Fachbereichskoordinator (m/w/d)

Die Hansestadt Anklam stellt zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Fachbereichskoordinator (m/w/d) im Fachbereich Öffentliche Ordnung und Bürgerdienste ein. Es ist eine unbefristete Vollzeitstelle.

Ihre Aufgaben:

Fachbereichsbezogene Koordination und Vorzimmertätigkeiten

• Terminkoordination und Büroorganisation

• Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs sowie das Weiterleiten der Post an die zuständigen Mitarbeiter

• Telefonische und schriftliche Terminvereinbarung mit In- und Externen für den Fachbereichsleiter

• Elektronische Kommunikation

• Schriftgutverwaltung

• Entwurf und Erstellung fachbereichsspezifischer Formulare und Vorlagen nach inhaltlichen Vorgaben des Fachbereichsleiters

• Organisatorische Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen sowie Protokollführung

• Einstellen von Pressemitteilungen des Fachbereiches

Koordination der Aus- und Weiterbildung

• Steuerung des bedarfsgerechten Einsatzes der Auszubildenden und Praktikanten im Fachbereich

• Anmeldung und Koordinierung von Seminaren

• Nachweisführung der Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Fachbereich

Koordinierung der stellenübergreifenden Angelegenheiten der Haushaltsplanung des Fachbereiches

• Überwachung der Einnahmen und Ausgaben des Fachbereiches (Rechnungsbearbeitung, Überwachung des Zahlungseinganges)

• Aktivierung der Kassenanordnungen

Erledigung von Schreibarbeiten für den Fachbereichsleiter nach Vorgaben

• Korrespondenz mit Ämtern und Bürgern

• Beschlussentwürfe und Beschlussvorlagen

• Protokolle und Aktenvermerke

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation/Büromanagement, Bürokauffrau oder vergleichbarer Abschluss

• Sie zeichnen sich durch eine gewissenhafte Arbeitsweise aus, sind teamfähig, organisiert und verfügen über ein sicheres und bürgerfreundliches Auftreten

• Den sicheren Umgang mit Büroarbeits- und Kommunikationsmitteln sowie anwendungssichere PC-Kenntnisse setzen wir voraus

Wir bieten Ihnen:

• eine unbefristete Vollzeitstelle

• eine Vergütung nach TVöD entsprechend der Entgeltgruppe 6 Entgeltordnung VKA

• eine zusätzliche betriebliche Altersvorsorge

• Arbeit in Gleitzeit/flexible Arbeitszeitmodelle

• Betriebliches Gesundheitsmanagement (EGYM Wellpass)

Bewerbungsfrist:

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 21.06.2024 an die Hansestadt Anklam, Zentrale Dienste, Markt 3, 17389 Anklam oder per E-Mail an apply.job.21308412@hokifyjob.com

Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Verzichten Sie bitte auf Bewerbungsmappen und Folien, da die Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens innerhalb von 3 Monaten datenschutzkonform vernichtet bzw. gelöscht werden. Per Post eingereichte Bewerbungsunterlagen werden nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist.

Bei Übersendung per E-Mail, fassen Sie bitte die Bewerbungsunterlagen in einer Datei im PDF-Format zusammen. Die Übertragung erfolgt in unverschlüsselter Form.

Kosten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht übernommen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b und e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, in Verbindung mit § 10 Abs. 1 Datenschutzgesetz M-V. Informationen zur DSGVO finden Sie unter: [http://www.anklam.de/Rathaus/Ausschreibungen](http://www.anklam.de/Rathaus/Ausschreibungen)

Michael Galander

Bürgermeister