Fremdsprachenassistent*in (w/m/d) / Fremdsprachensekretär*in (w/m/d)

Das 2. Physikalische Institut der Universität Stuttgart unter Leitung von Prof.

Na Liu forscht auf den Gebieten der Nanophotonik und der DNA-Nanotechnologie.

Für das Sekretariat suchen wir ab dem 1.10.2024 eine*n

Fremdsprachenassistentin (w/m/d) / Fremdsprachensekretärin (w/m/d)

in Vollzeit (100%). Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Die Vergütung

erfolgt je nach vorliegenden persönlichen und fachlichen Voraussetzungen bis

Entgeltgruppe TV-L E9a.

Welche Aufgaben erwarten Sie bei uns?

Sie sind mit der selbständigen und eigenverantwortlichen Führung des

Institutssekretariats mit folgenden Aufgabenbereichen betraut:

• Budgetverwaltung von Haushaltsmitteln und Drittmitteln
• Personalverwaltung (akad. Beschäftigte, wiss. Hilfskräfte) auf

Institutsebene

• Bestell- und Beschaffungswesen inklusive Rechnungsbearbeitung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben
• Kontaktperson, Empfang und Betreuung von Studierenden und Besuchern*innen
• Administrative Unterstützung von Wissenschaftler*innen verschiedener

Nationalitäten, z.B. bei der Beantragung von Aufenthaltsgenehmigungen

• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation von Aufenthalten von Gastwissenschaftlern
• Administrative Unterstützung der Institutsmitglieder bei Lehr- und

Prüfungsaufgaben

• Korrespondenz mit internationalen Partnern sowie Bearbeitung

(Übersetzung/Korrektur) von Texten in Deutsch, Englisch und einer weiteren

Sprache

• Kommunikation mit universitätsinternen und externen Einrichtungen

Was bieten wir Ihnen?

• Die Mitarbeit in einem motivierten, kollegialen und internationalen Team
• Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten in unmittelbarer

Forschungsnähe

• Ein angenehmes und wertschätzendes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit,

eigene Ideen einzubringen

• Eine unbefristete Einstellung in Vollzeit bei gegebenen persönlichen

Voraussetzungen

• Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die

Eingruppierung erfolgt je nach persönlichen bzw. tariflichen Voraussetzungen

bis max. in die Entgeltgruppe TV-L E9.

• Die üblichen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes der Länder (z.B.

betriebliche Altersvorsorge, hauseigene Kantine, VVS-Zuschlag, Kinderbetreuung,

Sportangebote des Hochschulsports etc.)

• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote zur persönlichen

Weiterentwicklung

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenassistent*in /

Fremdsprachensekretärin /Europasekretärinin (m/w/d) oder vergleichbare

Ausbildung

• Erfahrungen mit Sekretariats- und Assistenzaufgaben idealerweise im

forschungsnahen Umfeld (z.B. Universität oder andere Forschungseinrichtungen)

• Gute Sprachkenntnisse in Wort und Schrift in Englisch, Deutsch und einer

weiteren Sprache.

• Sicherer Umgang mit Standard-Softwareanwendungen (insbesondere Microsoft

Office und idealerweise SAP)

• Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung von Drittmitteln
• Teamfähigkeit verbunden mit Eigeninitiative und eine strukturierte und

engagierte Arbeitsweise

• Persönliche Integrität und Zuverlässigkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Aufgeschlossenheit in einem

internationalen Umfeld

Allgemeines

Wir hoffen Ihr Interesse geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung

mit aussagekräftigen Unterlagen, vorzugsweise per E-Mail ineinem PDF-Dokumentan

apply.job.21670357@hokifyjob.com oder an das 2. Physikalische Institut,

Universität Stuttgart, Pfaffenwaldring 57, 70569 Stuttgart.

Für Ihre Fragen wenden Sie sich gerne an Dr. Frank Neubrech (

apply.job.21670357@hokifyjob.com Tel.: 0711/685 65222).

Bewerbungsschluss ist der 21.07.2024. Nach Bewerbungsfristende eingehende

Bewerbungen können nicht mehr berücksichtigt werden. Bewerbungs- und

Vorstellungskosten können nicht erstattet werden. Bitte reichen Sie keine

Originaldokumente ein, da wir die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des

Verfahrens datenschutzgerecht vernichten. Informationen nach Art. 13 DS-GVO zum

Umgang mit Bewerbungen finden Sie unter

https://www.uni-stuttgart.de/datenschutz/bewerbung.

Die Universität möchte den Anteil an Frauen erhöhen. Wir ermutigen daher

Frauen nachdrücklich zur Bewerbung. Schwerbehinderte werden bei gleicher

Eignung vorrangig eingestellt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Die

Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.