Mitarbeiter:in (m/w/d) Promovierendenadministration

Im Promotionsverband der Hochschulen für angewandte Wissenschaften Baden-Württemberg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:

MITARBEITER:IN (M/W/D) PROMOVIERENDENADMINISTRATION

Die Aufgabe des im Jahr 2022 gegründeten Verbands als Gesamtheit der Mitglieds­hoch­schulen ist die Wahrnehmung des Promotionsrechts. 24 Hochschulen für angewandte Wissenschaften haben sich darin zusammengeschlossen, um die Voraussetzungen der Weiterentwicklungsklausel des Landeshochschulgesetzes (§ 76 Abs. 2) zu erfüllen.

Unsere Rahmenbedingungen:

• Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b TV-L
• Der Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
• Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Bitte geben Sie in Ihrer Bewerbung an, ob Sie einen Beschäftigungsumfang in Voll- oder Teilzeit (100 % oder 50 %) anstreben. Gerne nehmen wir auch Tandembewerbungen entgegen.
• Die Stelle ist unbefristet

Ihr Aufgabenbereich umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:

• Sie beraten Bewerbende und Betreuende überwiegend auf Deutsch, aber auch auf Englisch, zu Fragen rund um administrative Aspekte der Promotionsverfahren
• Sie arbeiten mit den Mitgliedshochschulen, den Gremien und externen Behörden zusammen
• Sie prüfen Zugangsberechtigungen, legen Promotionsakten an, führen die zentrale Erfassung durch, erstellen Bescheide und überwachen die Verwaltung der Promovierendendaten entlang des gesamten PhD-Life-Cycles
• Sie bereiten Unterlagen für die Promotionsausschusssitzungen der Forschungseinheiten vor und betreuen die Promotionsausschüsse administrativ
• Sie betreuen die Prüfungsplanung und -abwicklung
• Sie arbeiten mit an der Optimierung und Digitalisierung der verschiedenen Prozesse der zentralen Promovierendenerfassung und -verwaltung. Sie erstellen statistische Abfragen und unterstützen bei der gesetzlich erforderlichen Statistiklieferung
• Sie erstellen Promotionsurkunden, kümmern sich um das Einholen der Unterschriften und überwachen den Abschluss der Verfahren

Ihr Profil:

• Bachelorabschluss in einem rechts-, verwaltungs-, wirtschafts- oder sozialwissenschaftlichen Studiengang oder ein vergleichbarer Abschluss
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, besonders Excel und Access. Wünschenswert sind Kenntnisse im Bereich von Datenbankapplikationen
• Sehr strukturierte, gewissenhafte und selbstständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren
• Hohe Kommunikations-, Organisations- und Teamfähigkeit
• Gute Englischkenntnisse
• Einschlägige Berufserfahrung in ähnlichen Verwaltungsstrukturen sind von Vorteil

Wir bieten Ihnen:

• Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten Team
• Eine Beschäftigung nach TV-L und Zuschuss zum ÖPNV
• Flexible Arbeitszeiten und familiengerechte Arbeitsbedingungen
• Einen Arbeitsplatz mit moderner Ausstattung in zentraler Lage im Herzen von Stuttgart sowie die Möglichkeit zur Telearbeit

Der Promotionsverband setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Bei entsprechen­der Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweise beifügen).

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung, zusammengefasst in einem PDF-Dokument, ausschließlich per Mail an rapp[AT]promotionsverband-bw.de bis zum 14.07.2024. Inhaltliche Fragen zur ausgeschriebenen Stelle beantwortet Ihnen gerne Frau Regina Rapp, Geschäftsführerin des Promotionsverbands unter 0711-995281-63. Detaillierte Informationen zum Promotionsverband BW finden Sie unter www.promotionsverband-bw.de.

Die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person

nach Artikel 13 DSGVO können Sie unserer Homepage unter „Datenschutz“ entnehmen.