunden sowie die Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit durch proaktive Kommunikation und effiziente Problemlösung. Die BAE-Position spielt eine entscheidende Rolle in der Verwaltung und Pflege von Kundenbeziehungen, unterstützt bei der Auftragsabwicklung und gewährleistet eine reibungslose Koordination zwischen den verschiedenen Abteilungen, um den bestmöglichen Kundenservice zu bieten.

Zu den Aufgaben gehören die Datenerfassung, Auftragsabwicklung und Verwaltung von Dokumenten wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen. Die BAE-Position ist zudem mitverantwortlich für die Lagerverwaltung, einschließlich Bestellungen und monatlicher Bestandsübermittlung.

Im Bereich Transport und Logistik übernimmt die BAE-Position die Anfrage, Buchung und Überwachung von Transporten sowie die Koordination von Logistikprozessen zur Optimierung der Lieferkette. Weiterhin verwaltet die Person in dieser Funktion alle Ein- und Ausgangsrechnungen, bereitet die monatliche Übergabe an die Finanzbuchhaltung vor und ist für die Überwachung von Zahlungseingängen sowie das Mahnwesen mitverantwortlich.

Die Rolle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit internen und externen Funktionen sowie die Unterstützung anderer Abteilungen innerhalb der DGP Intelsius Firmengruppe.

HAUPTAUFGABE:

Die Hauptaufgabe des Business Administration Executive ist es, die reibungslose Auftragsabwicklung von der Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang zu gewährleisten. Die Auftragsabwicklung ist aktiv und selbstständig voranzutreiben. Eventuelle Hindernisse sind unverzüglich an die zuständigen Funktionen zu melden, um eine reibungslose Auftragsabwicklung für den Kunden zu gewährleisten.

Die Funktion ist maßgeblich für den Erfolg, das Wachstum und die Entwicklung neuer Geschäfte sowie die Aufrechterhaltung bestehender Geschäfte in Deutschland, Österreich und der Schweiz (D/A/CH) verantwortlich.

AUFGABEN und VERANTWORTLICHKEITEN:

Kundenbetreuung und Beratung:

• Aktive Verwaltung und Pflege von Kundenbeziehungen sowie Betreuung und Beratung von Bestands- und Neukunden.
• Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit durch proaktive Kommunikation und effiziente Problemlösung.

Angebotserstellung und Auftragsabwicklung:

• Datenerfassung bei Anfragen und Sicherstellung der Einhaltung von Angebotsfristen in Abstimmung mit dem Vertrieb.
• Selbstständige Auftragsabwicklung von Kundenaufträgen sowie Erstellung und Verwaltung von Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie aller für den Versand notwendigen Dokumente.

Bestands- und Lagerverwaltung:

• Aktive Verwaltung von Lagerbeständen unter Berücksichtigung von Mindestmengen sowie die Bestellung und Nachverfolgung von Warenbestellungen bei Vorlieferanten.
• Überwachung von Lagerbeständen und monatliche Übermittlung von Warenbestandsveränderungen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Lagerteam zur Planung und Durchführung der jährlichen Inventur.

Transport und Logistik:

• Anfrage, Buchung und Überwachung von Transporten inklusive Erstellung und Verwaltung aller notwendigen Dokumente.
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Ablage von Dokumenten.
• Koordination von Logistikprozessen zur Optimierung der Lieferkette und zur Sicherstellung einer termingerechten Lieferung.
• Zusammenarbeit mit Spediteuren und Logistikdienstleistern zur Sicherstellung eines reibungslosen Warenflusses.

Rechnungs- und Zahlungsmanagement:

• Verwaltung und Ablage aller Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Vorbereitung der monatlichen Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
• Überwachung und Vorlage aller zur Zahlung fälligen Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung von Zahlungsterminen (Kreditoren-Management).
• Selbstständiges Mahnwesen aller überfälligen Ausgangsrechnungen (Debitoren-Management).

Interne und externe Zusammenarbeit:

• Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit allen internen und externen Funktionen bei der Auftragsabwicklung.
• Unterstützung der Abteilung Vertrieb und Operations bei der Anlage und Pflege von Stammdaten.
• Enge Zusammenarbeit mit lokalen, regionalen und globalen Funktionen innerhalb der DGP Intelsius Firmengruppe sowie den Abteilungen Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung und Qualitätssicherung, um ein vollständiges Projektmanagement für den Kunden zu gewährleisten.

Produkt- und Marktkenntnisse:

• Erlangung und kontinuierliche Aufrechterhaltung detaillierter Kenntnisse aller DGP Intelsius Produkte und Dienstleistungen, des Marktsektors und der Wettbewerber.

VORRAUSSETZUNGEN / AUSBILDING:

• Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Abschluss im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung oder Logistik.
• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, vorzugsweise in einem internationalen Unternehmen. Erfahrung im Logistikbereich ist von Vorteil.
• Fähigkeiten: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, hohe Kundenorientierung, Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und starke Kommunikationsfähigkeiten.
• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit ERPSystemen (z.B. Xentral).

WIR BIETEN:

• Ein attraktives und wettbewerbsfähiges Vergütungspaket.
• Attraktive Karrieremöglichkeiten.
• Angenehme Arbeitsatmosphäre in kleineren Büros.
• Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
• Zeitweises Arbeiten im Home Office (hybrides Modell) möglich.
• Unterstützung bei der beruflichen Weiterentwicklung durch bezahlte Weiterbildungen und Schulungen.
• Zusammenarbeit in einem internationalen Team (USA, UK, Deutschland).
• Zugang zu diversen Vergünstigungen und Mitarbeiterangeboten.
• Kostenlose Parkmöglichkeiten am Unternehmensstandort.
• Sehr gute Anbindung an die S-Bahn nach Frankfurt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

DGP Intelsius GmbH

Eulerweg 11

64291 Darmstadt, Deutschland